丹精込めて作成したメールへの返信がない場合、どうすれば良いのでしょうか？ 返信がなかった後のフォローアップメールは、会話を再燃させ、待っていた返事を引き出すきっかけになる可能性があります。 誰もが忙しいものですし、丁寧なリマインドは決して悪いことではありません。 この記事では、特に転職面接や応募メールなどのケースに焦点を当て、効果的なフォローアップメールを送るコツについて説明します。 さらに、テンプレートとヒントを提供して、フォローアップの達人になるためのサポートをします。
返信がない後、フォローアップメールを書くためのポイント
- 忍耐強く、ただし受動的ではなく：一般的に、1週間ほど待つのが礼儀とされています。 ただし、この目安は、メールの内容や緊急性によって異なる場合があります。
- 理解を示す：受信者の忙しいスケジュールや見落としに対する共感と理解を示しましょう。 非難したり、せっかちに聞こえないように気をつけましょう。
- 目的を再確認する：フォローアップの理由と、その重要性を明確に述べましょう。 簡潔に、そして要点を押さえてください。
- 価値提案：返信または行動を起こすことで、受信者が得られる価値や利益を思い出させてください。
- 行動喚起：返信、面談、追加情報の要求など、 明確な行動喚起を含めるようにしましょう。
- 丁寧な口調：メールを通して、礼儀正しく、プロフェッショナルな口調を維持しましょう。 要求の強い言葉や不必要な緊急感を使用しないようにしましょう。
フォローアップメールの例
例 1
件名: [求人ポジション] への応募のフォローアップ
[採用担当者名] 様
お世話になっております。 このメッセージがあなたに届くことを願っています。 [会社名]の[求人ポジション]への応募について、改めて確認させていただきたく存じます。 応募書類の審査に時間を割いてくださったことに感謝いたします。
[会社名]に入社したいという気持ちは依然強く、私の[主なスキル/経験]は、求人条件にぴったり合致すると確信しております。 もし、選考を進めるために必要な追加資料や情報があれば、遠慮なくご連絡ください。
ご検討いただき、誠にありがとうございます。
敬具
[あなたの名前]
例 2
件名: 先日の会話について
[受信者名] 様
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お世話になっております。 ご多忙の中、恐縮ですが、 [トピック]について最近お話させていただいた件について、確認させていただきたく存じます。
もし、お時間があれば、ぜひご意見や質問をお伺いできればと思っています。
ご都合の良いときに、返信をお待ちしております。
敬具
[あなたの名前]
返信がない場合にフォローアップメールを送ることは、礼儀正しいジェスチャーであるだけでなく、プロフェッショナルなコミュニケーションツールにおける戦略的な一手でもあります。 ヒントに従い、用意されたテンプレートを使うことで、あなたが求める返事をもらえる可能性が高まります。 フォローアップメールの世界では、根気と忍耐があなたの味方であることを忘れないでください。 面接の返事を待っているときでも、商談を再開させたいときでも、よく練られたフォローアップメールは、あなたの目標を前進させるきっかけになるはずです。