Smart. Concentrazione. Email.
Posta elettronica veloce e multipiattaforma progettata per filtrare i fastidi.
Definizione
💡 Email predefinita: un modello di email pre-scritto che salvi e riutilizzi ogni volta che hai bisogno di inviare lo stesso messaggio di base. Invece di digitare "Grazie per averci contattato, ti risponderò entro 24 ore" per la centesima volta, ti basta caricare la versione salvata e premere invio.
Perché hai bisogno delle email predefinite
Se rispondi ripetutamente alle stesse domande, stai perdendo tempo. I team di assistenza clienti lo sanno bene. Anche i commerciali.
Le email predefinite ti permettono di rispondere rapidamente senza sacrificare la qualità. Scrivi una volta la risposta perfetta, la salvi e la richiami ogni volta che ti serve. Ci vogliono cinque secondi invece di cinque minuti.
E il punto è questo: se lo fai bene, le persone non si accorgono nemmeno che è un messaggio predefinito. Secondo una ricerca di Gartner, i team del servizio clienti che usano modelli possono gestire il 30% di richieste in più senza aumentare il personale.
Ma non è utile solo per i team di assistenza. Conferme di riunioni. Aggiornamenti sullo stato dei progetti. Messaggi del tipo "Possiamo riprogrammare?". Più i tuoi schemi email sono prevedibili, più le risposte predefinite diventano utili.
Tipi di email predefinite
Le email di conferma di ricezione sono i messaggi del tipo "ricevuto, risponderò presto". Le invii quando qualcuno ti contatta e non puoi dare subito una risposta completa. Ogni ruolo a contatto con i clienti dovrebbe averne alcune salvate.
Le risposte alle FAQ rispondono alle domande comuni che ricevi ripetutamente. Informazioni sui prezzi, istruzioni pratiche, spiegazioni delle policy. Invece di riscrivere ogni volta la risposta, hai già pronta una versione curata. Ti basta personalizzare il saluto.
I modelli di follow-up gestiscono le email di "check-in" dopo riunioni o proposte. Sono utili perché i follow-up richiedono un tono specifico (amichevole ma non insistente), ed è facile sbagliarlo quando scrivi da zero.
Come creare email predefinite
La maggior parte dei client di posta elettronica supporta questa funzione, anche se la chiama in modi diversi. Gmail li chiama "modelli". Outlook li chiama "Parti rapide". Spark li chiama semplicemente "modelli". Il concetto è lo stesso, cambia leggermente l'esecuzione.
In Gmail:
Per prima cosa, abilita i modelli (configurazione una tantum):
- Fai clic su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) > Visualizza tutte le impostazioni
- Fai clic sulla scheda Avanzate
- Accanto a "Modelli", fai clic su Abilita
- Fai clic su Salva modifiche
Per creare un modello:
- Fai clic su Scrivi
- Scrivi il tuo messaggio modello
- Fai clic su Altre opzioni (tre puntini in basso) > Modelli
- Fai clic su Salva bozza come modello > Salva come nuovo modello
Per usare un modello:
- Fai clic su Scrivi
- Fai clic su Altre opzioni > Modelli
- In "Inserisci modello", seleziona il modello salvato
In Outlook:
- Fai clic su Nuovo messaggio di posta elettronica e scrivi il tuo modello
- Vai su File > Salva con nome
- Cambia Salva come tipo in Modello di Outlook
- Per usarlo, vai su Home > Nuovi elementi > Altri elementi > Scegli modulo
In Spark:
Apri le Impostazioni di Spark Desktop > Modelli > fai clic su "Aggiungi" e scrivi il tuo messaggio. Visita il nostro centro assistenza per altri consigli utili su come usare i modelli AI.
Come far funzionare i modelli per te
Mantienili flessibili. Non scrivere modelli che danno troppe cose per scontate. Lascia spazi vuoti per nomi, date o dettagli specifici che dovrai personalizzare ogni volta. Un modello che dice "Ciao [Nome]" è molto più utile di uno che dice "Salve."
Aggiornali regolarmente. Le tue risposte predefinite dovrebbero riflettere informazioni aggiornate. Se i tuoi prezzi cambiano, gli orari del tuo ufficio si modificano o il processo del tuo team viene aggiornato, correggi i tuoi modelli. Non c'è niente di peggio che inviare informazioni non aggiornate perché ti sei dimenticato di aggiornare un'email salvata.
Usa i campi unione, se possibile. Alcuni strumenti ti permettono di inserire segnaposto che si compilano automaticamente in base al contesto (come il nome del destinatario o l'orario della riunione). Se il tuo client di posta elettronica supporta questa funzione, usala. Ti evita di personalizzare manualmente ogni singolo invio.
Organizzali per categoria. Se hai 15 email predefinite, assegnagli nomi chiari così puoi trovare rapidamente quella giusta. "Supporto - Richiesta di rimborso" è meglio di "Modello 7".
Non sembrare robotico. Anche se è pre-scritta, la tua email predefinita dovrebbe comunque sembrare umana. Usa uno stile naturale. Aggiungi un po' di personalità. Se sembra una lettera standard, le persone smetteranno di prestarle attenzione.
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