面接のプロセスは候補者にとってどれほど不安なものであっても、面接の確定メールを受け取るためにチャンスを掴み続けなければなりません。 しかし、予定されている面接に出席することに懐疑的な候補者もいます。 面接をキャンセルしなければならない理由はいくつかあり、これは候補者の側からも、雇用者の側からも行うことができます。 人事マネージャーや採用担当者は、常に面接をキャンセルしたり、スケジュールを変更したりしています。 面接をキャンセルしたいのはどちらであっても、もう一方の当事者にキャンセルを知らせることが重要です。
応募メールを作成する際と同じように、面接を適切にキャンセルする方法を理解し、それに対応する面接キャンセルメールを作成する必要があります。
目次:
- 面接をキャンセルする理由
- 礼儀正しく面接をキャンセルするためのヒント
- 興味を失った候補者向けのメールテンプレート
- 他のジョブオファーを受け取った候補者向けのメールテンプレート
- スケジュール変更を希望する候補者向けのメールテンプレート
- 面接をキャンセルしたい雇用者向けのメールテンプレート
- 面接をスケジュール変更したい雇用者向けのメールテンプレート
面接をキャンセルする理由
候補者の優先順位が変わった、別のより良いジョブオファーを受け取った、市場状況による雇用方針の変更など、さまざまな理由で面接をキャンセルする必要がある場合があります。 以下は、面接をキャンセルまたはスケジュール変更する必要がある理由の例です。
雇用者が面接をキャンセルまたはスケジュール変更する理由
雇用主または採用担当者は、以下の場合、面接をキャンセルまたは日程を変更することがあります。
- 採用担当者が、より優れた候補者を見つけた。
- マーケットや経済状況の変化により、採用方針を変更する必要が生じた。
- 外部候補者の採用を中止し、社内従業員の昇進を優先することにした。
- 緊急事態が発生し、予定された日時での面接が不可能となった。
- 面接予定者が不在だった。
候補者が面接を辞退またはスケジュール変更する理由
求職者は、以下の場合、面接を辞退したり、日程の変更を申し出ることがあります。
- 他の場所でより良いジョブオファーやポジションを見つけた。
- 特定の雇用主との仕事をさらに追求しないことに決めた。
- 面接プロセスや経験に不満がある。
- このポジションは自分に適していないと信じている。
- 会社から提供される報酬が、自分のスキルや経験と比較して低すぎると思われる。
- 提案された日時を利用できない。
- 緊急事態が発生した。
- 既存の仕事での優先的なコミットメントが許さない。
礼儀正しく面接をキャンセルするためのヒント
面接をキャンセルするためのメールを書くことは大変な作業ではありませんが、面接を礼儀正しく辞退する方法がわからないと、間違えやすいものです。 以下は、予定された面接をキャンセルするリクエストメールを書くのに役立つヒントです。
- 早めに通知する：面接をキャンセルする場合は、十分な時間を与えて代替手段を準備できるようにする必要があります。 誰しも、最後の瞬間にキャンセルされるのは好きではありませんので、相手方に十分な時間を与えて、快適にメールを確認できるようにしてください。
- 礼儀正しくする：面接キャンセルメールは、プロフェッショナルに書かれていなければならず、礼儀正しく丁寧でなければなりません。 雇用者として、候補者に会社の好印象を残し、候補者として、雇用者がメールに嫌気がささないようにしなければなりません。
- 謝罪する：面接の実施や面接への参加は多くの労力を要しますので、面接をキャンセルしなければならない場合は、相手方に謝罪するようにしてください。 相手方は、面接の準備に大変な苦労をした可能性が高く、今一度やり直さなければなりません。
候補者が面接を辞退するためのサンプルメールテンプレート
1. 興味を失った候補者向けのメール
件名: [ポジション]面接のキャンセル
[採用担当者名]様
[会社名]の[ポジション]にご検討いただき、ありがとうございます。 [日付]の[時間]に面接にご招待いただき、大変感謝しております。 残念ながら、[会社名]でのこの機会をさらに追求しないことに決めたため、面接をキャンセルしなければなりません。 ご不便をおかけし、心よりお詫び申し上げます。
お時間をいただき、誠にありがとうございます。このポジションに優秀な候補者が見つかることを心より願っております。
ありがとうございました。
よろしくお願い致します。
[自分の名前]
[連絡先]
2. 他のジョブオファーを受け取った候補者向けのメール
件名: [ポジション]面接のキャンセル
[採用担当者名]様
[会社名]の[ポジション]にご検討いただき、ありがとうございます。 [日付]の[時間]に面接にご招待いただき、大変感謝しております。 残念ながら、別の会社からオファーを受けましたので、面接をキャンセルしなければなりません。
お時間をいただき、誠にありがとうございます。ご不便をおかけし、心よりお詫び申し上げます。
よろしくお願い致します。
[自分の名前]
[連絡先]
3. スケジュール変更を希望する候補者向けのメール
件名: [ポジション]面接の日程変更のお願い
[採用担当者名]様
[会社名]の[ポジション]にご検討いただき、ありがとうございます。 [日付]の[時間]に面接にご招待いただき、大変感謝しております。 残念ながら、[理由]により、面接に出席することができません。 ご不便をおかけし、心よりお詫び申し上げます。
来週以降に面接をスケジュール変更していただけますよう、お願いいたします。 可能な限り、あなたのスケジュールに合わせて私のスケジュールを調整させていただきます。
ご返信をお待ちしております。
よろしくお願い致します。
[自分の名前]
[連絡先]
雇用者が面接をキャンセルまたはスケジュール変更するためのメールテンプレート
1. 面接をキャンセルしたい雇用者向けのメール
件名: [職種]面接のキャンセル
[名前]様
弊社における[職種]のポジションにご関心いただき、ありがとうございます。 残念ながら、[日付]の[時間]に予定されていた面接を[簡単な理由]によりキャンセルしなければならなくなったことをお知らせいたします。
ご不便をおかけし、申し訳ございません。ご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
ご理解のほど、よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
[役職]
[会社名]
2. 面接をスケジュール変更したい雇用者向けのメール
件名: [職種]面接のスケジュール変更
[名前]様
弊社における[職種]のポジションにご関心いただき、ありがとうございます。 残念ながら、予期せぬ事情により、[日付]の[時間]に予定されていた面接を[簡単な理由]によりキャンセルしなければならなくなりました。 以下の日程のいずれかで、面接をスケジュール変更したいと思います。
[日付] - [時間]
[日付] - [時間]
[日付] - [時間]
これらの日程が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください。 可能な限り、あなたのスケジュールに合わせて私のスケジュールを調整させていただきます。
ご返信をお待ちしております。
よろしくお願い致します。
[自分の名前]
[連絡先]
[会社名]
上記のように「面接をキャンセルする」メールを送信した後、すぐにリラックスしないでください。 メールが相手方に気づかれないことがよくあるため、数日経っても返信がない場合は、フォローアップメールを送信することをお勧めします。 Sparkのフォローアップリマインダー機能を使用すると、これを行うことができます。 フォローアップリマインダーを使用すると、相手がメールに返信しなかった場合にSparkが自動的にリマインドします。
これは、メール体験を向上させ、受信トレイのメール過負荷に対処するために設計されたSparkの多くの機能の1つです。 Sparkを無料でダウンロードして、すべての機能をお試しください。