Smart. Concentrazione. Email.
Posta elettronica veloce e multipiattaforma progettata per filtrare i fastidi.
Definizione
💡 Compilazione automatica dell'indirizzo email: quando inizi a digitare il nome o l'email di qualcuno nel campo "A" e il tuo client di posta elettronica suggerisce automaticamente i contatti. Digita "John" e ti mostrerà "John Smith john@example.com", "Johnny Williams" e chiunque altro corrisponda a quel modello.
Lo scopo della compilazione automatica
La compilazione automatica fa risparmiare tempo quando invii molte email in un giorno.
Invece di digitare ogni volta gli indirizzi email completi quando componi un messaggio, inserisci poche lettere e selezioni tra i contatti suggeriti. Per le persone a cui scrivi spesso, è praticamente istantanea. Digita due o tre caratteri, premi Invio, fatto.
Ma c'è anche un vantaggio nascosto: riduce gli errori di battitura. Digitare male un indirizzo email significa che il tuo messaggio viene respinto o finisce alla persona sbagliata (a volte con conseguenze disastrose). La compilazione automatica attinge ai tuoi contatti e ai destinatari precedenti, quindi selezioni indirizzi verificati invece di riscriverli manualmente. La compilazione automatica evita la maggior parte di questi problemi.
Questa funzione impara anche dal tuo comportamento. Più spesso scrivi a qualcuno, più in alto apparirà nei suggerimenti. Scrivi ogni giorno al tuo capo? Il suo nome comparirà per primo quando digiti "B". Non hai scritto a quel fornitore occasionale da tre anni? Sarà sepolto nei suggerimenti finché non scorri verso il basso.
Un aspetto fastidioso: la compilazione automatica a volte suggerisce vecchi contatti a cui non scrivi più, oppure sceglie il "John" sbagliato perché una volta hai scritto a un altro John due anni fa. La maggior parte dei client ti consente di rimuovere suggerimenti specifici, ma non è sempre chiaro come fare.
Come funziona il sistema
La corrispondenza con il database dei contatti è il meccanismo principale. Quando digiti nel campo del destinatario, il tuo client di posta elettronica cerca tra i tuoi contatti, i destinatari recenti e (a seconda del client) nella directory della tua organizzazione, se usi un sistema di posta aziendale. Confronta ciò che hai digitato con nomi, indirizzi email e talvolta anche soprannomi o nomi di aziende.
La classificazione per frequenza determina l'ordine dei suggerimenti. I client tengono traccia di quanto spesso invii messaggi a ciascun indirizzo e danno priorità alle persone che contatti più di frequente. Per questo i tuoi cinque principali colleghi di lavoro compaiono sempre per primi, anche se i loro nomi vengono dopo altri risultati in ordine alfabetico.
La corrispondenza approssimativa gestisce gli errori di battitura mentre scrivi. Digita "Jhon" e la maggior parte dei sistemi sarà abbastanza intelligente da suggerire "John". L'algoritmo cerca corrispondenze simili, non solo esatte. Utile quando scrivi velocemente e sbagli una lettera.
L'integrazione con la directory si applica se usi un'email di lavoro su Exchange o Google Workspace. Il client interroga la directory dell'organizzazione (GAL in Outlook, Directory in Google Workspace) e mostra i colleghi anche se non hai mai inviato loro un'email prima. Di solito questi compaiono separatamente dai tuoi contatti personali, spesso con un'icona o un'etichetta aziendale per distinguerli.
Alcuni client sincronizzano anche i dati della compilazione automatica tra i dispositivi. Invia un'email a qualcuno dal tuo laptop e anche la compilazione automatica del tuo telefono lo apprenderà. Comodo, ma significa che un messaggio inviato per errore alla persona sbagliata da un dispositivo insegna a tutti i tuoi dispositivi quell'indirizzo sbagliato.
Puoi controllare cosa compare nella compilazione automatica, anche se il processo varia in base al client.
