E-mail. Intelligent. Concentré.
Un e-mail rapide et multiplateforme conçu pour filtrer le bruit.
Définition
💡 Remplissage automatique de l’adresse e-mail : lorsque vous commencez à saisir le nom ou l’adresse e-mail de quelqu’un dans le champ « À » et que votre client de messagerie suggère automatiquement des contacts. Tapez « John » et il vous affiche « John Smith john@example.com », « Johnny Williams » et toute autre personne correspondant à ce modèle.
L’intérêt du remplissage automatique
Le remplissage automatique vous fait gagner du temps lorsque vous envoyez beaucoup d’e-mails dans une journée.
Au lieu de saisir des adresses e-mail complètes chaque fois que vous rédigez un message, vous tapez quelques lettres et sélectionnez parmi les contacts suggérés. Pour les personnes à qui vous envoyez souvent des e-mails, c’est quasiment instantané. Tapez deux ou trois caractères, appuyez sur Entrée, et c’est terminé.
Mais il y a aussi un avantage caché : cela réduit les fautes de frappe. Une erreur dans une adresse e-mail signifie que votre message revient en erreur ou arrive à la mauvaise personne (parfois avec des conséquences désastreuses). Le remplissage automatique s’appuie sur vos contacts et vos précédents destinataires, de sorte que vous sélectionnez des adresses vérifiées au lieu de les ressaisir manuellement. Le remplissage automatique évite la plupart de ces problèmes.
Cette fonctionnalité apprend aussi de votre comportement. Plus vous envoyez d’e-mails à quelqu’un, plus cette personne remonte dans les suggestions. Vous envoyez un e-mail à votre patron tous les jours ? Son nom apparaîtra en premier quand vous taperez « B ». Vous n’avez pas envoyé d’e-mail à ce fournisseur aléatoire depuis trois ans ? Il sera relégué dans les suggestions jusqu’à ce que vous fassiez défiler la liste.
Un point agaçant : le remplissage automatique suggère parfois d’anciens contacts à qui vous n’écrivez plus, ou il choisit le mauvais « John » parce que vous avez envoyé un e-mail à un autre John il y a deux ans. La plupart des clients permettent de supprimer des suggestions spécifiques, mais la méthode n’est pas toujours évidente.
Comment le système fonctionne
La correspondance avec la base de données des contacts est le mécanisme principal. Lorsque vous tapez dans le champ du destinataire, votre client de messagerie recherche dans vos contacts, vos destinataires récents et (selon le client) dans l’annuaire de votre organisation si vous utilisez un système de messagerie d’entreprise. Il compare ce que vous avez saisi avec les noms, les adresses e-mail et parfois même les surnoms ou les noms d’entreprise.
Le classement par fréquence détermine l’ordre des suggestions. Les clients suivent la fréquence à laquelle vous envoyez des messages à chaque adresse et donnent la priorité aux personnes que vous contactez souvent. C’est pourquoi vos cinq principaux collègues de travail apparaissent toujours en premier, même si leurs noms viennent plus tard dans l’ordre alphabétique que d’autres correspondances.
La correspondance approximative gère les fautes de frappe pendant la saisie. Tapez « Jhon » et la plupart des systèmes sont assez intelligents pour suggérer « John ». L’algorithme recherche des correspondances proches, pas seulement exactes. Pratique lorsque vous tapez vite et vous trompez sur une lettre.
L’intégration à l’annuaire s’applique si vous utilisez une messagerie professionnelle sur Exchange ou Google Workspace. Le client interroge l’annuaire de l’organisation (GAL dans Outlook, Directory dans Google Workspace) et affiche des collègues même si vous ne leur avez jamais envoyé d’e-mail auparavant. En général, ils apparaissent séparément de vos contacts personnels, souvent avec une icône ou un libellé d’entreprise pour les distinguer.
Certains clients synchronisent aussi les données de remplissage automatique entre les appareils. Envoyez un e-mail à quelqu’un depuis votre ordinateur portable, et le remplissage automatique de votre téléphone l’apprendra aussi. Pratique, mais cela signifie qu’un message envoyé par erreur à la mauvaise personne sur un appareil apprend aussi à tous vos appareils cette mauvaise adresse.
