Smarte, fokussierte E-Mails.
Perfekte Cross-Platform-Mails für mehr Ordnung – so können Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Definition
💡 E-Mail-Adresse automatisch ausfüllen: Wenn Sie im Feld „An“ anfangen, den Namen oder die E-Mail-Adresse einer Person einzugeben und Ihr E-Mail-Client automatisch Kontakte vorschlägt. Geben Sie „John“ ein, und es werden Ihnen „John Smith john@example.com“, „Johnny Williams“ und alle anderen angezeigt, die zu diesem Muster passen.
Der Zweck des automatischen Ausfüllens
Das automatische Ausfüllen spart Zeit, wenn Sie an einem Tag viele E-Mails senden.
Statt jedes Mal beim Verfassen einer Nachricht vollständige E-Mail-Adressen einzugeben, tippen Sie nur ein paar Buchstaben ein und wählen aus den vorgeschlagenen Kontakten aus. Bei Personen, denen Sie häufig schreiben, geht es praktisch sofort. Geben Sie zwei oder drei Zeichen ein, drücken Sie die Eingabetaste, fertig.
Es gibt aber noch einen versteckten Vorteil: Es reduziert Tippfehler. Wenn Sie sich bei einer E-Mail-Adresse vertippen, kommt Ihre Nachricht nicht an oder landet bei der falschen Person (manchmal mit unangenehmen Folgen). Das automatische Ausfüllen greift auf Ihre Kontakte und vorherigen Empfänger zurück, sodass Sie verifizierte Adressen auswählen, statt sie erneut manuell einzutippen. Das automatische Ausfüllen verhindert die meisten dieser Fehler.
Die Funktion lernt auch aus Ihrem Verhalten. Je häufiger Sie jemandem schreiben, desto weiter oben erscheint die Person in den Vorschlägen. Schreiben Sie Ihrem Chef jeden Tag? Dann erscheint sein Name zuerst, wenn Sie „B“ eingeben. Haben Sie diesem zufälligen Anbieter seit drei Jahren nicht mehr geschrieben? Dann ist er in den Vorschlägen ganz unten, bis Sie nach unten scrollen.
Ein nerviger Punkt: Das automatische Ausfüllen schlägt manchmal alte Kontakte vor, denen Sie gar nicht mehr schreiben, oder wählt den falschen „John“ aus, weil Sie vor zwei Jahren einmal einem anderen John geschrieben haben. Die meisten Clients lassen Sie einzelne Vorschläge entfernen, aber es ist nicht immer offensichtlich, wie das geht.
So funktioniert das System
Abgleich mit der Kontaktdatenbank ist der zentrale Mechanismus. Wenn Sie im Empfängerfeld tippen, durchsucht Ihr E-Mail-Client Ihre Kontakte, aktuelle Empfänger und (je nach Client) das Verzeichnis Ihrer Organisation, wenn Sie ein geschäftliches E-Mail-System verwenden. Dabei wird Ihre Eingabe mit Namen, E-Mail-Adressen und manchmal sogar mit Spitznamen oder Firmennamen abgeglichen.
Häufigkeitsbasierte Rangfolge bestimmt die Reihenfolge der Vorschläge. Clients erfassen, wie oft Sie an jede Adresse senden, und priorisieren häufig kontaktierte Personen. Deshalb werden Ihre fünf wichtigsten Arbeitskollegen immer zuerst angezeigt, auch wenn ihre Namen alphabetisch hinter anderen Treffern stehen.
Unscharfer Abgleich fängt Tippfehler bei Ihrer Eingabe ab. Geben Sie „Jhon“ ein, und die meisten Systeme sind intelligent genug, um „John“ vorzuschlagen. Der Algorithmus sucht nach ähnlichen Treffern, nicht nur nach exakten Übereinstimmungen. Hilfreich, wenn Sie schnell tippen und dabei einen Buchstaben verwechseln.
Verzeichnisintegration gilt, wenn Sie eine geschäftliche E-Mail in Exchange oder Google Workspace verwenden. Der Client fragt das Verzeichnis der Organisation ab (GAL in Outlook, Directory in Google Workspace) und zeigt Kollegen an, auch wenn Sie ihnen noch nie zuvor geschrieben haben. Normalerweise werden diese getrennt von Ihren persönlichen Kontakten angezeigt, oft mit einem Firmensymbol oder einer Beschriftung zur Unterscheidung.
Einige Clients synchronisieren Daten für das automatische Ausfüllen auch zwischen Geräten. Senden Sie jemandem auf Ihrem Laptop eine E-Mail, lernt die automatische Ausfüllfunktion auf Ihrem Smartphone diese Person ebenfalls kennen. Praktisch, aber das bedeutet auch: Wenn Sie auf einem Gerät versehentlich eine Nachricht an die falsche Person senden, lernen alle Ihre Geräte diese falsche Adresse kennen.
Sie können steuern, was im automatischen Ausfüllen angezeigt wird, auch wenn der Vorgang je nach Client unterschiedlich ist.
