Шаблонний лист

Навіщо потрібні шаблонні листи

Якщо ви знову й знову відповідаєте на ті самі запитання, ви марнуєте час. Команди підтримки клієнтів це добре знають. Як і продавці.

Шаблонні листи дають змогу відповідати швидко без втрати якості. Ви один раз пишете ідеальну відповідь, зберігаєте її та відкриваєте щоразу, коли вона потрібна. П’ять секунд замість п’яти хвилин.

І ось що важливо: люди не зрозуміють, що лист шаблонний, якщо все зробити правильно. Згідно з дослідженням Gartner, команди служби підтримки, які використовують шаблони, можуть обробляти на 30% більше звернень без збільшення штату.

Але це корисно не лише для команд підтримки. Підтвердження зустрічей. Оновлення статусу проєкту. Повідомлення "Чи можемо перенести?". Що передбачуванішими є ваші шаблони листування, то кориснішими стають шаблонні відповіді.

Типи шаблонних листів

Листи-підтвердження — це повідомлення в стилі "отримали, відповімо незабаром". Ви надсилаєте їх, коли хтось звертається до вас, а ви не можете одразу дати повну відповідь. Кожній ролі, що передбачає спілкування з клієнтами, варто мати кілька таких заготовок.

Відповіді на поширені запитання дають відповідь на типові запитання, які ви регулярно отримуєте. Інформація про ціни, інструкції, пояснення політик. Замість того щоб щоразу передруковувати відповідь, у вас уже є готова відшліфована версія. Просто персоналізуйте привітання.

Шаблони подальших листів допомагають із листами "нагадую про себе" після зустрічей або пропозицій. Вони корисні, бо такі листи потребують певного тону (дружнього, але не нав’язливого), а коли пишеш з нуля, в цьому легко помилитися.

Як створити шаблонні листи

Більшість поштових клієнтів підтримують цю функцію, хоча називають її по-різному. У Gmail вони називаються "шаблони". В Outlook вони називаються "Quick Parts". У Spark вони просто називаються "шаблони". Концепція та сама, лише реалізація трохи відрізняється.

У Gmail:

Спочатку ввімкніть шаблони (одноразове налаштування):

• Натисніть Налаштування (значок шестерні) > Переглянути всі налаштування
• Відкрийте вкладку Додатково
• Поруч із "Шаблони" натисніть Увімкнути
• Натисніть Зберегти зміни

Щоб створити шаблон:

• Натисніть Написати
• Напишіть текст шаблону
• Натисніть Додаткові параметри (три крапки внизу) > Шаблони
• Натисніть Зберегти чернетку як шаблон > Зберегти як новий шаблон

Щоб використати шаблон:

• Натисніть Написати
• Натисніть Додаткові параметри > Шаблони
• У розділі "Вставити шаблон" виберіть свій збережений шаблон

В Outlook:

• Натисніть Новий лист і напишіть свій шаблон
• Перейдіть до Файл > Зберегти як
• Змініть Тип файлу на Шаблон Outlook
• Щоб використати його, перейдіть до Основне > Нові елементи > Додаткові елементи > Вибрати форму

У Spark:

Відкрийте Налаштування Spark Desktop > Шаблони > натисніть "Додати" і напишіть своє повідомлення. Відвідайте наш довідковий центр, щоб отримати більше корисних порад щодо використання AI-шаблонів.

Як зробити шаблони корисними саме для вас

Залишайте їх гнучкими. Не пишіть шаблони, які передбачають забагато. Залишайте порожні місця для імен, дат або конкретних деталей, які потрібно буде щоразу налаштовувати. Шаблон із текстом "Привіт, [Ім’я]" набагато корисніший, ніж шаблон із текстом "Привіт".

Регулярно оновлюйте їх. Ваші шаблонні відповіді мають відображати актуальну інформацію. Якщо у вас змінилися ціни, графік роботи або процеси команди, поверніться й виправте шаблони. Немає нічого гіршого, ніж надіслати застарілу інформацію лише тому, що ви забули оновити збережений лист.

Використовуйте поля злиття, якщо можливо. Деякі інструменти дають змогу вставляти заповнювачі, які автоматично заповнюються залежно від контексту (наприклад, ім’ям одержувача або часом вашої зустрічі). Якщо ваш поштовий клієнт це підтримує, скористайтеся цією можливістю. Це позбавить вас потреби вручну персоналізувати кожне окреме надсилання.

Упорядковуйте за категоріями. Якщо у вас є 15 шаблонних листів, назвіть їх зрозуміло, щоб швидко знаходити потрібний. "Підтримка - Запит на повернення коштів" краще, ніж "Шаблон 7".

Не звучіть як робот. Навіть якщо лист написаний заздалегідь, він усе одно має звучати по-людськи. Використовуйте природні скорочення. Додайте трохи індивідуальності. Якщо це звучить як формальний шаблонний лист, люди перестануть звертати увагу.

Пов’язаний вміст

• Представляємо шаблони листів у Spark
• +AI-шаблони: створіть один раз і використовуйте будь-коли
• Шаблони Spark (довідковий центр) 

Пов’язані терміни

• Шаблон листа
• Автоматизація електронної пошти
• Поштовий клієнт
• Автоматична відповідь електронною поштою