In Gmail
Gmail salva già automaticamente in "Altri contatti" le persone con cui interagisci e le suggerisce quando digiti nel campo "A".
Rimozione dei suggerimenti indesiderati
- Inizia a digitare un indirizzo email nel campo "A"
- Gmail mostra automaticamente i suggerimenti
- Per rimuovere un suggerimento, fai clic con il pulsante destro del mouse e poi su Nascondi suggerimento.
- Quell'indirizzo verrà rimosso dai suggerimenti futuri
- Per gestire tutti i contatti: fai clic sul menu delle app Google (nove puntini), seleziona Contatti e modifica o elimina le voci
In base alla documentazione ufficiale dell'assistenza Google, Gmail attinge dai tuoi Contatti Google, dai destinatari recenti e da chiunque sia nella directory di Google Workspace, se ne hai una. Il metodo passa-il-cursore-e-fai-clic-sulla-X è confermato come il modo principale per rimuovere i suggerimenti.
In Outlook:
A seconda dell'account che stai usando, i Suggerimenti contatti utilizzano contatti personali, contatti della tua organizzazione (come quelli di un Elenco indirizzi globale) e nomi e indirizzi salvati che hai usato in precedenza per inviare messaggi. Puoi trovare maggiori informazioni sulla loro gestione nella documentazione Microsoft.
Con Spark:
Per prima cosa, assicurati che Spark abbia accesso all'app Contatti: apri Impostazioni di Sistema > Privacy & Sicurezza > Contatti > attiva l'interruttore per Spark Desktop.
Poi, per abilitare i Destinatari suggeriti automaticamente, apri Impostazioni di Spark Desktop > Composer > Destinatari suggeriti automaticamente > e quindi attiva l'interruttore.
Rimozione dei suggerimenti indesiderati
Per rimuovere un contatto errato, inizia a comporre un'email > digita l'indirizzo del destinatario e assicurati che il contatto errato venga compilato automaticamente > non selezionarlo e fai clic sulla "x" a destra del suggerimento per rimuoverlo. Puoi trovare maggiori informazioni nella guida per rimuovere i suggerimenti di contatto errati.
Suggerimenti per avere suggerimenti più puliti
Controlla i suggerimenti prima di premere Invia. La compilazione automatica è veloce, ma questa velocità può ritorcersi contro di te. Vuoi "John Smith" ma selezioni per sbaglio "John Sanders" perché non stavi prestando attenzione. Prenditi mezzo secondo per confermare di aver scelto la persona giusta.
Pulisci periodicamente i tuoi contatti. Vecchi indirizzi email di persone che hanno cambiato lavoro, voci duplicate per la stessa persona, quello stagista di cinque anni fa a cui non scriverai mai più. Eliminali. Riduce il disordine nei suggerimenti della compilazione automatica e rende più rapido trovare i contatti attuali.
Usa soprannomi o note nelle voci dei contatti. Se hai tre "Mike" a cui scrivi regolarmente, assegna loro soprannomi distintivi nei tuoi contatti. "Mike - Ufficio legale", "Mike - Cliente", "Mike - Team di sviluppo". La compilazione automatica mostrerà queste etichette e sceglierai sempre quella giusta.
Fai attenzione ai nomi simili. Se lavori sia con "john@company.com" sia con "john@client.com", la compilazione automatica può facilmente scegliere quello sbagliato. Controlla bene quando vedi più corrispondenze con nomi quasi identici.
Rimuovi subito i suggerimenti imbarazzanti. Hai inviato un'email da ubriaco a un ex? Hai incluso per sbaglio il tuo account personale in una conversazione di lavoro? Elimina subito quel suggerimento prima di usarlo di nuovo per errore in un contesto professionale.
Non fare affidamento sulla compilazione automatica per email critiche. Se stai inviando qualcosa di delicato dal punto di vista legale, importante dal punto di vista finanziario o decisivo per la tua carriera, digita manualmente l'indirizzo email e controllalo tre volte. La compilazione automatica è comoda, ma non infallibile.