The Spark Team 
Smart. Concentrazione. Email.
Posta elettronica veloce e multipiattaforma progettata per filtrare i fastidi.
Definizione
💡 Riordino della casella di posta: un'operazione di pulizia una tantum in cui riduci la tua casella di posta a ciò che conta davvero, disiscrivendoti da ciò che non leggi, archiviando ciò che è concluso ed eliminando ciò che occupa solo spazio.
Perché il “disordine delle email” si accumula più velocemente di quanto tu riesca a fare pulizia
Nessuno si siede e decide di lasciar accumulare 4.000 email non lette. Succede un'iscrizione a una newsletter, un thread in CC, un allegato "per ogni evenienza" alla volta. Sul momento nulla di tutto ciò sembra una decisione.
Il problema è ciò che quella pila fa alle email che contano davvero. Ogni badge di non letta che ignori, ogni newsletter che avevi intenzione di leggere tre mesi fa, aggiunge rumore tra te e l'email del cliente che devi davvero vedere oggi. Ma non è il disordine in sé a costarti, è ciò che il disordine seppellisce sotto di sé.
I quattro cavalieri dell'apocalisse del disordine delle email
Il disordine non è distribuito in modo uniforme. Tende a raccogliersi in alcuni punti prevedibili.
Newsletter ed email di marketing che hai smesso di leggere mesi fa. Ti sei iscritto una volta, avevi intenzione di disiscriverti, non ci sei mai riuscito.
Vecchi thread conclusi ma mai archiviati. Il progetto è stato consegnato, la decisione è stata presa, e l'email è rimasta lì comunque. Semplicemente non se n'è mai andata.
Allegati che consumano spazio di archiviazione. Vecchi PDF, screenshot e file che hai scaricato una volta e di cui non hai mai più avuto bisogno, ancora presenti nel tuo account e conteggiati nel tuo limite di archiviazione delle email.
Mittenti che non hai mai voluto fin dall'inizio. Contatti a freddo, spam sfuggito ai filtri, liste di distribuzione a cui non ti sei mai realmente iscritto.
Come riordinare la tua casella di posta in un'unica sessione
Non devi farlo messaggio per messaggio. Un'ora di concentrazione ne sistema la maggior parte.
Disiscriviti prima di eliminare. Disiscriversi da una newsletter e poi archiviare le vecchie copie vale la pena farlo in quest'ordine, altrimenti la stessa email continua ad arrivare. La maggior parte dei mittenti include un link di disiscrizione in fondo all'email. Se non c'è o sembra sospetto, blocca il mittente invece di cliccarci sopra.
Cerca, poi agisci in blocco. Cerca qualcosa di specifico, "older_than:6m", il nome di un mittente, "has:attachment", poi seleziona tutto ciò che corrisponde e archivialo o eliminalo in una volta sola invece di aprire ogni email singolarmente.
Archivia i thread conclusi invece di lasciarli nella tua vista principale. L'archiviazione mantiene l'email ricercabile senza che rimanga nel tuo elenco attivo.
Gestisci la posta indesiderata ricorrente con un filtro, una volta sola. Se elimini lo stesso tipo di email ogni settimana, imposta un filtro affinché ciò avvenga automaticamente invece di doverlo fare manualmente ogni volta. Un'impostazione batte cinquanta ripetizioni.
In Spark, in particolare, puoi selezionare più email contemporaneamente (tocca e tieni premuto su mobile, oppure clicca lo spazio accanto alla barra laterale su desktop) e archiviarle, eliminarle o fissarle in un'unica azione. Il Gatekeeper di Spark filtra inoltre i nuovi mittenti prima che raggiungano la tua casella di posta, così puoi accettarli o bloccarli in blocco invece di uno alla volta mentre arrivano poco a poco.
Mantenerla pulita senza un'attività quotidiana
Il riordino non deve diventare un progetto ricorrente se colmi alcune lacune dopo la prima operazione.
Imposta filtri per le due o tre fonti di posta indesiderata ricorrente che hai appena eliminato. Questo evita esattamente la stessa pulizia tra qualche mese.
Disiscriviti nel momento in cui noti che non stai leggendo qualcosa, invece di lasciarla accumulare in un arretrato di cui ti occuperai "prima o poi". Prima o poi tende a significare mai.
E considera gli avvisi di archiviazione come un segnale per riordinare, non come qualcosa da ignorare. Se ti stai avvicinando al tuo limite, di solito sono i vecchi allegati, non le nuove email, a causarlo.