Was ist eine vorgefertigte E-Mail? Mit Vorlagen Zeit sparen

Definition

💡 Vorgefertigte E-Mail: Eine vorab geschriebene E-Mail-Vorlage, die Sie speichern und immer wieder verwenden, wenn Sie dieselbe grundlegende Nachricht senden müssen. Statt zum hundertsten Mal „Danke für Ihre Nachricht, ich melde mich innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen“ zu tippen, laden Sie einfach Ihre gespeicherte Version und klicken auf Senden.

Warum Sie vorgefertigte E-Mails brauchen

Wenn Sie immer wieder dieselben Fragen beantworten, verschwenden Sie Zeit. Kundensupport-Teams wissen das. Vertriebsteams ebenfalls.

Mit vorgefertigten E-Mails können Sie schnell antworten, ohne bei der Qualität Abstriche zu machen. Sie schreiben die perfekte Antwort einmal, speichern sie und rufen sie immer dann auf, wenn Sie sie brauchen. Das dauert fünf Sekunden statt fünf Minuten.

Und das ist der Punkt: Wenn Sie es richtig machen, merken die Leute nicht, dass die E-Mail vorgefertigt ist. Laut Gartner-Studien können Kundenservice-Teams, die Vorlagen verwenden, 30 % mehr Anfragen bearbeiten, ohne zusätzliches Personal einzustellen.

Aber das ist nicht nur etwas für Support-Teams. Bestätigungen von Terminen. Projekt-Status-Updates. "Können wir den Termin verschieben?"-Nachrichten. Je vorhersehbarer Ihre E-Mail-Muster sind, desto nützlicher werden vorgefertigte Antworten.

Arten von vorgefertigten E-Mails

Bestätigungs-E-Mails sind die Nachrichten vom Typ „Verstanden, ich antworte bald“. Sie senden diese, wenn sich jemand bei Ihnen meldet und Sie nicht sofort eine vollständige Antwort geben können. Jede Rolle mit Kundenkontakt sollte ein paar davon gespeichert haben.

FAQ-Antworten beantworten häufige Fragen, die immer wieder gestellt werden. Preisinformationen, Anleitungen, Erklärungen zu Richtlinien. Statt die Antwort jedes Mal neu zu tippen, haben Sie eine ausformulierte Version direkt parat. Personalisieren Sie einfach die Anrede.

Follow-up-Vorlagen decken die „Ich wollte mal nachhaken“-E-Mails nach Meetings oder Angeboten ab. Nützlich, weil Follow-ups einen bestimmten Ton brauchen (freundlich, aber nicht aufdringlich) und man das leicht verfehlt, wenn man jedes Mal bei null anfängt.

So erstellen Sie vorgefertigte E-Mails

Die meisten E-Mail-Clients unterstützen diese Funktion, auch wenn sie unterschiedlich benannt wird. Gmail nennt sie „Vorlagen“. Outlook nennt sie „Quick Parts“. Spark nennt sie einfach „Vorlagen“. Dasselbe Konzept, nur leicht unterschiedlich umgesetzt.

In Gmail:

Aktivieren Sie zuerst Vorlagen (einmalige Einrichtung):

Klicken Sie auf Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Einstellungen aufrufen
Klicken Sie auf den Tab Erweitert
Klicken Sie neben „Vorlagen“ auf Aktivieren
Klicken Sie auf Änderungen speichern

So erstellen Sie eine Vorlage:

Klicken Sie auf Verfassen
Schreiben Sie Ihre Vorlagennachricht
Klicken Sie auf Weitere Optionen (drei Punkte unten) > Vorlagen
Klicken Sie auf Entwurf als Vorlage speichern > Als neue Vorlage speichern

So verwenden Sie eine Vorlage:

Klicken Sie auf Verfassen
Klicken Sie auf Weitere Optionen > Vorlagen
Wählen Sie unter „Vorlage einfügen“ Ihre gespeicherte Vorlage aus

In Outlook:

Klicken Sie auf Neue E-Mail und schreiben Sie Ihre Vorlage
Gehen Sie zu Datei > Speichern unter
Ändern Sie Speichern als Typ in Outlook-Vorlage
Um sie zu verwenden, gehen Sie zu Start > Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen

In Spark:

Öffnen Sie die Spark-Desktop-Einstellungen > Vorlagen > Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und schreiben Sie Ihre Nachricht. Besuchen Sie unser Hilfecenter für weitere nützliche Tipps zur Verwendung von AI-Vorlagen.

So arbeiten Vorlagen für Sie

Halten Sie sie flexibel. Schreiben Sie keine Vorlagen, die zu viel voraussetzen. Lassen Sie Platzhalter für Namen, Daten oder konkrete Details, die Sie jedes Mal anpassen müssen. Eine Vorlage mit „Hallo [Name]“ ist viel nützlicher als eine mit „Hallo zusammen“.

Aktualisieren Sie sie regelmäßig. Ihre vorgefertigten Antworten sollten aktuelle Informationen widerspiegeln. Wenn sich Ihre Preise ändern, Ihre Öffnungszeiten verschieben oder sich die Abläufe in Ihrem Team ändern, passen Sie Ihre Vorlagen an. Es gibt kaum etwas Ärgerlicheres, als veraltete Informationen zu senden, nur weil Sie vergessen haben, eine gespeicherte E-Mail zu aktualisieren.

Verwenden Sie Merge-Felder, wenn möglich. Einige Tools erlauben es Ihnen, Platzhalter einzufügen, die je nach Kontext automatisch ausgefüllt werden (zum Beispiel mit dem Namen des Empfängers oder Ihrer Meeting-Zeit). Wenn Ihr E-Mail-Client das unterstützt, nutzen Sie es. So müssen Sie nicht jede einzelne Nachricht manuell personalisieren.

Organisieren Sie nach Kategorien. Wenn Sie 15 vorgefertigte E-Mails haben, benennen Sie sie klar, damit Sie schnell die richtige finden. „Support - Rückerstattungsanfrage“ ist besser als „Vorlage 7“.

Klingen Sie nicht robotisch. Auch wenn sie vorab geschrieben ist, sollte Ihre vorgefertigte E-Mail trotzdem menschlich wirken. Verwenden Sie natürliche Kurzformen. Geben Sie ihr etwas Persönlichkeit. Wenn es sich wie ein Formbrief liest, schalten die Leute ab.

Vorgefertigte E-Mail

Inhaltsverzeichnis