Aussi décourageant que soit le processus d'entretien pour les candidats, ils doivent continuer à tenter leur chance afin de décrocher un E-mail de confirmation d'entretien. Cependant, il arrive qu'un candidat soit sceptique à l'idée de participer à un entretien qui lui est destiné. Il peut y avoir un certain nombre de raisons pour lesquelles un entretien doit être refusé, que ce soit du côté du candidat ou de l'employeur. Les responsables des ressources humaines et les recruteurs annulent ou reportent sans cesse des entretiens. Quelle que soit la personne qui souhaite refuser l'entretien, il est important d'informer l'autre partie de l'annulation.

Tout comme le soin apporté à la rédaction d'un E-mail de candidature, vous devez comprendre comment refuser un entretien correctement et rédiger l'e-mail d'annulation d'entretien correspondant.

Table des matières :

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Raisons d'annuler un entretien d'embauche

Il peut être nécessaire d'annuler un entretien d'embauche pour un certain nombre de raisons, telles que le changement des priorités du candidat, l'obtention d'une autre offre d'emploi plus intéressante que celle-ci, ou la modification de la politique de recrutement de l'employeur en raison des conditions du marché, etc. Voici quelques exemples de raisons pour lesquelles un entretien d'embauche peut devoir être annulé ou reporté.

Pourquoi les employeurs annulent-ils ou reportent-ils les entretiens d'embauche ?

L'employeur ou le recruteur peut annuler ou reporter un entretien si :

  1. Ils ont trouvé et retenu un meilleur candidat pour le poste.
  2. L'évolution des conditions du marché et de l'économie les oblige à modifier leur politique d'embauche.
  3. Ils cessent d'embaucher des candidats externes au profit de la promotion des employés internes.
  4. Une situation d'urgence survient, à la suite de laquelle il peut ne pas être possible de mener l'entretien à la date et à l'heure prévues.
  5. La personne qui devait vous recevoir en entretien n'est peut-être pas disponible.

Pourquoi les candidats refusent-ils ou demandent-ils à reporter les entretiens d'embauche ?

Un candidat peut refuser un entretien d'embauche ou demander à le reporter si :

  1. Ils trouvent une meilleure offre d'emploi ou un meilleur poste ailleurs.
  2. Ils décident de ne pas poursuivre leur recherche d'emploi auprès d'un employeur spécifique.
  3. Ils sont mécontents de la procédure d'entretien et de l'expérience vécue.
  4. Ils pensent que le poste ne leur convient pas.
  5. Ils estiment que la rémunération offerte par l'entreprise pourrait être trop faible par rapport à leurs compétences et à leur expérience.
  6. Ils ne sont pas disponibles à la date et à l'heure proposées.
  7. Une situation d'urgence se présente.
  8. Des engagements antérieurs dans leur emploi actuel ne leur permettent pas de le faire.

Conseils pour refuser poliment un entretien

Rédiger un bon e-mail pour annuler un entretien n'est pas une tâche colossale, mais il est également facile de se tromper si l'on ne sait pas comment refuser poliment un entretien. Voici quelques conseils qui vous aideront à rédiger un e-mail de demande d'annulation d'un entretien prévu :

  1. Informer à l'avance - Si vous devez annuler un entretien, vous devez donner à vos interlocuteurs suffisamment de temps pour prendre d'autres dispositions. Personne n'apprécie d'être décommandé à la dernière minute. Donnez donc à votre interlocuteur suffisamment de temps pour qu'il puisse prendre connaissance de votre e-mail.
  2. Soyez courtois - Tout e-mail d'annulation d'entretien doit être rédigé de manière professionnelle et vous devez être courtois et poli. En tant qu'employeur, vous devez laisser une bonne impression de votre entreprise au candidat et, en tant que candidat, vous devez vous assurer que l'employeur n'est pas découragé par votre e-mail.
  3. Apologize - Conduire un entretien ou se présenter à un entretien représente beaucoup de travail, donc si vous devez annuler l'entretien, veillez à vous excuser auprès de l'autre partie. Il est très probable qu'ils se soient donné beaucoup de mal pour se préparer à l'entretien et qu'ils doivent maintenant tout recommencer.

