The Spark Team 
E-mail. Intelligent. Concentré.
Un e-mail rapide et multiplateforme conçu pour filtrer le bruit.
Définition
💡 Désencombrement de la boîte de réception : un nettoyage ponctuel où vous réduisez votre boîte de réception à ce qui compte vraiment, en vous désabonnant de ce que vous ne lisez pas, en archivant ce qui est réglé et en supprimant ce qui ne fait que prendre de la place.
Pourquoi “l'encombrement des e-mails” s'accumule plus vite que vous ne le nettoyez
Personne ne s'assoit pour décider de laisser 4 000 e-mails non lus s'accumuler. Cela se produit une inscription à une newsletter, un fil en copie, une pièce jointe "au cas où" à la fois. Sur le moment, rien de tout cela ne ressemble à une décision.
Le problème, c'est ce que cette pile fait aux e-mails qui comptent vraiment. Chaque badge de non-lu que vous ignorez, chaque newsletter que vous comptiez lire il y a trois mois, ajoute du bruit entre vous et l'e-mail client que vous avez réellement besoin de voir aujourd'hui. Mais ce n'est pas le désordre en soi qui vous coûte cher, c'est ce que ce désordre enfouit en dessous.
Les quatre cavaliers de l'apocalypse de l'encombrement des e-mails
L'encombrement n'est pas réparti uniformément. Il a tendance à se concentrer dans quelques endroits prévisibles.
Les newsletters et les e-mails marketing que vous avez cessé de lire il y a des mois. Vous vous êtes inscrit une fois, vous vouliez vous désabonner, vous ne l'avez jamais fait.
Les anciens fils qui ont été réglés mais jamais archivés. Le projet a été livré, la décision a été prise, et l'e-mail est resté là malgré tout. Il n'est tout simplement jamais parti.
Les pièces jointes qui grignotent votre espace de stockage. D'anciens PDF, des captures d'écran et des fichiers que vous avez téléchargés une fois et dont vous n'avez plus jamais eu besoin, toujours présents dans votre compte et comptabilisés dans votre limite de stockage d'e-mails.
Des expéditeurs dont vous n'avez jamais voulu au départ. Prospection à froid, spam passé à travers les filtres, listes de diffusion auxquelles vous ne vous êtes jamais réellement inscrit.
Comment désencombrer votre boîte de réception en une seule session
Vous n'avez pas besoin de faire cela message par message. Une heure de concentration en règle l'essentiel.
Désabonnez-vous avant de supprimer. Se désabonner d'une newsletter puis archiver les anciennes copies vaut la peine d'être fait dans cet ordre, sinon le même e-mail continue d'arriver. La plupart des expéditeurs incluent un lien de désabonnement en bas de l'e-mail. S'il n'y est pas ou qu'il paraît suspect, bloquez l'expéditeur au lieu de cliquer dessus.
Recherchez, puis agissez en masse. Recherchez quelque chose de précis, "older_than:6m", le nom d'un expéditeur, "has:attachment", puis sélectionnez tout ce qui correspond et archivez ou supprimez le tout d'un coup au lieu d'ouvrir chaque e-mail individuellement.
Archivez les fils réglés au lieu de les laisser dans votre vue principale. L'archivage permet de garder l'e-mail consultable sans qu'il reste dans votre liste active.
Traitez les indésirables récurrents avec un filtre, une seule fois. Si vous supprimez le même type d'e-mail chaque semaine, configurez un filtre pour que cela se fasse automatiquement au lieu de manuellement à chaque fois. Une configuration vaut mieux que cinquante répétitions.
Dans Spark plus précisément, vous pouvez sélectionner plusieurs e-mails à la fois (appuyez longuement sur mobile, ou cliquez dans l'espace à côté de la barre latérale sur ordinateur) et les archiver, les supprimer ou les épingler en une seule action. Le Gatekeeper de Spark filtre également les nouveaux expéditeurs avant qu'ils n'atteignent votre boîte de réception, ce qui vous permet de les accepter ou de les bloquer en masse plutôt qu'un par un au fur et à mesure qu'ils arrivent.
Rester propre sans en faire une corvée quotidienne
Le désencombrement n'a pas besoin de devenir un projet récurrent si vous comblez quelques failles après le premier passage.
Configurez des filtres pour les deux ou trois sources d'indésirables récurrents que vous venez de nettoyer. Cela évite d'avoir à refaire exactement le même nettoyage dans quelques mois.
Désabonnez-vous dès que vous remarquez que vous ne lisez pas quelque chose, au lieu de le laisser rejoindre un arriéré que vous traiterez "un jour". Un jour signifie souvent jamais.
Et considérez les avertissements de stockage comme un déclencheur de désencombrement, et non comme quelque chose à ignorer. Si vous approchez de votre limite, c'est généralement d'anciennes pièces jointes, et non de nouveaux e-mails, qui en sont la cause.