The Spark Team
Smarte, fokussierte E-Mails.
Perfekte Cross-Platform-Mails für mehr Ordnung – so können Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Definition
💡Mail-Server: der Computer (oder ein Cluster von Computern), der Ihre E-Mails tatsächlich speichert, sendet und empfängt und dabei unauffällig hinter der App läuft, mit der Sie sie abrufen. Manche nennen ihn auch E-Mail-Server – dasselbe Ding, nur ein anderer Name. So oder so ist es die Maschine, die jedes Mal die eigentliche Arbeit leistet, wenn Sie auf „Senden“ klicken.
Kurz gesagt: Ein Mail-Server ist der Computer, der im Hintergrund Ihre E-Mails verwaltet. Ihre Posteingangs-App (Gmail, Outlook, Spark) ist lediglich Ihr Zugang dazu.
Was macht ein Mail-Server eigentlich?
Sie klicken auf „Senden“, und ein paar Sekunden später landet Ihre Nachricht im Posteingang Ihrer Kollegin oder Ihres Kollegen. Nichts Aufregendes, oder? Aber in dieser Zeitspanne ist einiges passiert.
Ihre E-Mail hat Ihr Gerät verlassen, einen Mail-Server erreicht, wurde (manchmal über ein paar weitere Server) an den Server Ihrer Kollegin oder Ihres Kollegen weitergeleitet und lag dort, bis deren oder dessen Client sich angemeldet und sie abgerufen hat. Jede Nachricht speichern, weiterleiten und zustellen: Das ist die gesamte Aufgabe des Mail-Servers.
Jedes Konto, das Sie je hatten – privates Gmail, berufliches Outlook, eine eigene Adresse mit Ihrer eigenen Domain – ist mit einem Mail-Server irgendwo verbunden. Sie bemerken es fast nie, weil ein guter E-Mail-Client wie Spark die Verbindung automatisch herstellt, sobald Sie sich anmelden. Je weniger Sie Ihren Mail-Server bemerken, desto besser funktioniert er.
Sie verlassen sich außerdem mehr darauf, als Sie vermuten würden. Statista hat herausgefunden, dass Menschen weltweit im Jahr 2026 täglich rund 392,5 Milliarden E-Mails versenden werden – und jede einzelne davon läuft über einen Mail-Server.
Sie verwalten Ihren Mail-Server nicht im Alltag. Aber wenn etwas nicht funktioniert (ein Konto synchronisiert nicht, eine neue Adresse lässt sich nicht verbinden), liegt das eigentliche Problem meist bei diesem Server.
Wie SMTP, IMAP und POP3 ins Bild passen
An dieser Stelle geraten die Leute oft in Verwirrung. Ein Mail-Server ist nicht eine einzelne Sache, die eine einzelne Aufgabe erledigt. Stellen Sie sich ein Bürogebäude vor, in dem SMTP, IMAP und POP3 getrennte Abteilungen sind, die jeweils unterschiedliche Aufgaben übernehmen.
Der SMTP-Server kümmert sich um ausgehende E-Mails und leitet sie an ihr Ziel weiter, manchmal über mehrere Server, wie es Cloudflares SMTP-Erklärung darlegt. IMAP hält Nachrichten auf dem Server gespeichert und über all Ihre Geräte hinweg synchronisiert. POP3 ist älter und einfacher: Es lädt E-Mails auf ein Gerät herunter und löscht sie herkömmlicherweise danach vom Server.
Sie brauchen keine Protokollspezifikationen, um E-Mails gut zu nutzen. Aber den Unterschied zu kennen ist wichtig für den einen Moment, in dem Sie eine Fehlersuche betreiben: Hängt Ihre ausgehende E-Mail fest, oder handelt es sich um ein Synchronisierungsproblem? Diese Frage verrät Ihnen meist, welches Protokoll und welcher Server Aufmerksamkeit benötigt.
Wo Sie Ihre Mail-Server-Einstellungen finden
Meistens werden Sie diese Einstellungen nie zu Gesicht bekommen. Die Anmeldung mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort oder über den Anmeldeablauf von Google oder Microsoft erledigt alles automatisch. Das Einrichten einer eigenen Domain oder das Beheben einer festhängenden Verbindung ist eine andere Sache. Das bedeutet, die tatsächlichen Hostnamen herauszusuchen.
In Gmail:
- Klicken Sie auf „Einstellungen“ (Zahnradsymbol, oben rechts) und dann auf „Alle Einstellungen aufrufen“
- Öffnen Sie die Registerkarte „Weiterleitung und POP/IMAP“
- Der IMAP-Server von Gmail ist imap.gmail.com auf Port 993; der SMTP-Server ist smtp.gmail.com auf Port 587 oder 465
In Outlook:
- Gehen Sie zu „Einstellungen“, dann „E-Mail“, dann „E-Mails synchronisieren“ (in manchen Versionen „Weiterleitung und IMAP“ genannt)
- Der IMAP-Server von Outlook.com ist outlook.office365.com auf Port 993; der SMTP-Server ist smtp-mail.outlook.com auf Port 587
In Spark:
- Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Konten“ > „Konto hinzufügen“; falls die Standardanmeldung nicht funktioniert, suchen Sie nach der manuellen Einrichtung
- Klicken Sie auf Mac und Windows auf „Weitere Einstellungen“; unter iOS erfolgt die Einrichtung manuell; unter Android tippen Sie auf „Weitere Einstellungen“
- Dort geben Sie die Server-Adressen und Ports für eingehende und ausgehende E-Mails von Hand ein
Bei den meisten beliebten Anbietern überspringt die Einrichtung von Spark diesen Schritt vollständig. Manuelle Einstellungen benötigen Sie nur bei eigenen Domains, älteren Arbeitssystemen oder einigen wenigen Nischenanbietern.
Wann Mail-Server-Details tatsächlich eine Rolle spielen
Eine eigene Domain einrichten. Wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Domain statt einer Gmail- oder Outlook-Adresse betreiben, benötigen Sie den genauen Hostnamen von demjenigen, der sie hostet.
Synchronisierungsprobleme beheben. Nachrichten, die auf Ihrem Handy fehlen, aber auf Ihrem Laptop einwandfrei vorhanden sind, deuten meist auf ein IMAP-Problem hin, nicht auf eine verloren gegangene E-Mail.
E-Mail-Clients oder -Anbieter wechseln. Beim Umzug von Konten müssen die Server-Details manchmal von Hand neu eingegeben werden, insbesondere bei Arbeitskonten, die die Ein-Klick-Anmeldung überspringen.
Die meisten Menschen kommen jahrelang aus, ohne all das je anzurühren. Und das ist irgendwie der springende Punkt: Ein guter Mail-Server sollte in Kombination mit einem guten E-Mail-Client unsichtbar bleiben.