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Smarte, fokussierte E-Mails.
Perfekte Cross-Platform-Mails für mehr Ordnung – so können Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Definition
💡 E-Mail-Sicherheit: im Grunde alles, was Ihren Posteingang davon abhält, zur offenen Tür zu werden: die Kombination aus Authentifizierungsprüfungen, Spamfiltern, Verschlüsselung und Kontoeinstellungen, die verhindert, dass die falschen Personen Ihre Mails lesen, umleiten oder abgreifen. E-Mail-Sicherheit umfasst drei Dinge: Protokolle, die überprüfen, ob eine Nachricht tatsächlich von dem stammt, der sie vorgibt zu sein, Verschlüsselung, die eine Nachricht während der Übertragung privat hält, und Einstellungen, die Ihr eigenes Konto vor Übernahme schützen. Sie brauchen alle drei.
Warum ein MX-Eintrag existieren muss
Jemand schreibt Ihnen eine E-Mail an yourname@yourcompany.com. Der Mailserver dieser Person kennt Ihren Posteingang nicht. Er kennt nicht einmal Ihr Unternehmen. Alles, was er hat, ist diese Domain, und er muss herausfinden, wo Nachrichten dafür tatsächlich landen.
Das ist die gesamte Aufgabe eines MX-Eintrags. Es ist eine Zeile in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain – im Grunde dem Verzeichnissystem des Internets –, die im Endeffekt sagt: „Mail für diese Domain gehört hierhin.“ Ohne ihn hat ein sendender Server keinen Ort, an den er zustellen kann, und die Nachricht kommt zurück. Cloudflares eigene DNS-Dokumentation fasst es einfach zusammen: Ein MX-Eintrag leitet eingehende Mail an den richtigen Mailserver, Punkt.
Die meisten Domains führen mehr als einen MX-Eintrag, jeweils mit einer angehängten Prioritätsnummer. Niedrigere Nummern kommen zuerst. Wenn Ihre Domain also einen Eintrag mit Priorität 1 und einen weiteren mit Priorität 5 hat, versucht die Mail den ersten und greift nur dann auf den zweiten zurück, wenn dieser nicht erreichbar ist. Ein integrierter Notfallplan, direkt ins DNS eingebaut.
Aber bei einer persönlichen Gmail- oder Outlook-Adresse werden Sie das nie anfassen. Wer auch immer die eigentliche Domain verwaltet – Google, Microsoft oder Ihr eigener Hosting-Anbieter – kümmert sich bereits darum.
Wann MX-Einträge tatsächlich ins Spiel kommen
Im Grunde gibt es ein Szenario, in dem das zu Ihrem Problem wird: Sie richten E-Mail auf einer Domain ein, die Ihnen gehört.
Angenommen, Sie starten yourbusiness.com und möchten E-Mail an dieser Adresse statt eines kostenlosen Gmail-Kontos. Das einzurichten bedeutet, einen MX-Eintrag bei Ihrem Domain-Registrar hinzuzufügen, der auf den von Ihnen genutzten Anbieter verweist. Machen Sie es falsch, verschwindet die Mail für Ihre schicke neue Domain einfach im Nichts, meist ohne Rückläufer-Benachrichtigung. Sie schlägt leise fehl.
Und der Wechsel des Anbieters ist der andere Moment, in dem das wichtig ist. Wechseln Sie von einem E-Mail-Host zu einem anderen, muss Ihr MX-Eintrag mitwandern. Verpassen Sie diesen Schritt, empfängt Ihr alter Anbieter weiterhin Mail, die nie in Ihrem neuen Posteingang ankommt.
Einen MX-Eintrag einrichten
Wer macht das eigentlich? Meist ein Geschäftsinhaber, ein Freelancer oder wer auch immer diese Woche den IT-Hut aufhat, da es auf Domain-Ebene angesiedelt ist, nicht in einer Posteingangs-App. So sieht das ungefähr aus.
Für Google Workspace:
- Melden Sie sich dort an, wo Sie Ihre Domain registriert haben, und finden Sie die DNS-Einstellungen
- Entfernen Sie alle vorhandenen MX-Einträge, die zu Konflikten führen könnten
- Fügen Sie einen neuen hinzu: Typ MX, Host leer gelassen oder auf @ gesetzt, Priorität 1 und der Wert smtp.google.com
- Speichern Sie und aktivieren Sie dann Gmail in der Google Admin-Konsole
- Geben Sie ihm Zeit. Googles eigene Dokumentation sagt, dass Änderungen bis zu 72 Stunden dauern können, um sich vollständig zu verbreiten
Für Microsoft 365:
- Gehen Sie im Microsoft 365 Admin Center zu Einstellungen, dann Domains, wählen Sie Ihre Domain aus und öffnen Sie die DNS-Einträge
- Der Einrichtungsassistent zeigt Ihnen den genauen MX-Eintrag zum Hinzufügen, zugeschnitten auf Ihre Domain, zusammen mit allen anderen erforderlichen Einträgen
- Bei Ihrem Registrar muss der MX-Eintrag des alten Anbieters entfernt oder auf eine niedrigere Priorität gesetzt werden, damit die Mail nicht zwischen zwei Orten aufgeteilt wird
Wichtige Informationen für die Arbeit mit MX-Einträgen
Löschen Sie niemals einen alten MX-Eintrag, bevor bestätigt ist, dass der neue funktioniert. Eine Lücke zwischen den beiden bedeutet verlorene Mail, und oft merken Sie es erst, wenn jemand sagt, er habe Ihnen letzte Woche geschrieben und nie eine Antwort erhalten.
Geben Sie DNS-Änderungen echte Zeit, bevor Sie mit der Fehlersuche beginnen. Bis zu 72 Stunden sind normal. In Stunde zwei in Panik zu geraten, verschwendet nur Energie an einem Nicht-Problem.
Halten Sie die Prioritätsnummern bewusst, wenn Sie mehr als einen Mailserver betreiben. Niedrigere Nummer, höhere Priorität.
Geben Sie das ab, wenn es nicht Ihre Aufgabe ist. Wenn Sie die Domain Ihres Unternehmens nicht verwalten, ist das ein fünfminütiges Gespräch mit demjenigen, der es tut, und nichts, worüber man raten sollte.
Überprüfen Sie nach jedem Anbieterwechsel noch einmal. Das ist die mit Abstand häufigste Art, wie Unternehmen versehentlich eingehende Mail verlieren.
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