In Gmail
Gmail speichert Personen, mit denen Sie interagieren, bereits automatisch unter „Weitere Kontakte“ und schlägt sie vor, wenn Sie im Feld „An“ tippen.
Unerwünschte Vorschläge entfernen
- Beginnen Sie im Feld „An“ mit der Eingabe einer E-Mail-Adresse
- Gmail zeigt automatisch Vorschläge an
- Um einen Vorschlag zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und dann auf Vorschlag ausblenden.
- Diese Adresse wird aus zukünftigen Vorschlägen entfernt
- Um alle Kontakte zu verwalten: Klicken Sie auf das Google-Apps-Menü (neun Punkte), wählen Sie Kontakte aus und bearbeiten oder löschen Sie Einträge
Laut der offiziellen Google-Supportdokumentation greift Gmail auf Ihre Google Kontakte, aktuelle Empfänger und alle Personen in Ihrem Google-Workspace-Verzeichnis zu, falls Sie eines haben. Die Methode mit dem Darüberfahren und dem Klick auf das X ist als primäre Möglichkeit zum Entfernen von Vorschlägen bestätigt.
In Outlook:
Je nachdem, welches Konto Sie verwenden, nutzen Kontaktvorschläge persönliche Kontakte, Kontakte aus Ihrer Organisation (z. B. Kontakte aus einer Global Address List) sowie gespeicherte Namen und Adressen, die Sie zuvor beim Senden von Nachrichten verwendet haben. Weitere Informationen zur Verwaltung finden Sie in der Microsoft-Dokumentation.
In Spark:
Stellen Sie zunächst sicher, dass Spark Zugriff auf Ihre Kontakte-App hat: Öffnen Sie Systemeinstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Kontakte > Aktivieren Sie den Schalter für Spark Desktop.
Um dann automatisch vorgeschlagene Empfänger zu aktivieren, öffnen Sie Spark Desktop-Einstellungen > Composer > Automatically Suggested Recipients > und aktivieren Sie anschließend den Schalter.
Unerwünschte Vorschläge entfernen
Um einen falschen Kontakt zu entfernen, beginnen Sie mit dem Verfassen einer E-Mail > Geben Sie die Adresse des Empfängers ein und stellen Sie sicher, dass der falsche Kontakt automatisch ergänzt wird > Wählen Sie ihn nicht aus und klicken Sie rechts im Vorschlag auf „x“, um ihn zu entfernen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeleitfaden zum Entfernen falscher Kontaktvorschläge.
Tipps für übersichtlichere Vorschläge
Prüfen Sie Vorschläge, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Das automatische Ausfüllen ist schnell, aber genau diese Geschwindigkeit kann nach hinten losgehen. Sie möchten „John Smith“, wählen aber versehentlich „John Sanders“ aus, weil Sie nicht aufgepasst haben. Nehmen Sie sich einen kurzen Moment, um zu prüfen, ob Sie wirklich die richtige Person ausgewählt haben.
Bereinigen Sie Ihre Kontakte regelmäßig. Alte E-Mail-Adressen von Personen, die den Job gewechselt haben, doppelte Einträge für dieselbe Person, dieser Praktikant von vor fünf Jahren, dem Sie nie wieder schreiben werden. Löschen Sie sie. Das reduziert Unordnung in Ihren Vorschlägen zur automatischen Vervollständigung und hilft Ihnen, aktuelle Kontakte schneller zu finden.
Verwenden Sie Spitznamen oder Notizen in Kontakteinträgen. Wenn Sie regelmäßig drei verschiedenen „Mikes“ schreiben, geben Sie ihnen in Ihren Kontakten eindeutige Spitznamen. „Mike – Recht“, „Mike – Kunde“, „Mike – Dev-Team.“. Das automatische Ausfüllen zeigt diese Bezeichnungen an, und Sie wählen jedes Mal die richtige Person aus.
Seien Sie bei ähnlichen Namen vorsichtig. Wenn Sie sowohl mit „john@company.com“ als auch mit „john@client.com“ arbeiten, kann das automatische Ausfüllen leicht die falsche Adresse wählen. Prüfen Sie noch einmal genau, wenn Sie mehrere Treffer mit nahezu identischen Namen sehen.
Entfernen Sie peinliche Vorschläge sofort. Haben Sie betrunken eine E-Mail an den Ex geschickt? Haben Sie versehentlich Ihr privates Konto in einen beruflichen Thread aufgenommen? Löschen Sie diesen Vorschlag sofort, bevor Sie ihn im beruflichen Kontext noch einmal versehentlich verwenden.
Verlassen Sie sich bei wichtigen E-Mails nicht auf das automatische Ausfüllen. Wenn Sie etwas rechtlich Sensibles, finanziell Wichtiges oder Karriereentscheidendes senden, geben Sie die E-Mail-Adresse manuell ein und prüfen Sie sie dreimal. Das automatische Ausfüllen ist praktisch, aber nicht unfehlbar.