Cómo crear una firma de correo electrónico bonita y profesional

El correo electrónico se ha convertido en un método fundamental de comunicación en nuestra vida profesional. Se utiliza para todo, desde la comunicación entre oficinas, el trato con los clientes, la gestión de proveedores e incluso las estrategias de venta, el desarrollo empresarial y el crecimiento. A pesar de las muchas herramientas de comunicación disponibles hoy en día, muchas personas siguen prefiriendo el correo electrónico como primer punto de contacto.

Por eso, es vital asegurarse de que, cuando envías un correo a alguien, tu mensaje esté formateado correctamente y pase todas las comprobaciones. Ya te hemos contado algunos consejos útiles para mejorar la etiqueta en tus correos electrónicos, y también hemos descrito algunas frases que deberías evitar usar en los correos. Sin embargo, uno de los aspectos más ignorados de un correo profesional es la firma de correo electrónico. Muchos de nosotros no prestamos suficiente atención a nuestras firmas de correo profesionales y no comprendemos del todo el poder y el potencial de una firma de correo al final del mensaje. Las mejores firmas de correo electrónico ayudan a ambas partes por igual.

La importancia de una firma de correo electrónico

Cuando envías un correo a alguien, el objetivo es transmitir cierta información, que normalmente siempre escribes en el cuerpo del mensaje. Cuando envías un correo a personas muy ocupadas, el objetivo es transmitir la información de manera eficaz en el menor tiempo posible, sin desperdiciar nada de su tiempo. Tienes que redactar cuidadosamente tu correo para que aun así se lea y puedas decir lo que querías decir. Debido a esto, a menudo estás limitado por el espacio y el contenido. Así que una buena manera de seguir transmitiendo información al destinatario es a través de la firma de correo electrónico.

Por ejemplo, siempre es una buena idea incluir tus datos de contacto preferidos en tu firma de correo, para que el destinatario sepa dónde contactarte si decide hacerlo. La firma de correo también es un excelente lugar para mencionar tu cargo en la empresa, y se recomienda que lo omitas en la frase de introducción. Es decir:

SÍ:
Saludos,
Raymond Cavill,
Sr. Sales In-Charge
ABC Company, LLC

NO:
Hola John,
Me llamo Raymond Cavill y soy el Senior Sales In-Charge en ABC Company, LLC.

Recuerda que se llama firma de correo electrónico por una razón. No pongas demasiada información en tu firma ni hagas que sea más larga que el cuerpo del correo. Incluye solo información que sea importante y relevante para el destinatario.

Por ejemplo, si le envías a un cliente potencial un resumen de las actividades y servicios de tu empresa, ¿realmente necesitas incluir enlaces a tus perfiles de Facebook e Instagram en tu firma de correo?

No. ¡La respuesta es definitivamente no!

Tener enlaces a tus perfiles personales de redes sociales solo está bien cuando desempeñas un rol que implica interactuar con otras personas a través de las redes sociales, como el de Community Manager de un producto de consumo.

Cómo crear una firma de correo bonita y profesional

La mayoría de los clientes de correo modernos disponibles hoy en día ofrecen compatibilidad con firmas de correo HTML, y Spark, nuestro potente cliente de correo repleto de funciones para iOS y Mac, ofrece una forma fantástica de mantener y usar firmas de correo con diferentes cuentas de correo mediante una plantilla de firma. Con Spark, puedes crear firmas de correo y guardar más de una, y luego elegir qué firma quieres usar al responder a un correo desde cualquier cuenta en Spark.

Pero, ¿cómo se crea una firma de correo HTML? Veamos cómo crear una firma de correo electrónico.

Si tienes los conocimientos de HTML necesarios, puedes simplemente añadir una nueva firma de correo en Spark y programar tu propia firma HTML.

Cuando creas manualmente una firma HTML en Spark, este formatea automáticamente el código por ti y te guía con los resaltados de código correspondientes.

Si el HTML no es lo tuyo, no te preocupes. Hay muchas herramientas en línea para crear firmas de correo HTML que ofrecen numerosos ejemplos de firmas de correo. Puedes consultar cualquiera de los sitios web a continuación y crear una firma de correo gratuita.

