退職願メールは、私たちが仕事のキャリアで書かなければならない最も重要なメールのひとつです。退職メールは、あなたが今後数日以内に会社を辞めるという決断について、職場の上司や管理者に対して行う正式な通知です。職場の既存の人事ポリシーによっては、2週間前の退職通知メール、場合によってはそれ以上前の通知を送る必要があるかもしれません。
退職願を送るのは難しいことではありませんが、退職メールの書き方を知らないと、ちょっとしたミスをしやすいものでもあります。そこで、以下に用意した無料の退職メールのサンプルに入る前に、まず退職願メールを書く際に覚えておくべきいくつかの重要なことを理解しましょう。
退職メールの書き方
- シンプルかつ簡潔に — 退職メールを書く際に人々がよく犯す一般的なミスは、内容を過度に詳細にして長くしてしまうことです。退職願メールは、雇用主への正式な通知の手続きにすぎないため、なぜ退職するのか、次にどこへ向かうのか、何をする予定なのかといった詳細に立ち入る必要はありません。単に、現在の職位を退職すること、そして職場で適用されるすべての手続きを完了することを述べるだけで十分です。
- 最終出勤日を明記する — オフィスでの最終出勤日となる正確な日付を明確に記載する必要があります。日付がないと混乱しやすく、人事の業務がより複雑になります。最終出勤日を記載することで、その日以降は勤務できないことが記録に残り、全員が状況を把握できるようになります。
- 引き継ぎとまとめについて説明する — 未完了のタスクがある場合は、それらに対してどのような対応を取るのかを簡潔に説明しましょう。ほとんどの場合、ここでは同僚の誰が責任を引き継ぐのかを述べるか、または上司に代わりの担当者を割り当てるよう依頼します。
それを踏まえて、退職願メールの例をいくつかご紹介します。これらの退職願メールに関する無料のメールテンプレートを自由にダウンロードし、お好みに合わせて修正してください。これらのメールを送信するにはSpark のご利用をおすすめします。テンプレート、スヌーズ、メールスケジュール、フォローアップリマインダーなどの強力な機能で自分自身を強化し、受信トレイでの作業を楽しむことができます。
例A：シンプルな退職願メール
このシンプルなテンプレートは、退職メールを送る必要があるほとんどの場合、特に上司が普段から職場でカジュアルな雰囲気を保っている職場で使用できます。
件名：退職願 — [Your Full Name]
[...] 様
本日先ほど簡単にお話しした通り、このメールをもって [Name of your Workplace] における [Your Designation] の職位からの正式な退職通知とさせていただきますので、ご了承ください。既存の人事ポリシーに従い、今後 [#] 日間は引き続き会社で勤務し、最終勤務日は [Exact Date] となります。
今後 [period] の間、引き継ぎのお手伝いができるよう対応いたしますし、後任者が業務に慣れるようサポートし、未完了のタスクについてもすべて支援させていただきます。
あなたと一緒に働けたことは光栄であり、これまで示してくださったすべてのサポートに心から感謝しています。ここで過ごした期間中、非常に貴重な経験を得ることができました。
ありがとうございました。
敬具
[Your Full Name]
例B：フォーマルな退職願メール
このフォーマルな退職メールテンプレートは、上司が普段から厳格であったり、オフィスで堅実かつプロフェッショナルな態度を保っている場合に使用できます。
件名：退職願 — [Your Full Name]
[...] 様
このレターをもって、[Your Company Name] における [Job Title] の職位からの退職通知とさせていただきますので、ご了承ください。
雇用契約の条件に従い、今後 [Your Notice Period in Days] の間は引き続き会社で勤務し、最終勤務日は [Date] となります。後任者の未完了タスクや引き継ぎのお手伝いができるよう対応いたします。
ありがとうございました。
敬具
[Your Name]
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