教授にメールを送る必要がある場面は多くあります。 質問をする、成績を尋ねる、欠席を伝えるなどです。教授へのメールの書き方に悩んでいる方は、この記事の最後に、様々なシチュエーションに使えるメール例文が掲載されています。
教授へのメールの書き方：ステップバイステップガイド
1. 本当にメールを送る必要があるのか確認する
教授に質問したい場合は、まずシラバスを確認しましょう。 答えが見つかる可能性が高いです。 シラバスには、授業内容、課題、締め切り、その他の情報が記載されています。 クラスメイトも貴重な情報源ですので、まずは彼らに相談してみましょう。
シラバスやクラスメイトに質問の答えが得られない場合にのみ、追加の質問をするメールを送信してください。
2. 大学のメールアドレスを使用する
大学のメールアドレスを使用するのが最善です。 大学のメールアドレスはプロフェッショナルな印象を与え、内容が授業に関するものであることを相手に示します。大学のメールアドレスがない場合は、firstname.lastname@example.comのような適切なメールアドレスを使用しましょう。 bro$$77@example.comのようなアドレスは、学術的な連絡にはふさわしくありません。
3. 明確な件名をつける
件名は、受信者がメールを開くかどうかを左右します。 そのため、簡潔でわかりやすい件名にすることが大切です。良い件名は、教授にメールの内容と、彼らがどのように対応すべきかを伝えます。
4. 適切な挨拶文を入れる
教授へのメールは、適切で敬意のある挨拶文で始めましょう。 メールを送信する前に名前を確認し、名前の後に「先生」または「様」を入れてください。
5. 自分が誰かを伝える
教授には多くの学生がいます。 そのため、あなたの名前と受講しているクラスを伝えることが重要です。これにより、受信者の時間を節約し、より早く返信を得ることができます。
6. 本題に入る
教授に挨拶して自己紹介した後、質問や要求を述べましょう。 簡潔でわかりやすくまとめることで、受信者が内容をすぐに理解し、何をしてほしいかがわかるようにします。
7. 礼儀正しくメールを締め、署名を入れる
教授へのメールの締めくくり方としては、 時間を割いてくれたことに感謝の意を表し、「宜しくお願い致します。で締め、その後に自分の名前を添えて署名しましょう。
8. 文章の校正をする
文法、スペル、句読点に注意しましょう。 形式的な文体を使用し、絵文字やASAPなどの略語は避けてください。 送信前に教授の名前ももう一度確認しましょう。
9. 教授の立場になって考える
メールをもう一度読み返し、教授として受け取った時のことを想像してみてください。 誰が書いていて、何を望んでいるのか明確ですか？ メールは丁寧で敬意を表していますか？ 形式的なメールの形式に合っていますか？ すべて「はい」であれば、メールを送信してください。
教授へのメール例文
教授へのメールの書き方について学んだら、実際に練習してみましょう。 以下は、さまざまな状況に応じたメールの例文です。 これらの例文はあくまで参考であり、自分の状況に合わせて内容を変更してください。
教授へのメールを頻繁に送る必要がある場合は、これらのテンプレートをSparkに追加して、必要に応じて再利用できます。 Sparkのテンプレート機能についてはこちらをご覧ください。
1. 欠席連絡のメール
件名: 【歴史1B】欠席について
スミス先生
歴史 1B 第 1 セクションのブラウン・レクシーです。 本日木曜日の授業を欠席させていただくことをお知らせいたします。午前 11 時に予約している医師の診察があるためです。
提出予定の課題は添付ファイルでご確認ください。 授業資料もしっかり確認するよう努めるつもりですし、クラスメートにもノートを共有してもらえないか聞いてみます。
何卒よろしくお願いします。
ブラウン
2. 成績についての問い合わせ
件名: 【歴史1B】成績について
スミス先生
歴史 1B 第 1 セクションのブラウン・レクシーです。 [課題名]の成績についてお話しできる時間をご相談したくご連絡いたしました。
先生のオフィスアワーは毎週水曜日の14時から17時まで予定されていることを存じております。 この時間帯にお伺いできるかどうか、お返事いただければ幸いです。
ご返信をお待ちしております。
ブラウン
3. 質問のメール
件名: 【歴史1B】課題についての質問
スミス先生
歴史 1B 第 1 セクションのブラウン・レクシーです。 シラバスを見ると、最新の課題の提出期限は4月9日と記載されていますが、 月曜日の授業では4月12日と発言されました。
どちらが正しい期限なのか、ご確認いただけますでしょうか。
宜しくお願い致します。
ブラウン
4. 面談の依頼
件名: 【歴史1B】面談の依頼
スミス先生
歴史 1B 第 1 セクションのブラウン・レクシーです。 研究論文のテーマ選びに困っており、オフィスアワー中に話を聞かせていただけないでしょうか。
今週中に面談が可能かどうか、お知らせいただければ幸いです。
ご返信をお待ちしております。 宜しくお願い致します。
ブラウン
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