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Definizione
💡 Out of office: il messaggio automatico che la tua email invia quando sei assente e non puoi rispondere, chiamato anche risponditore automatico per le vacanze. È in realtà un caso specifico e comune di una risposta email automatica più ampia, creato con impostazioni dedicate nella maggior parte dei provider anziché con una regola generale che dovresti costruire tu stesso. Comunica a chi ti ha scritto che l'hai vista (beh, che la vedrai), all'incirca quando tornerai e spesso chi contattare nel frattempo. La maggior parte delle persone la considera una funzione individuale, per una sola persona: vai in vacanza, la attivi, la disattivi. Per i team che condividono una casella di posta, si tratta in realtà di un problema di copertura, e uno gestito male è una fonte reale e ricorrente di lavoro trascurato.
Il problema di team di cui nessuno parla
Tre persone gestiscono una casella di posta condivisa di assistenza o vendite. Due di loro vanno in vacanza la stessa settimana. Le loro risposte Out of office vengono inviate. E poi? La terza persona sa che improvvisamente sta coprendo il doppio del volume? Ai mittenti in arrivo viene detto di scrivere a qualcuno che è anch'esso assente? C'è un vero passaggio di consegne, o tutti presumono semplicemente che se ne occupi qualcun altro?
È qui che l'Out of office smette di essere una comodità personale e diventa una vera lacuna operativa. Un messaggio generico "Sono assente, torno lunedì" non risponde alla domanda che il mittente ha effettivamente, ovvero "con chi parlo adesso".
Alcuni team gestiscono questo con l'inoltro automatico a un collega di copertura oltre al messaggio del risponditore, anche se ciò aiuta solo se la persona che riceve la posta inoltrata sa effettivamente che sta arrivando. Una casella di posta condivisa con tre risposte automatiche configurate individualmente e non coordinate è la ricetta perfetta per messaggi che sfuggono da una fessura che nessuno controlla.
Il case study su delega e comunicazione di Spark è un utile punto di riferimento qui, poiché esamina esattamente questo tipo di problema di coordinamento: assicurarsi che la responsabilità delle email in arrivo sia chiara anche quando la persona che normalmente se ne occuperebbe non è disponibile.
Cosa rende buono un messaggio Out of office?
Per un individuo, l'Out of office ha bisogno di tre cose: le date (quando torni), un contatto alternativo per qualsiasi urgenza e onestà sui tempi di risposta (non promettere di "rispondere il prima possibile" se in realtà non controllerai affatto l'email).
Per una casella di posta condivisa o di team, ha bisogno di una quarta cosa: il coordinamento. Prima che più persone si assentino contemporaneamente, qualcuno deve farsi carico della domanda su chi copre effettivamente cosa.
Questa è una conversazione, non un'impostazione, ma il messaggio Out of office è dove la risposta diventa visibile a tutti coloro che scrivono.
Come attivare un messaggio Out of office
Impostare questo passa attraverso le stesse impostazioni sottostanti di automazione delle email di qualsiasi risposta basata su regole, solo mostrate attraverso un menu dedicato anziché un generatore di regole generale.
In Gmail: vai su Impostazioni, poi Mostra tutte le impostazioni e trova la sezione Risponditore automatico sotto la scheda Generali. Attivalo, imposta l'intervallo di date e scrivi il tuo messaggio. La documentazione ufficiale di Gmail nota che nella maggior parte dei casi lo stesso mittente riceve la tua risposta solo una volta ogni quattro giorni, quindi non spammerà i mittenti ripetuti con lo stesso messaggio a ogni email.
In Outlook: se hai un account Microsoft 365 o Exchange, vai su File, poi Risposte automatiche. Se non vedi questa opzione, la documentazione di Microsoft conferma che probabilmente hai un account Gmail, Yahoo o un altro account POP/IMAP, che non supporta la funzione integrata di Risposte automatiche. In tal caso, dovrai invece impostare una regola che risponda ai messaggi in arrivo mentre Outlook rimane in esecuzione.
In Spark: attualmente Spark non include un'impostazione Out of office dedicata propria. Poiché Spark si connette al tuo account Gmail, Outlook o altro esistente, imposta il risponditore a livello di provider utilizzando i passaggi sopra, e verrà applicato indipendentemente dal client da cui controlli la posta.
Dove Spark aiuta davvero è ciò che accade prima e dopo quell'assenza. Prima di partire, Snooze ti permette di togliere subito dalla tua casella di posta qualsiasi cosa non urgente e di farla riapparire automaticamente il giorno del tuo ritorno, così non ti troverai a fissare un arretrato da freddo. E quando torni, Priority senders fa emergere la manciata di messaggi che avevano davvero bisogno di te mentre eri assente, prima di tutto il resto che si è accumulato, così recuperare non significa leggere ogni email in ordine di arrivo.
Per il lato della copertura del team in particolare, non si tratta tanto di una singola impostazione quanto di come viene gestita la responsabilità mentre qualcuno è assente, che è esattamente ciò che il case study su delega e comunicazione di Spark illustra.
Domande frequenti sull'Out of office
Tutti coloro che mi scrivono vedranno il mio messaggio Out of office?
In genere sì, con un'eccezione: la maggior parte dei provider lo invia solo una volta a ciascun mittente entro una finestra di diversi giorni, quindi qualcuno che ti scrive cinque volte in un giorno non riceverà cinque risposte identiche.
Dovrei disattivare le risposte automatiche per le email interne del team?
Vale la pena considerarlo. Se tutto il tuo team sa già che sei assente, una risposta automatica a ogni email interna può sembrare rumore di fondo. Outlook ti consente di impostare messaggi separati per le persone all'interno e all'esterno della tua organizzazione proprio per questo motivo.
Cosa succede se il mio Out of office si sovrappone a quello di un collega?
Niente di automatico, ed è questo il rischio. I risponditori stessi non si coordinano tra loro. Se due persone che coprono la stessa casella di posta sono entrambe assenti, qualcuno deve assicurarsi manualmente che una terza persona (o un messaggio rivolto al cliente) copra la lacuna.
L'Out of office mi impedisce di ricevere email?
No. Invia solo una risposta automatica. Tutto arriva comunque nella tua casella di posta in attesa di te quando torni.
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