Режим бесіди

Яку проблему вирішує перегляд у вигляді розмови

Уявіть собі. Ви надсилаєте запитання о 9 ранку. До 15:00 у вашій скриньці розкидано шість відповідей, кожна з яких виглядає як абсолютно новий лист. Без перегляду у вигляді розмови вам доводиться вручну збирати всю історію докупи, гортаючи вгору й униз, намагаючись зрозуміти, хто, що і коли сказав.

Саме цю реальну проблему вирішує перегляд у вигляді розмови. Він зберігає всю історію обговорення в одному місці, у правильному порядку, тож вам не доведеться шукати «а що вона казала три відповіді тому?» Поштові клієнти на кшталт Spark групують повідомлення в гілки автоматично, без потреби вмикати перемикач.

І річ не лише в охайності. Коли ви бачите весь обмін одразу, ви відповідаєте швидше й з більшим розумінням контексту. Ви не гадаєте, що вже було сказано, і рідше ставите запитання, на яке вже відповіли двома відповідями раніше. Ось у чому справжня вигода: менше зайвих відповідей, менше часу на те, щоб просто наздогнати контекст, перш ніж ви зможете відповісти.

Як Gmail, Outlook і Spark по-різному обробляють гілки

І Gmail, і Outlook вмикають перегляд у вигляді розмови за замовчуванням, але працюють з ним не однаково.

Gmail групує повідомлення зі спільною темою та учасниками в одну гілку, де найновіше повідомлення розташоване внизу. Ви можете повністю вимкнути це, якщо вам зручніше бачити кожне повідомлення як окремий елемент, а довідкова документація Gmail покроково пояснить потрібне налаштування, якщо ви застрягнете. 

Outlook називає це «Показувати як розмови», і працює це подібно, хоча найновіше повідомлення розташоване вгорі, а не внизу. Дрібниця, але вона збиває людей з пантелику під час переходу між двома клієнтами. Сторінка підтримки Microsoft охоплює всі версії, включно з вебзастосунком.

Spark тут не дає вам перемикача. Кожен обліковий запис, який ви підключаєте, групується в гілки за темою — і крапка. Команда Spark заявила, що не планує додавати можливість вимкнути цю функцію. Якщо ваш робочий процес справді потребує одного повідомлення на рядок, це справжнє обмеження. Утім, для більшості людей завжди ввімкнене групування в гілки — це на одне налаштування менше для керування.

Варто знати, якщо ви багато працюєте з мобільним: застосунок Gmail для Android має власний окремий перемикач перегляду у вигляді розмови, схований у загальних налаштуваннях вашого облікового запису, а не в головному меню налаштувань для комп'ютера. Вимкніть його на телефоні — і він залишиться ввімкненим на комп'ютері, і навпаки, оскільки ці два налаштування не пов'язані. Якщо ваша скринька вхідних виглядає згрупованою на одному пристрої та плоскою на іншому, майже завжди причина саме в цьому.

Як увімкнути або вимкнути перегляд у вигляді розмови

Зміна цього налаштування займає менше хвилини, але кроки не всюди однакові.

У Gmail: 

1. Відкрийте Gmail на комп'ютері та натисніть значок шестерні, а потім «Переглянути всі налаштування».
2. Прокрутіть до розділу «Перегляд у вигляді розмови».
3. Виберіть «Перегляд у вигляді розмови ввімк.» або «Перегляд у вигляді розмови вимк.».
4. Натисніть «Зберегти зміни» внизу.

У Outlook: 

1. У будь-якій поштовій папці відкрийте вкладку «Подання».
2. Виберіть «Показувати як розмови», щоб увімкнути або вимкнути цю функцію.
3. Виберіть «Усі поштові скриньки» або «Ця папка», коли з'явиться запит.
4. У новому Outlook або Outlook у вебі перейдіть до «Настройки > Пошта > Макет» і виберіть натомість бажаний спосіб упорядкування повідомлень.

У Spark: 

1. Тут немає чого перемикати. Гілки ввімкнені за замовчуванням і залишаються такими.
2. Якщо вам потрібне обхідне рішення, ви можете вимкнути звук для конкретної гілки, щоб її відповіді не захаращували вашу скриньку вхідних, але вимкнути групування в гілки для всього застосунку неможливо. Майте на увазі, що вимкнення звуку наразі доступне лише як обхідне рішення на мобільних пристроях. Воно вимикає сповіщення для цього конкретного обговорення, хоча повідомлення все одно залишатимуться у вашій скриньці вхідних, а не будуть повністю приховані.

Проблеми з увімкненням перегляду у вигляді розмови 

Якщо ваше налаштування перегляду у вигляді розмови ніби не зберігається або раптово повернулося до попереднього стану, хоча ви нічого не змінювали, це зазвичай не помилка. Найчастіше це загальноорганізаційна політика Exchange, яка перевизначає ваше особисте налаштування, що часто трапляється в робочих облікових записах після оновлення від ІТ-відділу або міграції поштової скриньки. Повторне перемикання цього не виправить, оскільки налаштування знову повернеться до попереднього стану під час наступної синхронізації політики. Якщо це трапляється в робочому обліковому записі, варто звернутися безпосередньо до ІТ-відділу, а не припускати, що щось зламалося на вашому боці.

Коли перегляд у вигляді розмови допомагає, а коли просто ховає речі

Перегляд у вигляді розмови виправдовує себе в усьому, що триває довго: гілки проєктів, обмін пропозиціями в переговорах, планування подорожі з п'ятьма людьми — усюди, де контекст накопичується протягом кількох відповідей. 

Транзакційна пошта — це інша історія, тож вимкніть його там, якщо ваш клієнт це дозволяє, оскільки квитанції, сповіщення та разові запити не надто виграють від групування в гілки, а декому згруповані листи-сповіщення важче переглядати, ніж окремі. 

Також варто стежити за розростанням довгих гілок: гілка, що почалася як «швидке запитання», може роздутися до ланцюжка з 40 повідомлень на п'ять різних тем, і коли таке трапляється, краще розпочати новий лист з чіткою темою, ніж гортати назад крізь історію. Нова тема — нова гілка. 

І одна звичка, яку варто виробити в будь-якому разі: перевіряйте, хто насправді в отримувачах відповіді, перш ніж її надіслати. Групування в гілки полегшує відповідь без роздумів про те, кого включено, і саме так списки CC розростаються поза контролем усередині довгої гілки.

Пов'язані терміни

• Вхідні
• Поштовий клієнт
• Темна тема в листах
• Папка чернеток