什么是预设邮件？用模板节省时间

定义

💡 预设邮件：一种预先写好的电子邮件模板，你可以保存下来，并在需要发送相同基本信息时重复使用。你不用第一百次再去输入“感谢你的联系，我会在 24 小时内回复你”，只需调出已保存的版本并点击发送。

如果你反复回答相同的问题，就是在浪费时间。客服团队对此再清楚不过。销售人员也是如此。

预设邮件让你在不牺牲质量的情况下快速回复。你只需把一条完美回复写一次，保存下来，在需要时随时调用。原本要花五分钟，现在五秒就够了。

而关键在于：如果你用得对，别人根本看不出这是预设回复。根据 Gartner 研究，使用模板的客服团队在不增加人手的情况下可多处理 30% 的咨询。

但这不只是客服团队才用得上。会议确认邮件。项目状态更新。 “我们可以改期吗？”这类消息。你的邮件模式越可预测，预设回复就越有用。

确认邮件就是那种“收到，会尽快回复”的消息。当有人联系你，而你暂时无法立刻给出完整答复时，就可以发送这类邮件。所有面向客户的岗位都应该预先保存几条这样的邮件。

常见问题回复用于回答你一再收到的常见问题。比如价格信息、操作说明、政策解释。不用每次都重新输入答案，你可以直接使用润色好的版本。只要个性化一下称呼即可。

跟进模板用于处理会议或提案之后“跟进一下”的邮件。它之所以有用，是因为跟进邮件需要特定的语气（友好但不过分催促），而从头开始写时很容易拿捏不好。

大多数电子邮件客户端都支持此功能，只是叫法不同。 Gmail 称其为“模板”。 Outlook 称其为“Quick Parts”。 Spark 则直接称其为“模板”。概念相同，只是实现方式略有不同。

首先，启用模板（一次性设置）：

创建模板：

使用模板：

打开 Spark Desktop Settings > Templates > 点击“Add”并编写你的消息。访问我们的帮助中心，了解更多关于使用 AI 模板的实用技巧。

保持灵活性。不要编写预设过多前提的模板。为姓名、日期或你每次都需要自定义的具体细节留出空白。写成“Hi [Name]”的模板，比写成“Hi there.”的模板有用得多。

定期更新。 你的预设回复应该反映当前信息。如果你的价格变了、办公时间调整了，或者团队流程更新了，就去把模板改好。没有什么比因为忘了更新已保存邮件而发出过时信息更糟糕了。

尽可能使用合并字段。有些工具允许你插入占位符，并根据上下文自动填充（比如收件人姓名或会议时间）。如果你的电子邮件客户端支持此功能，就用起来。这样你就不用每次发送都手动进行个性化处理。

按类别整理。如果你有 15 条预设邮件，就给它们起清晰的名字，这样才能快速找到合适的那一条。 “Support - Refund Request”就比“Template 7”更好。

不要听起来像机器人。即使是预先写好的内容，你的预设邮件也应该依然有人味。使用更自然的口语表达。加入一点个人风格。如果它读起来像制式公函，人们就会失去兴趣。