時々、朝起きたときに体が仕事に行く準備ができていないという日があります。最近では、体調が優れず、長い通勤をして机に向かって8時間も過ごすエネルギーがないと感じることはよくあります。場合によっては、本当に具合が悪いこともあります — 高熱や激しい頭痛、あるいは数分おきにトイレに行くほどの胃の不調があるかもしれません。
理由が何であれ、いつかは上司や職場に病欠メールを書かなければならないことがあるでしょう。ほとんどの職場では、病気を報告するか病欠メールを送ることが決まりとなっており、上司やチームメイトがあなたの欠勤を把握し、あなたの代わりに必要な対応を取れるようになっています。具体的な要件は職場によって異なりますが、病欠メールの一般的な要点はかなり共通しています。ここでは、職場に病気休暇メールを書く際に知っておくべきことをご紹介します。
病欠メールの書き方
- 早めに連絡する — その日に病欠することを、できるだけ早く上司やチームメイトに知らせることが重要です。そうすることで、彼らは代替の手配を準備したり、あなたのタスクを他の人に割り振ったり、自分自身のタスクをそれに応じてスケジュールしたりできます。
- シンプルかつ要点を押さえる — 病欠メールを書くときは、件名をシンプルにし、本文を要点を押さえたものにしましょう。なぜ病欠するのか、どのくらいの期間休む予定なのかを記載しましょう。過度に形式的にならず、複雑で長い文章を書かないようにしましょう。
- 連絡可能な状況を知らせる — 可能な限り、同僚にあなたの連絡可能な状況とどうやって連絡を取ればよいかを知らせましょう。場合によっては、在宅で仕事をしている場合、どのように連絡が取れるかを知らせましょう。
- 早急に対応が必要な事項を記載する — 対応が必要な緊急のタスクがある場合は、上司やチームメイトに知らせて、必要な代替対応が取れるようにしましょう。おそらく、それらのタスクはチームの他の誰かに割り当てられることになるでしょう。病気のために出席できない顧客との会議が予定されている場合は、チームの誰かが顧客にも連絡する役割を担うようにしましょう。
病欠メールのサンプル
ここでは、病気休暇メールの書き方を理解するのに役立ついくつかの例をご紹介します。これらの無料メールテンプレートを自由にコピーして、お好みのメールアプリで編集してください。複数のメールテンプレートを保存し、数回のクリックで送信できるSpark をおすすめします。
例A：基本的な病気休暇メールのサンプル
件名：病気休暇 – [Your Full Name]
[Name] 様
今朝、[insert reason here, such as severe fever]で目が覚め、本日から処方された薬を服用しなければなりません。そのため、数日間の病欠を取り、休養して早く回復できることを願っております。
今週末までに、または来週初めまでに、割り当てられたすべてのタスクを確実に完了させます。緊急の件については、[name of a colleague]が私の代わりに対応できます。何かお手伝いが必要な場合は、Slack & メールで対応可能です。
数日以内に仕事に復帰できることを願っており、進捗状況については随時お知らせいたします。
ご理解いただきありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[Your Full Name]
例B：無給病気休暇メールのテンプレート
件名：無給病気休暇 – [Your Full Name]
[Name] 様
昨夜から体調が優れず、そのため出社できないことをお知らせするためにご連絡いたします。 [severe case of food poisoning]と診断され、[#]日間の休養を勧められました。
カレンダー上に残っている病気休暇がないため、回復期間中の欠勤は無給病気休暇として扱われることを理解しております。
この回復期間中も、何かお手伝いが必要な場合はSlackまたはメールで対応できるようにいたします。
ご理解いただきありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[Your Full Name]
これらのメールサンプルは、上司や人事部に完璧な病気休暇メールを書く方法についての良いアイデアを与えてくれます。
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