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Definição
💡 Preenchimento automático de endereço de e-mail: quando você começa a digitar o nome ou o e-mail de alguém no campo "Para" e seu cliente de e-mail sugere contatos automaticamente. Digite "John" e ele mostrará "John Smith john@example.com", "Johnny Williams" e qualquer outra pessoa que corresponda a esse padrão.
O objetivo do preenchimento automático
O preenchimento automático economiza tempo quando você envia muitos e-mails por dia.
Em vez de digitar endereços de e-mail completos toda vez que você redige uma mensagem, você digita algumas letras e seleciona entre os contatos sugeridos. Para as pessoas com quem você troca e-mails com frequência, isso é basicamente instantâneo. Digite dois ou três caracteres, pressione Enter e pronto.
Mas há um benefício oculto: isso reduz erros de digitação. Digitar um endereço de e-mail errado significa que sua mensagem será devolvida ou irá para a pessoa errada (às vezes de forma desastrosa). O preenchimento automático usa seus contatos e destinatários anteriores, então você seleciona endereços verificados em vez de digitá-los manualmente novamente. O preenchimento automático evita a maioria desses problemas.
O recurso também aprende com o seu comportamento. Quanto mais você envia e-mails para alguém, mais acima essa pessoa aparece nas sugestões. Você manda e-mail para seu chefe todos os dias? O nome dele aparece primeiro quando você digita "B". Não enviou e-mail para aquele fornecedor aleatório há três anos? Ele ficará enterrado nas sugestões até você rolar a tela para baixo.
Uma coisa irritante: o preenchimento automático às vezes sugere contatos antigos para os quais você não envia mais e-mails, ou escolhe o "John" errado porque você enviou um e-mail para um John diferente há dois anos. A maioria dos clientes permite remover sugestões específicas, mas nem sempre é óbvio como fazer isso.
Como o sistema funciona
A correspondência com o banco de dados de contatos é o mecanismo principal. Quando você digita no campo do destinatário, seu cliente de e-mail pesquisa seus contatos, destinatários recentes e (dependendo do cliente) o diretório da sua organização se você estiver em um sistema de e-mail corporativo. Ele compara o que você digitou com nomes, endereços de e-mail e, às vezes, até apelidos ou nomes de empresas.
A classificação por frequência determina a ordem das sugestões. Os clientes acompanham a frequência com que você envia para cada endereço e priorizam as pessoas contatadas com mais frequência. É por isso que seus cinco principais colegas de trabalho sempre aparecem primeiro, mesmo que os nomes deles venham depois de outras correspondências em ordem alfabética.
A correspondência aproximada lida com erros de digitação enquanto você escreve. Digite "Jhon" e a maioria dos sistemas será inteligente o suficiente para sugerir "John". O algoritmo procura correspondências próximas, não apenas exatas. Útil quando você está digitando rápido e erra uma letra.
A integração com diretórios se aplica se você estiver usando um e-mail de trabalho no Exchange ou no Google Workspace. O cliente consulta o diretório da organização (GAL no Outlook, Diretório no Google Workspace) e mostra colegas mesmo que você nunca tenha enviado e-mail para eles antes. Normalmente, eles aparecem separados dos seus contatos pessoais, muitas vezes com um ícone ou rótulo da empresa para diferenciá-los.
Alguns clientes também sincronizam dados de preenchimento automático entre dispositivos. Envie um e-mail para alguém no seu laptop, e o preenchimento automático do seu celular também aprenderá sobre essa pessoa. É prático, mas isso significa que uma mensagem enviada acidentalmente para a pessoa errada em um dispositivo ensina todos os seus dispositivos sobre esse endereço incorreto.
Você pode controlar o que aparece no preenchimento automático, embora o processo varie de acordo com o cliente.
No Gmail
O Gmail já salva automaticamente as pessoas com quem você interage em "Outros contatos" e as sugere quando você digita no campo "Para".
Removendo sugestões indesejadas
- Comece a digitar um endereço de e-mail no campo "Para"
- O Gmail mostra sugestões automaticamente
- Para remover uma sugestão, clique com o botão direito e clique em Ocultar sugestão.
- Esse endereço é removido de sugestões futuras
- Para gerenciar todos os contatos: clique no menu de apps do Google (nove pontos), selecione Contatos e edite ou exclua entradas
Com base na documentação oficial de suporte do Google, o Gmail usa seus Contatos do Google, destinatários recentes e qualquer pessoa no diretório do Google Workspace, se você tiver um. O método de passar o mouse e clicar no X é confirmado como a principal forma de remover sugestões.
No Outlook:
Dependendo da conta que você estiver usando, as Sugestões de Contato usam contatos pessoais, contatos da sua organização (como contatos de uma Lista Global de Endereços) e nomes e endereços salvos que você usou anteriormente ao enviar mensagens. Você pode encontrar mais informações sobre como gerenciar isso na documentação da Microsoft.
No Spark:
Primeiro, verifique se o Spark tem acesso ao app Contatos: abra Ajustes do Sistema > Privacidade & Segurança > Contatos > Ative o botão do Spark Desktop.
Depois, para ativar os Destinatários Sugeridos Automaticamente, abra Ajustes do Spark Desktop > Composer > Destinatários Sugeridos Automaticamente > e ative o botão.
Removendo sugestões indesejadas
Para remover um contato incorreto, comece a redigir um e-mail > digite o endereço do destinatário e verifique se o contato incorreto é preenchido automaticamente > não o selecione e clique no "x" à direita da sugestão para removê-lo. Você pode encontrar mais informações no guia de ajuda sobre como remover sugestões de contatos incorretas.
Dicas para sugestões mais limpas
Revise as sugestões antes de clicar em Enviar. O preenchimento automático é rápido, mas essa velocidade pode sair pela culatra. Você quer "John Smith", mas seleciona acidentalmente "John Sanders" porque não estava prestando atenção. Leve meio segundo para confirmar que você escolheu a pessoa certa.
Limpe seus contatos periodicamente. Endereços de e-mail antigos de pessoas que mudaram de emprego, entradas duplicadas para a mesma pessoa, aquele estagiário de cinco anos atrás para quem você nunca mais vai mandar e-mail. Exclua-os. Isso reduz a bagunça nas sugestões de preenchimento automático e torna mais rápido encontrar contatos atuais.
Use apelidos ou notas nas entradas de contato. Se você tem três "Mike" com quem troca e-mails regularmente, dê a eles apelidos que os diferenciem nos seus contatos. "Mike - Jurídico", "Mike - Cliente", "Mike - Equipe de Dev". O preenchimento automático mostrará esses rótulos, e você escolherá o certo todas as vezes.
Tenha cuidado com nomes parecidos. Se você trabalha com "john@company.com" e "john@client.com", o preenchimento automático pode facilmente pegar o errado. Confira novamente quando vir várias correspondências com nomes quase idênticos.
Remova sugestões constrangedoras imediatamente. Mandou um e-mail bêbado para um ex? Incluiu acidentalmente sua conta pessoal em uma conversa de trabalho? Exclua essa sugestão imediatamente antes de usá-la de novo sem querer em um contexto profissional.
Não confie no preenchimento automático para e-mails críticos. Se você estiver enviando algo juridicamente sensível, financeiramente importante ou decisivo para sua carreira, digite o endereço de e-mail manualmente e verifique-o três vezes. O preenchimento automático é conveniente, não infalível.