Qu’est-ce qu’un e-mail prédéfini ? Gagnez du temps avec des modèles

Définition

💡 E-mail prédéfini : modèle d’e-mail préécrit que vous enregistrez et réutilisez chaque fois que vous devez envoyer essentiellement le même message. Au lieu de taper « Merci de nous avoir contactés, je vous répondrai dans les 24 heures » pour la centième fois, vous chargez simplement votre version enregistrée et cliquez sur envoyer.

Pourquoi vous avez besoin d’e-mails prédéfinis

Si vous répondez sans cesse aux mêmes questions, vous perdez du temps. Les équipes de support client le savent bien. Les commerciaux aussi.

Les e-mails prédéfinis vous permettent de répondre rapidement sans sacrifier la qualité. Vous rédigez une réponse parfaite une fois, vous l’enregistrez et vous la ressortez chaque fois que vous en avez besoin. Cela prend cinq secondes au lieu de cinq minutes.

Et le plus intéressant, c’est que si c’est bien fait, personne ne remarque que c’est préparé à l’avance. Selon une étude de Gartner, les équipes de service client qui utilisent des modèles peuvent traiter 30 % de demandes en plus sans augmenter leurs effectifs.

Mais ce n’est pas réservé aux équipes de support. Confirmations de réunion. Mises à jour sur l’état d’avancement des projets. Messages « Peut-on reprogrammer ? ». Plus vos habitudes d’e-mail sont prévisibles, plus les réponses prédéfinies deviennent utiles.

Types d’e-mails prédéfinis

Les e-mails d’accusé de réception sont les messages du type « Bien reçu, je vous répondrai bientôt ». Vous les envoyez quand quelqu’un vous contacte et que vous ne pouvez pas lui donner une réponse complète immédiatement. Chaque rôle en contact avec les clients devrait en avoir quelques-uns enregistrés.

Les réponses à la FAQ répondent aux questions fréquentes que vous recevez sans arrêt. Informations tarifaires, instructions, explications des politiques. Au lieu de retaper la réponse, vous avez une version soignée prête à l’emploi. Il suffit de personnaliser la formule d’accueil.

Les modèles de suivi servent à gérer les e-mails de « relance » après des réunions ou des propositions. Ils sont utiles parce que les relances exigent un ton particulier (amical mais pas insistant), et il est facile de se tromper quand on part de zéro.

Comment créer des e-mails prédéfinis

La plupart des clients de messagerie prennent en charge cette fonctionnalité, même s’ils l’appellent différemment. Gmail les appelle « modèles ». Outlook les appelle « Éléments rapides ». Spark les appelle simplement « modèles ». Le concept est le même, seule l’exécution diffère légèrement.

Dans Gmail :

D’abord, activez les modèles (configuration unique) :

Cliquez sur Paramètres (icône d’engrenage) > Voir tous les paramètres
Cliquez sur l’onglet Avancé
À côté de « Modèles », cliquez sur Activer
Cliquez sur Enregistrer les modifications

Pour créer un modèle :

Cliquez sur Nouveau message
Rédigez votre modèle de message
Cliquez sur Plus d’options (trois points en bas) > Modèles
Cliquez sur Enregistrer le brouillon comme modèle > Enregistrer comme nouveau modèle

Pour utiliser un modèle :

Cliquez sur Nouveau message
Cliquez sur Plus d’options > Modèles
Sous « Insérer un modèle », sélectionnez votre modèle enregistré

Dans Outlook :

Cliquez sur Nouveau courrier électronique et rédigez votre modèle
Accédez à Fichier > Enregistrer sous
Remplacez Type d’enregistrement par Modèle Outlook
Pour l’utiliser, accédez à Accueil > Nouveaux éléments > Éléments supplémentaires > Choisir un formulaire

Dans Spark :

Ouvrez les paramètres de Spark Desktop > Modèles > cliquez sur « Ajouter » et rédigez votre message. Consultez notre centre d’aide pour découvrir d’autres conseils utiles sur l’utilisation des modèles AI.

Faire en sorte que les modèles vous soient vraiment utiles

Gardez-les flexibles. Ne rédigez pas de modèles qui partent de trop de suppositions. Laissez des espaces pour les noms, les dates ou les détails précis que vous devrez personnaliser à chaque fois. Un modèle qui dit « Bonjour [Nom] » est bien plus utile qu’un modèle qui dit « Bonjour ».

Mettez-les à jour régulièrement. Vos réponses prédéfinies doivent refléter les informations actuelles. Si vos tarifs changent, si vos horaires évoluent ou si le processus de votre équipe est mis à jour, allez corriger vos modèles. Il n’y a rien de pire que d’envoyer des informations obsolètes parce que vous avez oublié de mettre à jour un e-mail enregistré.

Utilisez des champs de fusion si possible. Certains outils vous permettent d’insérer des espaces réservés qui se remplissent automatiquement selon le contexte (comme le nom du destinataire ou l’heure de votre réunion). Si votre client de messagerie prend en charge cette fonction, utilisez-la. Cela vous évite de personnaliser manuellement chaque envoi.

Organisez-les par catégorie. Si vous avez 15 e-mails prédéfinis, donnez-leur des noms clairs pour trouver rapidement le bon. « Support - Demande de remboursement » vaut mieux que « Modèle 7 ».

Ne sonnez pas comme un robot. Même s’il est préécrit, votre e-mail prédéfini doit quand même sembler humain. Utilisez un ton naturel. Ajoutez un peu de personnalité. Si cela ressemble à une lettre type, les gens décrocheront.

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E-mail prédéfini

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