Vous pouvez contrôler ce qui apparaît dans le remplissage automatique, même si le processus varie selon le client.
Dans Gmail
Gmail enregistre déjà automatiquement les personnes avec lesquelles vous interagissez dans « Autres contacts » et les suggère lorsque vous tapez dans le champ « À ».
Supprimer les suggestions indésirables
- Commencez à saisir une adresse e-mail dans le champ « À »
- Gmail affiche automatiquement des suggestions
- Pour supprimer une suggestion, faites un clic droit et cliquez sur Masquer la suggestion.
- Cette adresse sera supprimée des suggestions futures
- Pour gérer tous les contacts : cliquez sur le menu des applications Google (neuf points), sélectionnez Contacts, puis modifiez ou supprimez des entrées
D’après la documentation d’assistance officielle de Google, Gmail s’appuie sur vos Contacts Google, vos destinataires récents et toute personne présente dans votre annuaire Google Workspace si vous en avez un. La méthode consistant à survoler puis cliquer sur le X est confirmée comme le principal moyen de supprimer des suggestions.
Dans Outlook :
Selon le compte que vous utilisez, les suggestions de contacts utilisent les contacts personnels, les contacts de votre organisation (comme ceux d’une liste d’adresses globale) et les noms et adresses enregistrés que vous avez déjà utilisés lors de l’envoi de messages. Vous trouverez plus d’informations sur leur gestion dans la documentation Microsoft.
Dans Spark :
Assurez-vous d’abord que Spark a accès à votre app Contacts : ouvrez Réglages Système > Confidentialité & sécurité > Contacts > Activez l’interrupteur pour Spark Desktop.
Ensuite, pour activer les destinataires suggérés automatiquement, ouvrez Réglages de Spark Desktop > Composer > Destinataires suggérés automatiquement > puis activez l’interrupteur.
Supprimer les suggestions indésirables
Pour supprimer un contact incorrect, commencez à rédiger un e-mail > saisissez l’adresse du destinataire et assurez-vous que le mauvais contact se remplit automatiquement > ne le sélectionnez pas et cliquez sur le « x » à droite de la suggestion pour le supprimer. Vous trouverez plus d’informations dans le guide d’aide pour supprimer des suggestions de contacts incorrectes.
Conseils pour des suggestions plus propres
Vérifiez les suggestions avant d’appuyer sur Envoyer. Le remplissage automatique est rapide, mais cette rapidité peut se retourner contre vous. Vous voulez « John Smith », mais vous sélectionnez accidentellement « John Sanders » parce que vous ne faisiez pas attention. Prenez une demi-seconde pour vérifier que vous avez la bonne personne.
Nettoyez régulièrement vos contacts. Anciennes adresses e-mail de personnes qui ont changé d’emploi, entrées en double pour la même personne, ce stagiaire d’il y a cinq ans à qui vous n’écrirez plus jamais. Supprimez-les. Cela réduit l’encombrement dans vos suggestions de remplissage automatique et permet de trouver plus vite les contacts actuels.
Utilisez des surnoms ou des notes dans les fiches de contact. Si vous avez trois « Mike » à qui vous envoyez régulièrement des e-mails, donnez-leur des surnoms distinctifs dans vos contacts. « Mike - Juridique », « Mike - Client », « Mike - Équipe de développement ». Le remplissage automatique affichera ces libellés et vous choisirez la bonne personne à chaque fois.
Faites attention aux noms similaires. Si vous travaillez à la fois avec « john@company.com » et « john@client.com », le remplissage automatique peut facilement sélectionner le mauvais. Vérifiez bien lorsque vous voyez plusieurs correspondances avec des noms presque identiques.
Supprimez immédiatement les suggestions embarrassantes. Vous avez envoyé un e-mail en état d’ivresse à votre ex ? Vous avez inclus par erreur votre compte personnel dans un fil de discussion professionnel ? Supprimez immédiatement cette suggestion avant de l’utiliser à nouveau par erreur dans un contexte professionnel.
Ne comptez pas sur le remplissage automatique pour les e-mails critiques. Si vous envoyez quelque chose de sensible sur le plan juridique, d’important sur le plan financier ou de décisif pour votre carrière, saisissez l’adresse e-mail manuellement et vérifiez-la trois fois. Le remplissage automatique est pratique, pas infaillible.