The Spark Team 
Inteligente. Focado. E-mail.
E-mail rápido e multiplataforma, projetado para filtrar o ruído.
Definição
💡 Assinatura de e-mail: O bloco de texto, e às vezes imagens ou links, que aparece automaticamente na parte inferior de cada e-mail que você envia. Nome, cargo, informações de contato, talvez um logotipo. Pense nela como um cartão de visitas digital que acompanha tudo o que você escreve. Você configura uma vez, e ela aparece em cada nova mensagem sem que você precise redigitar nada.
Por que sua assinatura de e-mail faz mais do que você imagina
A função óbvia é fornecer informações de contato. Ninguém precisa vasculhar uma conversa de seis meses atrás para encontrar seu número de telefone. Está bem ali.
Mas o verdadeiro valor está no que ela sinaliza antes de alguém ler uma única palavra da sua mensagem. Uma assinatura limpa e completa mostra que você leva a correspondência a sério, da mesma forma que uma boa etiqueta de e-mail faz no próprio corpo da mensagem. Nenhuma assinatura, ou uma bagunçada com três fontes e um logotipo esticado, diz o contrário. Para os profissionais para quem escrevemos, pessoas que gerenciam relacionamentos com clientes e negócios em que cada e-mail tem seu peso, essa primeira impressão importa mais do que parece.
As assinaturas também podem fazer um trabalho discreto e útil além da identificação. Um link para seu calendário de agendamentos evita toda uma rodada de e-mails do tipo "quando você está livre". Uma linha apontando para seu estudo de caso mais recente faz um marketing leve, sem parecer um anúncio. E funciona discretamente em segundo plano: você configura uma vez e ela continua trazendo retorno em cada mensagem seguinte.
HTML ou texto simples: qual assinatura realmente combina com o seu trabalho
Você tem duas opções reais aqui.
Assinaturas em HTML suportam cores, logotipos, ícones clicáveis e formatação adequada. A maioria dos profissionais usa essas porque parecem finalizadas e reforçam uma marca à primeira vista. Se sua função envolve qualquer correspondência voltada ao público externo, provavelmente essa é sua opção padrão.
Assinaturas em texto simples são apenas texto, sem imagens, sem estilização. Menos elaboradas, é verdade. Mas são exibidas corretamente em qualquer lugar, sem exceções. Alguns setores, especialmente o jurídico e o governamental, ainda preferem texto simples porque garante que a exibição será a mesma em todos os dispositivos e clientes de e-mail.
Muitas pessoas mantêm duas versões: uma assinatura completa para novas mensagens e uma mais curta, com nome e uma forma de contato, para respostas no meio de uma conversa, onde ninguém precisa da sua biografia completa de novo.
Como configurar sua assinatura de e-mail
No Gmail:
- Abra o Gmail e clique no ícone de engrenagem, depois em Ver todas as configurações.
- Role até a seção Assinatura e adicione o texto da sua assinatura.
- Formate-a com a barra de ferramentas se quiser negrito, links ou uma imagem.
- Role para baixo e clique em Salvar alterações.
No Outlook: As etapas variam um pouco dependendo se você está no novo Outlook, no Outlook clássico ou na versão web, então, se o caminho abaixo não corresponder à sua tela, o guia de assinaturas da Microsoft tem a versão atual para a sua configuração. No Outlook clássico para Windows, é Arquivo > Opções > Email > Assinaturas.
No Spark:
- Abra as Configurações do Spark e selecione Compositor > Assinaturas.
- Clique em Criar assinatura.
- Digite seu texto ou cole o código HTML se você tiver uma assinatura já desenhada.
- Salve e defina-a como padrão para qualquer conta em Assinaturas padrão.
O Spark também permite manter várias assinaturas e alternar entre contas sem precisar refazer nada, o que vale a pena saber se você está gerenciando um endereço de trabalho e um pessoal.
Seis regras para uma assinatura que não pareça bagunçada
Seja breve. De três a cinco linhas. Nome, cargo, empresa, uma ou duas formas de contato. Além disso, você só está adicionando mais rolagem a cada resposta em uma conversa.
Fique com fontes seguras. Arial, Helvetica, Georgia. Sem graça, mas confiáveis. São as que qualquer cliente de e-mail que seu destinatário possa estar usando consegue realmente exibir.
Limite-se a duas ou três cores. Combine com sua marca, se você tiver uma. Além disso, começa a parecer um bilhete de sequestro.
Mantenha as imagens pequenas. Cerca de 50 a 80 pixels de altura, abaixo de 100KB. Imagens grandes deixam o carregamento mais lento e podem acionar filtros de spam do lado de quem recebe.
Faça os links parecerem clicáveis. Se houver um link de agendamento ou ícone de rede social, use um estilo padrão para que as pessoas realmente percebam que é clicável. Mas não exagere com cinco ícones que ninguém vai clicar de qualquer forma.
Teste no celular. A maior parte dos e-mails é lida no celular hoje em dia. Se sua assinatura se desmontar em uma tela de seis polegadas, simplifique-a.