The Spark Team
智能、聚焦、邮件。
超高效兼跨平台：专为静忧收件设计，专心聚焦重要事项。
定义
💡 共享收件箱：一个电子邮件地址，比如 support@ 或 sales@，整个团队可以共同阅读、回复和管理它，而无需来回转发邮件。有时也称为共享邮箱，无论怎么叫都是一个意思。共享收件箱让多个人可以使用同一个电子邮件地址工作，而无需共享密码。每个人都能看到相同的邮件，而在好的工具中，还能看到谁已经在回复，所以不会有人重复发送同样的答复。
团队为什么需要共享收件箱
想象一下：一位客户发邮件到 support@yourcompany.com 询问退款事宜。两位同事同时打开了它。两个人都回复了。现在客户收到了两个不同的答复，而某个人看起来很没有条理。这正是共享收件箱要防止的混乱局面。
那么在共享收件箱出现之前，团队是怎么处理这种情况的呢？无非两种方式，而且都不怎么好。要么每个人来回转发邮件（上下文丢失、会话分叉、有人错过通知），要么整个团队都用同一个共享密码登录，这是一个随时可能爆发的安全隐患。共享收件箱两种问题都能避免。一个地址，一个收件箱，每个人都从同一个视图开展工作。
像 Spark 这样的电子邮件客户端直接内置了这一功能，因此 support@ 或 sales@ 地址会像一个真正的团队工作区那样运作：把邮件分配给正在处理它的人、在草稿发出前对其发表评论、查看谁已经回复过。 Spark 的智能收件箱能防止这个共享地址变成噪音，就像它对个人账户所做的那样。
而把这件事做错是有实实在在代价的。 Microsoft 关于共享邮箱的官方指南指出，它们最多支持 50 GB 存储空间，而且完全无需许可证。这是为一个真正能用于工作的团队收件箱而打造的，而不是一个被削减功能的附带品。
共享收件箱 vs. 共享邮箱 vs. 委派
你会看到这些术语几乎被互换使用，而且说实话，大多数情况下这没什么问题。但一旦你真正开始设置时，这些区别就很重要了。
共享邮箱是 Microsoft 的专用术语，指多个人可以访问的专用邮箱，无需单独登录。它是为某个角色而设，而不是为某个人：support@、billing@、hr@。
共享收件箱是一个更宽泛的术语，也就是 Google Groups 所称的"协作收件箱"，即一个群组地址，成员可以在其中共同认领、分配和解决会话。从功能上讲，它做的是同样的事。
邮件委派则不同：它是指一个人把访问自己个人收件箱的权限交给另一个人，比如助理帮高管查看邮件。而共享收件箱从一开始就属于整个团队。
当地址本身才是重点时，就设置共享邮箱，因为 support@ 需要在当前负责回复它的人离开之后依然存在。当它其实是某一个人的收件箱、只是需要有人协助覆盖时，就使用委派。
设置共享收件箱
具体在哪里操作完全取决于你的服务提供商，而且这通常不是你能独自切换开启的功能。
在 Gmail 中（通过 Google Groups）：
- 在 groups.google.com 创建一个群组并添加你的团队成员
- 在群组设置中，在"启用其他 Google Groups 功能"下，开启协作收件箱（这需要先开启会话历史记录）
- 在群组的权限设置下设定谁可以认领、分配和解决会话
在 Outlook 中（Microsoft 365）：
- 管理员需先创建邮箱：在 Microsoft 365 管理中心，转到"Teams & Groups"，然后是"共享邮箱"，选择"添加共享邮箱"，再添加成员
- 在 Outlook 的文件夹窗格中右键点击你的账户，选择"添加共享文件夹或邮箱"，然后输入地址
- 它会显示在"与我共享"下方。若要以该地址发送邮件，请在"选项"下显示"发件人"字段并进行切换
在 Spark 中：
- 你需要先设置好一个团队，并拥有 Spark Pro 订阅
- 转到"设置"，然后是"账户"，接着是"添加共享账户"，选择你的团队，并登录你要共享的地址
- 选择哪些团队成员可以访问，然后点击"共享账户"
Spark 的方案完全省去了单独许可证的问题。每个拥有访问权限的人都只会在其侧边栏中把这个共享地址看作另一个账户。
如何确保共享收件箱真正为你所用
回复前先分配。处理某封邮件的人应先认领它，否则你就又回到了共享收件箱本应解决的重复回复问题上。
设定一个"发件人"惯例并坚持使用。决定回复是以团队名义还是以个人名义发出。当它随意变来变去时，客户是会注意到的。
别让它变成堆放垃圾的地方。一个用来装"团队可能需要看到的一切"的共享收件箱会很快变成噪音。把它的范围限定在实际的角色上。
定期检查访问权限。有人离开团队时，当天就把他从共享账户中移除。这是一项只需五分钟的任务，却能避免日后更大的麻烦。
留意悄然发生的重复工作。即使有了分配工具，偶尔仍会有两个人起草同一封回复。在发送前快速加一条内部评论，就能避免那种"哦，你已经回复过这个了"的尴尬时刻。
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