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高速かつクロスプラットフォームなメールアプリは、重要なことに集中できるように設計されています。
定義
💡 メールセキュリティ：基本的には、受信トレイが誰でも入れるドアにならないようにするすべてのものです。認証チェック、スパムフィルター、暗号化、アカウント設定の組み合わせにより、不正な人物がメールを読んだり、転送したり、盗み取ったりするのを防ぎます。メールセキュリティは3つの要素にまたがります。メッセージが本当に主張している送信者から来たものかを検証するプロトコル、送信中にメッセージを非公開に保つ暗号化、そして自分自身のアカウントを乗っ取りから守る設定です。この3つすべてが必要です。
MXレコードが存在しなければならない理由
誰かがあなた宛に yourname@yourcompany.com へメールを送ります。送信側のメールサーバーは、あなたの受信トレイを知りません。あなたの会社さえ知りません。持っているのはそのドメインだけで、そのメッセージが実際にどこへ届くのかを突き止める必要があります。
それがMXレコードの仕事のすべてです。これはあなたのドメインのDNS設定、要はインターネットのディレクトリシステムに書かれた一行で、実質的に「このドメイン宛のメールはここへ」と伝えています。これがないと、送信側のサーバーは配信先がなく、メッセージは跳ね返されてしまいます。 CloudflareのDNSドキュメントはシンプルにこう説明しています。MXレコードは受信メールを正しいメールサーバーへ向ける、それだけです。
ほとんどのドメインは、それぞれに優先度番号が付いた複数のMXレコードを列挙しています。番号が小さいものが優先されます。つまり、ドメインに優先度1のレコードと優先度5のレコードがある場合、メールはまず最初のものを試み、それに到達できない場合にのみ次のものにフォールバックします。 DNSに直接組み込まれた、備え付けのバックアップ計画です。
ただし、個人のGmailやOutlookのアドレスでは、これに触れることは決してありません。実際のドメインを管理している人、GoogleやMicrosoft、あるいは自分のホスティングプロバイダーがすでに対応しています。
MXレコードが実際に関わってくるとき
これが自分の問題になるシナリオは基本的に1つです。それは、自分が所有するドメインでメールを設定する場合です。
たとえば、yourbusiness.com を立ち上げ、無料のGmailアカウントではなくそのアドレスでメールを使いたいとします。それを設定するということは、ドメインレジストラでMXレコードを追加し、使用しているプロバイダーを指し示すことを意味します。間違えると、真新しいドメイン宛のメールはどこにも届かず、たいていはバウンス通知もないまま消えてしまいます。静かに失敗するのです。
そして、プロバイダーを切り替えるときが、これが重要になるもう一つの瞬間です。あるメールホストから別のホストへ移行するときは、MXレコードも一緒に移す必要があります。そのステップを見落とすと、古いプロバイダーがメールを受信し続け、新しい受信トレイには決して届きません。
MXレコードの設定
実際にこれを行うのは誰でしょうか？通常は、ビジネスオーナー、フリーランサー、あるいはその週にIT担当を務めている人です。これは受信トレイのアプリではなく、ドメインレベルに存在するものだからです。おおよそ次のような感じです。
Google Workspaceの場合：
- ドメインを登録した場所にサインインし、DNS設定を見つけます
- 競合する可能性のある既存のMXレコードを削除します
- 新しいものを追加します。タイプはMX、ホストは空欄または@に設定、優先度は1、値は smtp.google.com
- 保存してから、Google管理コンソールでGmailを有効化します
- 時間をかけましょう。 Googleのドキュメントによると、変更が完全に反映されるまで最大72時間かかることがあります
Microsoft 365の場合：
- Microsoft 365管理センターで「設定」、次に「ドメイン」に移動し、ドメインを選択して「DNSレコード」を開きます
- セットアップウィザードが、あなたのドメインに合わせた追加すべき正確なMXレコードを、その他の必要なレコードとともに表示します
- メールが複数の場所に分かれてしまわないよう、レジストラでは古いプロバイダーのMXレコードを削除するか、より低い優先度に設定する必要があります
MXレコードを扱う際の重要な情報
新しいMXレコードが正しく機能することが確認できるまで、古いMXレコードを決して削除しないでください。両者の間にギャップがあるとメールが失われ、しかも先週メールを送ったのに返信がないと誰かに言われるまで気づかないことがよくあります。
トラブルシューティングの前に、DNSの変更に十分な時間を与えてください。最大72時間は正常です。数時間経ってパニックになっても、問題でもないことに労力を無駄にするだけです。
複数のメールサーバーを運用している場合は、優先度番号を意図的に設定しましょう。番号が小さいほど優先度は高くなります。
自分の仕事でないなら、これは任せましょう。会社のドメインを管理していないなら、これは管理している人との数分の会話で済むことであり、推測で行うことではありません。
プロバイダーを切り替えた後は必ず再確認してください。これは、企業が誤って受信メールを失う最も一般的な原因です。
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