智能、聚焦、邮件。
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定义
💡 外出：当您外出无法回复时，电子邮件自动发送的消息，也称为假期自动回复。 这实际上是更广泛的自动邮件回复中一种特定且常见的情况，在大多数邮件提供商中通过专门的设置构建，而不是您自己创建的通用规则。 它会告诉给您发邮件的人，您已经看到了邮件（好吧，是您将会看到），大致什么时候回来，并且通常还会说明在此期间可以联系谁。 大多数人认为这是一个单人功能：您去度假，打开它，然后关闭它。 对于共享收件箱的团队来说，这实际上是一个覆盖问题，处理不当会成为工作被遗漏的真实且反复出现的根源。
没人谈论的团队问题
三个人管理一个共享的支持或销售收件箱。 其中两个人在同一周去度假。 他们的外出回复发出去了。 然后呢？ 第三个人知道他们突然要处理双倍的工作量吗？ 发件人会被告知去联系一个同样外出的人吗？ 是否有真正的工作交接，还是每个人都假设别人会处理？
这就是外出不再是个人便利，而成为一个真正的运营缺口的地方。 一条通用的"我外出了，周一回来"的消息并不能回答发件人真正想问的问题，那就是"我现在该找谁"。
一些团队通过在自动回复消息之外，再向代理同事进行自动转发来处理这个问题，不过只有当接收转发邮件的人真正知道邮件即将到来时，这才有帮助。 一个共享收件箱如果配置了三个各自独立、互不协调的自动回复，就等于为消息从无人关注的缝隙中漏掉埋下了隐患。
Spark 的委派与沟通案例研究在这里是一个有用的参考，因为它正是探讨这种协调问题：即使平时处理邮件的人不在，也要确保收到邮件的归属明确。
什么样的外出消息才算好？
对于个人来说，外出消息需要三样东西：日期（您什么时候回来）、处理紧急事务的备用联系人，以及对回复时间的诚实说明（如果您确实完全不会查看邮件，就不要承诺会"尽快回复"）。
对于共享或团队收件箱，它还需要第四样东西：协调。 在多人同时外出之前，需要有人负责搞清楚到底谁在覆盖什么工作的问题。
这是一次对话，而不是一项设置，但外出消息正是让答案对每个发邮件进来的人都变得可见的地方。
如何开启外出消息
设置这项功能所使用的底层邮件自动化设置，与任何基于规则的回复相同，只不过它通过一个专门的菜单呈现，而不是通用的规则构建器。
在 Gmail 中：进入"设置"，然后点击"查看所有设置"，在"常规"标签下找到"假期自动回复"部分。 打开它，设置您的日期范围，然后编写您的消息。 Gmail 自己的文档指出，在大多数情况下，同一位发件人在每四天内只会收到一次您的回复，因此不会对反复发信的人在每封邮件上都发送相同的消息。
在 Outlook 中：如果您使用的是 Microsoft 365 或 Exchange 账户，请进入"文件"，然后点击"自动答复"。 如果您看不到该选项，Microsoft 的文档确认您很可能使用的是 Gmail、Yahoo 或其他 POP/IMAP 账户，这类账户不支持内置的"自动答复"功能。 在这种情况下，您需要改为设置一条规则，在 Outlook 保持运行时对收到的消息进行回复。
在 Spark 中：Spark 目前不包含自己专门的外出设置。 由于 Spark 连接到您现有的 Gmail、Outlook 或其他账户，请按照上述步骤在邮件提供商层面设置自动回复，无论您从哪个客户端查看邮件，它都会生效。
Spark 真正发挥作用的地方，在于您外出前后所发生的事情。 在您离开之前，稍后处理功能让您现在就把所有非紧急事项从收件箱中移出，并在您回来的那天自动重新出现，这样您就不必冷不丁地面对一堆积压邮件。 当您回来时，优先发件人功能会在您外出期间真正需要您处理的少数几封消息，在其他所有堆积邮件之前呈现出来，这样赶进度就不必按到达顺序逐封阅读每封邮件。
具体到团队覆盖这一方面，重点不在于某个单一设置，而更在于当有人外出时归属是如何处理的，而这正是 Spark 的委派与沟通案例研究所详细讲解的内容。
外出常见问题
所有给我发邮件的人都会看到我的外出消息吗？
通常是的，但有一个例外：大多数邮件提供商在几天的时间窗口内只会向每位发件人发送一次，因此某人一天内给您发五次邮件不会收到五条相同的回复。
我应该为内部团队邮件关闭自动回复吗？
值得考虑。 如果您的整个团队已经知道您外出了，那么对每封内部邮件都发送自动回复可能会让人觉得是噪音。 正是出于这个原因，Outlook 允许您为组织内部和外部的人员分别设置不同的消息。
如果我的外出时间与同事的重叠了会怎样？
不会有任何自动处理，而这正是风险所在。 自动回复本身之间不会相互协调。 如果覆盖同一收件箱的两个人都外出了，需要有人手动确保由第三个人（或一条面向客户的消息）来填补这个空缺。
外出会让我无法收到邮件吗？
不会。 它只会发送一条自动回复。 所有邮件仍会到达您的收件箱，等您回来时处理。
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