Für E-Mails an Dozentinnen, Dozenten, Professorinnen, Professoren und andere Lehrkräfte gibt es eine Menge Anlässe: Fragen, Auskünfte zu Noten oder Organisatorisches rund um verpasste Vorlesungen. Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine E-Mail an Ihre Dozentin oder Ihren Dozenten richten sollten, finden Sie in diesem Artikel einige Beispiele für verschiedene Anlässe.
So schreiben Sie eine E-Mail an einen Professor: eine schrittweise Anleitung
1. Stellen Sie sicher, dass Sie diese E-Mail wirklich senden müssen
Wenn Sie eine Frage haben, prüfen Sie sorgfältig, ob Sie sie nicht selbst beantworten können. Im Kursmaterial finden Sie sehr wahrscheinlich die Antwort. Alles zum Thema Aufgaben, Deadlines, Prüfungen etc. wurde Ihnen vermutlich zu Beginn des Semesters mitgeteilt. Ihre Kommilitoninnen und Kommilitonen sind hier die ersten Kontaktpersonen.
Wenn Sie die Antwort wirklich nicht finden, können Sie auf jeden Fall eine E-Mail schreiben.
2. Nutzen Sie Ihren Uni-Account
Mit einem Absender aus derselben Hochschule wird sofort klar, dass es sich um eine studentische Angelegenheit handelt. Falls Sie eine solche Adresse nicht haben oder gerade nicht nutzen können, ist die zweitbeste Wahl eine angemessene E-Mail-Adresse wie vorname.nachname@example.com. Ihr alter Account namens bro5000@example.com ist eher weniger passend.
3. Formulieren Sie einen klaren Betreff
Der Betreff entscheidet darüber, ob Ihre E-Mail gleich geöffnet wird oder gar nicht. Sorgen Sie also dafür, dass er klar macht, worum es geht und kurz genug ist, um komplett angezeigt zu werden. Ein guter Betreff erwähnt schon, was der Empfänger tun kann, um Ihnen zu helfen.
4. Nutzen Sie die richtige Anrede
Eröffnen Sie Ihre E-Mail mit einer angemessenen und respektvollen Anrede. Überprüfen Sie den Namen, bevor Sie eine E-Mail senden, und stellen Sie sicher, dass auf Ihre Begrüßung ein Komma folgt.
5. Erinnern Sie daran, wer Sie sind
Sie studieren nicht alleine, also sollten Sie Ihren Namen und Ihren Kurs zu Beginn erwähnen. Das spart auf der Gegenseite Zeit und sorgt für eine schnellere Antwort.
6. Kommen Sie direkt zur Sache
Nach der Anrede und einer kleinen Vorstellung geht es um Ihre Frage. Formulieren Sie sie kurz und deutlich, damit schnell klar wird, worum es geht und was von Ihrem Professor oder Ihrer Professorin erwartet wird.
7. Beenden Sie die E-Mail höflich und mit einer professionellen Signatur.
Wie schließt man eine E-Mail an eine Lehrkraft am besten ab? Bedanken Sie sich für die Zeit und enden Sie je nach Verhältnis und üblichem Umgangston "Mit freundlichen Grüßen" oder mit "Herzliche Grüße" und natürlich Ihrem Namen.
8. Lesen Sie Ihre E-Mail Korrektur
Achten Sie auf Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung. Stellen Sie sicher, dass der Tonfall angemessen formell ist und vermeiden Sie Emojis oder Abkürzungen wie FYI und ASAP. Prüfen Sie noch einmal, ob Sie alle Namen richtig geschrieben haben.
9. Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers
Lesen Sie die E-Mail, als ob Sie sie selbst gerade erhalten hätten. Wird klar, wer schreibt und worum es geht? Sind die Formulierungen angemessen und respektvoll? Ist das Format übersichtlich und professionell? Wenn alle Fragen mit "ja" beantwortet werden, können Sie den Senden-Button drücken.
Beispiel-E-Mails an Dozentinnen und Dozenten
Jetzt wissen Sie, was Sie beachten müssen. Zeit zum Üben! Hier finden Sie einige Beispiele für verschiedene Situationen. Bitte beachten Sie, dass diese Beispiele nur als Referenz dienen und Sie sie immer personalisieren und an Ihre konkrete Situation anpassen sollten.
Wenn Sie öfter E-Mails an Ihre Lehrkräfte schicken, können Sie diese Vorlagen zu Spark hinzufügen und jederzeit wiederverwenden. Mehr Informationen darüber, wie Vorlagen in Spark funktionieren, haben wir ebenfalls für Sie zusammengestellt.
1. Eine E-Mail über ein verpasstes Seminar oder eine verpasste Vorlesung
Betreff: Geschichte 1B: Teilnahme
Sehr geehrter Herr Professor Schmidt,
mein Name ist Lexie Brown und ich besuche Geschichte 1B im Abschnitt 1. Ich möchte Sie darüber informieren, dass ich am Donnerstag nicht an Ihrem Kurs teilnehmen kann, da ich um 11 Uhr einen Arzttermin habe.
Im Anhang befindet sich meine Ausarbeitung, die wir bis Donnerstag einreichen sollen. Ich werde die Kursmaterialien durcharbeiten und im Kurs fragen, ob ich die Notizen aus dem Termin nutzen kann.
Vielen Dank.
Mit freundlichen Grüßen
Lexie Brown
2. E-Mail zum Thema Noten
Betreff: Geschichte 1B: Frage zu meiner Note
Sehr geehrter Herr Professor Schmidt,
mein Name ist Lexie Brown und ich besuche Geschichte 1B im Abschnitt 1. Ich melde mich bei Ihnen, da ich gerne einen Termin vereinbaren würde, um meine Note auf [Name der Aufgabe] zu besprechen.
Ich habe gesehen, dass Ihre Sprechstunde mittwochs von 14 bis 17 Uhr stattfindet. Kann ich einen festen Termin buchen oder soll ich einfach erscheinen?
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Mit freundlichen Grüßen
Lexie Brown
3. E-Mail mit einer Frage
Betreff: Rückfrage zur Aufgabe aus Geschichte 1B
Sehr geehrter Herr Professor Schmidt,
mein Name ist Lexie Brown und ich besuche Geschichte 1B im Abschnitt 1. Im Plan ist der 9. April als Frist für unsere letzte Aufgabe aufgeführt. Im Unterricht am Montag haben Sie jedoch den 12. April als Frist genannt.
Nur zur Sicherheit: Welche der beiden Fristen trifft zu?
Vielen Dank für Ihre Zeit.
Mit freundlichen Grüßen
Lexie Brown
4. E-Mail mit der Bitte um einen Termin
Betreff: Terminanfrage zu Geschichte 1B
Sehr geehrter Herr Professor Schmidt,
ich besuche Geschichte 1B im Abschnitt 1. Ich hatte einige Schwierigkeiten bei der Auswahl eines Themas für mein Paper und ich würde mich freuen, wenn ich meine Idee in Ihrer Sprechstunde mit Ihnen besprechen könnte.
Bitte teilen Sie mir mit, ob Sie diese Woche für ein Treffen zur Verfügung stehen.
Danke für Ihre Zeit. Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Viele Grüße,
Lexie Brown
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