The Spark Team 
Ваша. Розумна. Пошта.
Швидкий, кросплатформний поштовий клієнт, створений фільтрувати зайвий шум, щоб ви могли зосередитися на тому, що справді важливо.
Визначення
💡 Підпис електронного листа: блок тексту, а іноді зображень чи посилань, який автоматично зʼявляється внизу кожного листа, який ви надсилаєте. Імʼя, посада, контактна інформація, можливо, логотип. Уявіть його як цифрову візитівку, яка супроводжує все, що ви пишете. Ви налаштовуєте його один раз, і він зʼявляється на кожному новому повідомленні без потреби щось передруковувати.
Чому ваш підпис електронного листа працює більше, ніж ви думаєте
Очевидне завдання — контактна інформація. Нікому не доведеться перекопувати піврічну переписку, щоб знайти ваш номер телефону. Він просто тут.
Але справжня цінність — це те, що він сигналізує, перш ніж хтось прочитає бодай слово з вашого повідомлення. Чистий, повний підпис свідчить, що ви серйозно ставитеся до листування, так само як і належний етикет електронного листування у самому тексті повідомлення. Відсутність підпису або неохайний підпис із трьома шрифтами та розтягнутим логотипом свідчить про протилежне. Для професіоналів, для яких ми пишемо — людей, які керують стосунками з клієнтами та угодами, де кожен лист має певну вагу — це перше враження важить більше, ніж може здатися.
Підписи також можуть виконувати непомітну, корисну роботу поза межами ідентифікації. Посилання на ваш календар бронювання позбавляє цілого раунду листів на кшталт «коли ви вільні». Рядок із посиланням на ваш останній кейс — це легкий маркетинг, який не відчувається як реклама. І він тихо працює у фоновому режимі: ви налаштовуєте його один раз, і він приносить користь у кожному наступному повідомленні.
HTML чи звичайний текст: який підпис насправді підходить для вашої роботи
Тут у вас є два реальні варіанти.
Підписи в HTML підтримують кольори, логотипи, клікабельні іконки та належне форматування. Більшість професіоналів використовують саме їх, бо вони мають завершений вигляд і одразу підкреслюють бренд. Якщо ваша роль передбачає будь-яке зовнішнє листування, це, ймовірно, ваш варіант за замовчуванням.
Підписи у звичайному тексті — це лише текст, без зображень і без стилізації. Менш вишукано, звісно. Але вони коректно відображаються всюди, без винятків. Деякі галузі, особливо юридична та державна, все ще надають перевагу звичайному тексту, бо він гарантовано відображається однаково на кожному пристрої та в кожному поштовому клієнті.
Багато людей тримають дві версії: повний підпис для нових повідомлень і коротший — імʼя та один спосіб звʼязку — для відповідей у глибині переписки, де нікому не потрібна ваша повна біографія знову.
Як налаштувати підпис електронного листа
У Gmail:
- Відкрийте Gmail і натисніть іконку шестерні, потім Переглянути всі налаштування.
- Прокрутіть до розділу Підпис і додайте текст свого підпису.
- Відформатуйте його за допомогою панелі інструментів, якщо хочете жирний текст, посилання чи зображення.
- Прокрутіть униз і натисніть Зберегти зміни.
В Outlook: кроки трохи відрізняються залежно від того, чи ви користуєтесь новим Outlook, класичним Outlook чи вебверсією, тож якщо шлях нижче не відповідає вашому екрану, посібник Microsoft із підписів містить актуальну версію для вашого налаштування. У класичному Outlook для Windows це Файл > Параметри > Пошта > Підписи.
У Spark:
- Відкрийте Налаштування Spark і виберіть Редактор > Підписи.
- Натисніть Створити підпис.
- Введіть свій текст або вставте HTML-код, якщо у вас готовий оформлений підпис.
- Збережіть, а потім установіть його за замовчуванням для будь-якого облікового запису в розділі Підписи за замовчуванням.
Spark також дозволяє тримати кілька підписів і перемикатися між обліковими записами, нічого не перебудовуючи, що варто знати, якщо ви жонглюєте робочою та особистою адресами.
Шість правил підпису, який не має вигляду безладу
Пишіть стисло. Від трьох до пʼяти рядків. Імʼя, посада, компанія, один чи два способи звʼязку. Поза цим ви просто додаєте прокручування до кожної відповіді в переписці.
Дотримуйтесь безпечних шрифтів. Arial, Helvetica, Georgia. Нудно, але надійно. Це те, що справді може відобразити будь-який поштовий клієнт, яким може користуватися ваш одержувач.
Обмежтеся двома-трьома кольорами. Використайте кольори свого бренду, якщо він у вас є. Поза цим підпис починає мати вигляд записки з вимогою викупу.
Тримайте зображення невеликими. Приблизно 50–80 пікселів заввишки, менше ніж 100 КБ. Великі зображення сповільнюють завантаження і можуть спрацьовувати спам-фільтри на боці одержувача.
Зробіть посилання клікабельними на вигляд. Якщо є посилання на бронювання чи іконка соцмережі, використовуйте стандартний стиль, щоб люди справді помічали, що це клікабельне. Але не перестарайтеся з пʼятьма іконками, на які все одно ніхто не натисне.
Перевірте його на мобільному. Більшість листів тепер читають на телефоні. Якщо ваш підпис розсипається на шестидюймовому екрані, спростіть його.