The Spark Team
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Un e-mail rapide et multiplateforme conçu pour filtrer le bruit.
Définition
💡 Signature d'e-mail : le bloc de texte, et parfois d'images ou de liens, qui apparaît automatiquement au bas de chaque e-mail que vous envoyez. Nom, fonction, coordonnées, éventuellement un logo. Considérez-la comme une carte de visite numérique qui accompagne tout ce que vous écrivez. Vous la configurez une seule fois, et elle apparaît sur chaque nouveau message sans que vous ayez à retaper quoi que ce soit.
Pourquoi votre signature d'e-mail travaille plus que vous ne le pensez
Son rôle évident, ce sont les coordonnées. Personne n'a besoin de fouiller dans un fil de discussion vieux de six mois pour trouver votre numéro de téléphone. Il est juste là.
Mais la vraie valeur réside dans ce qu'elle signale avant même que quiconque ait lu un mot de votre message. Une signature soignée et complète montre que vous prenez la correspondance au sérieux, tout comme une bonne étiquette des e-mails dans le corps du message lui-même. L'absence de signature, ou une signature bâclée avec trois polices et un logo déformé, dit le contraire. Pour les professionnels auxquels nous nous adressons, ceux qui gèrent des relations clients et des affaires où chaque e-mail a son importance, cette première impression compte plus qu'on ne pourrait le croire.
Les signatures peuvent aussi accomplir un travail discret et utile au-delà de l'identification. Un lien vers votre calendrier de réservation évite tout un échange d'e-mails du type « quand êtes-vous disponible ». Une ligne renvoyant vers votre dernière étude de cas fait un peu de marketing sans donner l'impression d'une publicité. Et cela fonctionne discrètement en arrière-plan : vous la configurez une fois et elle continue de porter ses fruits sur chaque message suivant.
HTML ou texte brut : quelle signature convient réellement à votre métier
Vous avez ici deux véritables options.
Les signatures HTML prennent en charge les couleurs, les logos, les icônes cliquables et une mise en forme adéquate. La plupart des professionnels les utilisent car elles ont un rendu abouti et renforcent une marque en un coup d'œil. Si votre fonction implique une correspondance externe, c'est probablement votre choix par défaut.
Les signatures en texte brut ne sont que du texte, sans images ni mise en forme. Moins soignées, certes. Mais elles s'affichent correctement partout, sans exception. Certains secteurs, notamment le juridique et l'administration, privilégient encore le texte brut car il est garanti de s'afficher de la même manière sur tous les appareils et tous les clients de messagerie.
Beaucoup de gens conservent deux versions : une signature complète pour les nouveaux messages, et une plus courte, avec le nom et un seul moyen de contact, pour les réponses au cœur d'un fil de discussion où personne n'a besoin de revoir votre biographie complète.
Comment configurer votre signature d'e-mail
Dans Gmail :
- Ouvrez Gmail et cliquez sur l'icône en forme de roue dentée, puis sur Voir tous les paramètres.
- Faites défiler jusqu'à la section Signature et ajoutez le texte de votre signature.
- Mettez-la en forme avec la barre d'outils si vous voulez du gras, des liens ou une image.
- Faites défiler vers le bas et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Dans Outlook : les étapes varient légèrement selon que vous utilisez le nouvel Outlook, Outlook classique ou la version web. Donc, si le chemin ci-dessous ne correspond pas à votre écran, le guide des signatures de Microsoft propose la version actuelle adaptée à votre configuration. Dans Outlook classique pour Windows, il s'agit de Fichier > Options > Courrier > Signatures.
Dans Spark :
- Ouvrez les paramètres de Spark et sélectionnez Rédacteur > Signatures.
- Cliquez sur Créer une signature.
- Saisissez votre texte, ou collez du code HTML si vous avez une signature déjà conçue.
- Enregistrez, puis définissez-la comme signature par défaut pour n'importe quel compte sous Signatures par défaut.
Spark vous permet également de conserver plusieurs signatures et de basculer entre les comptes sans rien reconstruire, ce qui est bon à savoir si vous jonglez entre une adresse professionnelle et une adresse personnelle.
Six règles pour une signature qui n'a pas l'air d'un fouillis
Restez concis. Trois à cinq lignes. Nom, fonction, entreprise, un ou deux moyens de contact. Au-delà, vous ne faites qu'ajouter du défilement à chaque réponse d'un fil de discussion.
Tenez-vous-en à des polices sûres. Arial, Helvetica, Georgia. Ennuyeuses, mais fiables. Ce sont celles que tous les clients de messagerie que votre destinataire pourrait utiliser sont réellement capables d'afficher.
Limitez-vous à deux ou trois couleurs. Accordez-les à votre marque si vous en avez une. Au-delà, cela commence à ressembler à une lettre de rançon.
Gardez des images de petite taille. Environ 50 à 80 pixels de haut, moins de 100 Ko. Les grandes images ralentissent le chargement et peuvent déclencher les filtres anti-spam du côté du destinataire.
Faites en sorte que les liens aient l'air cliquables. S'il y a un lien de réservation ou une icône de réseau social, utilisez un style standard pour que les gens remarquent réellement qu'il est cliquable. Mais n'en faites pas trop avec cinq icônes sur lesquelles personne ne cliquera de toute façon.
Testez-la sur mobile. La plupart des e-mails sont désormais lus sur un téléphone. Si votre signature se désagrège sur un écran de six pouces, simplifiez-la.