• si.gnatu.re
• htmlsig
• mysignature
• Newoldstamp

Estos sitios web ofrecen numerosas opciones de diseño de firmas de correo en forma de plantillas gratuitas, de modo que puedas crear firmas de correo para todo tipo de propósitos, como una firma de correo profesional, una firma de correo personal o una firma de correo para estudiantes universitarios.

Cómo añadir una firma HTML a Spark

Añadir una firma de correo HTML a Spark es muy fácil. Así se hace:

Añadir una firma HTML en Spark para Mac:

1. Ejecuta Spark, si aún no está abierto.
2. Abre las Preferencias de Spark haciendo clic en el menú ‘Spark’ en la parte superior izquierda de tu pantalla.
3. Como alternativa, puedes pulsar la combinación de teclas Cmd + , (coma) en un Mac.
4. Ve a la pestaña ‘Firmas’ en las Preferencias y asegúrate de que las firmas estén activadas.
5. Haz clic en el botón ‘+’ en la parte inferior izquierda de la ventana.
6. En el lado derecho de la misma ventana, crea tu firma HTML o pega el código HTML de la firma que has creado usando los servicios enumerados anteriormente.

Ya está. Ahora puedes redactar un nuevo correo o una respuesta y usar esta bonita firma de correo HTML en Spark para Mac.

Añadir una firma HTML en Spark para iPhone o iPad:

Antes de ver cómo añadir una firma de correo HTML en Spark para iOS, deberías conocer una función realmente genial de Spark. Las firmas de correo que creas en Spark se sincronizan automáticamente en todos tus dispositivos, así que si ya has creado una firma de correo HTML en tu Mac, debería estar disponible automáticamente en tu dispositivo iOS.

Si quieres crear una nueva firma de correo HTML desde cero en Spark para iPhone o iPad, también es bastante fácil.

1. Ejecuta Spark en tu iPhone o iPad.
2. Abre la barra lateral y desplázate hacia abajo hasta los Ajustes de Spark.
3. En la lista de Ajustes, desplázate hacia abajo hasta la opción ‘Firma’.
4. Asegúrate de que las firmas estén activadas y luego desplázate hacia abajo para pulsar el botón azul ‘Añadir firma’.
5. Pulsa la pestaña ‘HTML’ en la parte superior y pega ahí el código de tu firma de correo HTML.

Ya está. Ahora puedes usar tu firma de correo HTML al redactar un nuevo correo o una respuesta en Spark para iOS.

Cómo usar firmas de correo electrónico en Spark

Ahora que hemos visto cómo añadir firmas de correo en Spark, veamos cómo usar realmente las firmas de correo al enviar un mensaje con Spark para Mac o iOS.

Usar firmas de correo en Spark para Mac:

1. Primero, empieza a redactar un nuevo correo o una respuesta a un correo existente.
2. Hacia la parte inferior de la ventana de redacción, encontrarás el bloque de firma de correo, que se ve así:

1. Haz clic en las flechas para mostrar una lista de todas las firmas que has añadido en Spark.

1. Selecciona la que quieres usar para este correo.

Bastante fácil, ¿verdad?

Spark para Mac te permite elegir cualquiera de las firmas que has añadido y, con dos simples clics, puedes personalizar tu firma de correo sobre la marcha, para cada correo que envíes usando Spark para Mac.

Usar firmas de correo en Spark para iOS:

1. Empieza a redactar un nuevo correo o pulsa responder en un correo existente.
2. En la parte inferior de la pantalla, verás el bloque de firma de correo.
3. Simplemente desliza hacia la derecha o hacia la izquierda en el bloque de firma para recorrer todas las firmas disponibles.

Usar firmas de correo en Spark para iPhone o iPad es aún más sencillo (¡y más genial!)

En este artículo, hemos aprendido sobre la importancia de las firmas de correo, cómo usarlas de manera eficaz y cómo crear una firma de correo en la aplicación Spark Mail. Recuerda que la mejor forma de asegurarte de tener una firma de correo eficaz es que sea corta y clara. No te excedas.