The Spark Team 
Smarte, fokussierte E-Mails.
Perfekte Cross-Platform-Mails für mehr Ordnung – so können Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Definition
💡 E-Mail-Signatur: Der Textblock, manchmal auch Bilder oder Links, der automatisch am Ende jeder E-Mail erscheint, die Sie versenden. Name, Titel, Kontaktdaten, vielleicht ein Logo. Betrachten Sie sie als digitale Visitenkarte, die alles begleitet, was Sie schreiben. Sie richten sie einmal ein, und sie erscheint bei jeder neuen Nachricht, ohne dass Sie etwas erneut eintippen müssen.
Warum Ihre E-Mail-Signatur mehr leistet, als Sie denken
Die offensichtliche Aufgabe sind die Kontaktdaten. Niemand muss sich durch einen sechs Monate alten Verlauf wühlen, um Ihre Telefonnummer zu finden. Sie steht direkt dort.
Aber der eigentliche Wert liegt darin, was sie signalisiert, bevor überhaupt jemand ein Wort Ihrer Nachricht liest. Eine saubere, vollständige Signatur zeigt, dass Sie die Korrespondenz ernst nehmen – genau wie es gute E-Mail-Etikette im eigentlichen Nachrichtentext tut. Keine Signatur oder eine unordentliche mit drei Schriftarten und einem verzerrten Logo signalisiert das Gegenteil. Für die Fachleute, für die wir schreiben – Menschen, die Kundenbeziehungen und Geschäfte verwalten, bei denen jede E-Mail Gewicht hat – zählt dieser erste Eindruck mehr, als es scheinen mag.
Signaturen können auch stille, nützliche Arbeit über die Identifikation hinaus leisten. Ein Link zu Ihrem Buchungskalender erspart eine ganze Runde von "Wann haben Sie Zeit"-E-Mails. Eine Zeile, die auf Ihre neueste Fallstudie verweist, betreibt dezentes Marketing, ohne wie Werbung zu wirken. Und sie arbeitet still im Hintergrund – Sie richten sie einmal ein, und sie zahlt sich bei jeder weiteren Nachricht aus.
HTML oder Nur-Text: Welche Signatur wirklich zu Ihrem Job passt
Hier haben Sie zwei echte Optionen.
HTML-Signaturen unterstützen Farben, Logos, anklickbare Symbole und ordentliche Formatierung. Die meisten Fachleute verwenden diese, weil sie fertig aussehen und eine Marke auf einen Blick verstärken. Wenn Ihre Rolle irgendeine nach außen gerichtete Korrespondenz umfasst, ist dies wahrscheinlich Ihre Standardwahl.
Nur-Text-Signaturen bestehen nur aus Text, ohne Bilder, ohne Gestaltung. Weniger poliert, klar. Aber sie werden überall korrekt dargestellt, ohne Ausnahme. Einige Branchen, insbesondere Recht und Behörden, setzen weiterhin auf Nur-Text, weil so garantiert ist, dass die Anzeige auf jedem Gerät und in jedem E-Mail-Client gleich aussieht.
Viele Menschen behalten zwei Versionen: eine vollständige Signatur für neue Nachrichten und eine kürzere – Name und eine Kontaktmethode – für Antworten tief in einem Verlauf, in dem niemand Ihre vollständige Biografie erneut braucht.
So richten Sie Ihre E-Mail-Signatur ein
In Gmail:
- Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf das Zahnradsymbol, dann auf Alle Einstellungen anzeigen.
- Scrollen Sie zum Abschnitt Signatur und fügen Sie Ihren Signaturtext hinzu.
- Formatieren Sie ihn mit der Symbolleiste, wenn Sie Fettschrift, Links oder ein Bild wünschen.
- Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Änderungen speichern.
In Outlook: Die Schritte variieren je nachdem, ob Sie das neue Outlook, das klassische Outlook oder die Webversion verwenden. Wenn der untenstehende Pfad nicht mit Ihrem Bildschirm übereinstimmt, enthält Microsofts Signaturanleitung die aktuelle Version für Ihre Konfiguration. Im klassischen Outlook für Windows lautet der Pfad Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen.
In Spark:
- Öffnen Sie die Spark-Einstellungen und wählen Sie Composer > Signaturen.
- Klicken Sie auf Signatur erstellen.
- Geben Sie Ihren Text ein oder fügen Sie HTML-Code ein, wenn Sie eine gestaltete Signatur bereit haben.
- Speichern Sie und legen Sie sie dann unter Standardsignaturen als Standard für ein beliebiges Konto fest.
Mit Spark können Sie außerdem mehrere Signaturen behalten und zwischen Konten wechseln, ohne etwas neu erstellen zu müssen – gut zu wissen, wenn Sie eine berufliche und eine private Adresse jonglieren.
Sechs Regeln für eine Signatur, die nicht überladen wirkt
Fassen Sie sich kurz. Drei bis fünf Zeilen. Name, Titel, Unternehmen, ein oder zwei Kontaktmethoden. Darüber hinaus fügen Sie nur zusätzliches Scrollen bei jeder Antwort in einem Verlauf hinzu.
Bleiben Sie bei sicheren Schriftarten. Arial, Helvetica, Georgia. Langweilig, aber zuverlässig. Sie sind das, was jeder E-Mail-Client, den Ihr Empfänger möglicherweise verwendet, tatsächlich darstellen kann.
Beschränken Sie sich auf zwei oder drei Farben. Passen Sie sie an Ihre Marke an, falls Sie eine haben. Darüber hinaus fängt es an, wie ein Erpresserbrief auszusehen.
Halten Sie Bilder klein. Etwa 50 bis 80 Pixel hoch, unter 100 KB. Große Bilder verlangsamen das Laden und können auf der Empfängerseite Spamfilter auslösen.
Lassen Sie Links anklickbar aussehen. Wenn es einen Buchungslink oder ein Social-Media-Symbol gibt, verwenden Sie einen Standardstil, damit die Leute tatsächlich bemerken, dass es anklickbar ist. Aber übertreiben Sie es nicht mit fünf Symbolen, die ohnehin niemand anklickt.
Testen Sie sie auf dem Mobilgerät. Die meisten E-Mails werden heute auf dem Smartphone gelesen. Wenn Ihre Signatur auf einem Sechs-Zoll-Bildschirm auseinanderfällt, vereinfachen Sie sie.