Modèles d'e-mails pour les candidats qui refusent un entretien

1. Pour les candidats qui ne sont plus intéressés



Sujet : [Poste] Annulation de l'entretien

Bonjour [Prénom],

Je vous remercie de m'avoir proposé le poste de [Nom du poste] à [Nom de l'entreprise]. Je vous remercie de m'avoir invité à un entretien le [Date] à [Heure]. Malheureusement, je dois annuler notre entretien car j'ai décidé de ne pas donner suite à cette opportunité avec [Nom de l'entreprise]. Veuillez accepter mes plus sincères excuses pour ce désagrément.

Je vous remercie de m'avoir accordé votre temps et espère sincèrement que vous trouverez un bon candidat pour le poste.

Je vous remercie.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Votre nom complet]
[Coordonnées]

2. Pour les candidats qui reçoivent d'autres offres d'emploi



Objet : [Poste] Annulation de l'entretien

Bonjour [Prénom],

Je vous remercie de m'avoir proposé le poste de [Nom du poste] à [Nom de l'entreprise]. Je vous remercie de m'avoir invité à un entretien le [Date] à [Heure]. J'ai le regret de vous informer que je dois annuler notre entretien car j'ai accepté une offre d'une autre entreprise.

Je vous remercie de m'avoir accordé de votre temps et vous prie d'accepter mes plus sincères excuses pour ce désagrément.

Je vous remercie.

Mes salutations distinguées,
[Votre nom complet]
[Coordonnées]

3. Pour les candidats souhaitant reporter leur rendez-vous



Objet : Demande de report de [Poste] l'entretien

Bonjour [Prénom],

Je vous remercie de m'avoir proposé le poste de [Nom du poste] à [Nom de l'entreprise]. Je vous remercie de m'avoir invité à un entretien le [Date] à [Heure]. Malheureusement, je ne peux pas me présenter à l'entretien pour [brève raison]. Je vous prie d'accepter mes plus sincères excuses pour les désagréments que cela pourrait occasionner.

Je vous demande de bien vouloir reporter l'entretien à la semaine prochaine ou à une date ultérieure. Dans la mesure du possible, je suis disposé à adapter ma disponibilité à votre emploi du temps.

Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Votre nom complet]
[Coordonnées]

Modèles d'e-mails destinés aux employeurs pour annuler ou reprogrammer des entretiens

1. Pour les employeurs qui veulent annuler des entretiens



Objet : Annulation de l'entretien [Poste]

Cher [Prénom],

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez au poste de [Nom du poste] au sein de notre entreprise. Nous avons le regret de vous informer que nous devons malheureusement annuler l'entretien qui était prévu pour vous le [Date] à [Heure] en raison de [brève raison].

Je vous présente mes excuses pour le désagrément que cela vous a causé et je serai heureux de répondre à vos questions.

Je vous remercie de votre compréhension.

Veuillez agréer, mes salutations distinguées.
[Votre nom]
[Désignation]
[Nom de la société]

2. Pour les employeurs qui souhaitent reporter des entretiens

Sujet : Modification de l'horaire de l'entretien de [Poste]

Chère [Prénom],
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez au poste de [Nom du poste] au sein de notre entreprise. Malheureusement, en raison de circonstances imprévues, nous avons dû annuler l'entretien qui était prévu pour vous le [Date] à [Heure] en raison de [brève raison]. Nous souhaiterions reporter votre entretien à l'un des créneaux suivants :

[Date] - [Heure]
[Date] - [Heure]
[Date] - [Heure]

Veuillez confirmer votre disponibilité par un accusé de réception à cet e-mail. Si les dates ci-dessus ne conviennent pas, veuillez nous indiquer la date et l'heure que vous préférez.

Je vous prie de m'excuser pour ce désagrément et je me réjouis de vous revoir pour un entretien.

Je vous remercie.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Votre nom]
[Désignation]
[Nom de la société]

Une fois que vous avez envoyé ces e-mails d'annulation d'entretien, comme nous l'avons décrit ci-dessus, ne vous détendez pas tout de suite. Il arrive souvent que votre e-mail passe inaperçu, c'est pourquoi il est conseillé d'envoyer un e-mail de suivi au cas où vous n'auriez pas de nouvelles au bout de quelques jours. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de rappel de suivi dans le client e-mail Spark. Avec Rappels de suivi, Spark vous rappellera automatiquement si l'autre partie ne répond pas à votre e-mail.

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