У професійному світі чітка та ефективна комунікація має першорядне значення. Особливо це стосується електронних листів, які часто слугують основним способом комунікації між колегами, клієнтами та іншими компаніями. Знання того, як правильно форматувати електронний лист, може гарантувати, що ваше повідомлення буде зрозумілим і добре сприйматися.
У цій статті ви дізнаєтесь, як написати ефективний електронний лист, обрати правильне форматування та як зробити так, щоб ваше повідомлення було чітким і професійним. Внизу цієї сторінки ви знайдете кілька офіційних прикладів електронних листів для різних випадків, зокрема, як відформатувати повідомлення для супровідного листа. Не соромтесь використовувати їх для орієнтира!
Контрольний список, який слід використовувати перед надсиланням
Перш ніж надсилати електронний лист, завжди перевіряйте кілька важливих моментів:
- Переконайтесь, що ваша адреса електронної пошти є доречною. Якщо ви пишете з особистої електронної пошти, ваша адреса має виглядати як імʼя.прізвище@example.com.
Дізнайтеся більше про створення професійної адреси електронної пошти. - Якщо ви пишете від імені компанії, подумайте про те, щоб додати до листа професійний підпис з вашою контактною інформацією, зокрема номером телефону та посиланнями на соціальні мережі.
Дізнайтеся більше про створення професійного підпису. - Перевірте ім'я та електронну адресу адресата. Переконайтесь, що ви пишете потрібній людині і правильно пишете її ім'я.
- Використовуйте професійний шрифт. Хоча багато поштових клієнтів дозволяють змінювати шрифт ваших листів, використовуйте щось консервативне, наприклад, Arial або Sans Serif. Уникайте різних кольорів та використання великих літер.
- Не забувайте прикріпити файли. Якщо ви надсилаєте комусь документ, перевірте, чи є він у вкладенні. Назвіть файл правильно, щоб адресат міг зрозуміти, що всередині (наприклад, «Маркетинговий бюджет на 4 квартал»).
Форматування офіційного листа
В електронному листуванні важливий контекст, тому перед тим, як написати повідомлення, подумайте про ваші стосунки з адресатом. Це ваш бос, колега чи потенційний партнер? Це допоможе вам визначити відповідний рівень формальності. Якщо ви сумніваєтесь, безпечніше дотримуватися більш офіційної версії. Ось ключові компоненти, які має містити ваше повідомлення:
1. Рядок теми
Хороший заголовок інформує адресатів про те, про що йдеться в повідомленні, і чому вони повинні його прочитати. Намагайтеся, щоб тема листа була чіткою, конкретною та лаконічною. Наприклад:
- Маркетинговий бюджет на 4 квартал: будь ласка, ознайомтесь до 31 серпня
- Зустрічайте нового віцепрезидента з інжинірингу
- Spark для Android: перші враження від наших користувачів
- Запит на відпустку на 10-20 серпня
2. Привітання
Якщо вам потрібна допомога у виборі правильного привітання, ознайомтеся з нашим повним списком привітань в електронному листуванні. Залежно від рівня офіційності, ваші привітання можуть мати різну форму.
Ось кілька стандартних прикладів привітань:
- Привіт, [Ім'я],
- Добрий день, [Імʼя],
- Шановний [Ім'я],
- Шановні пане/пані/докторе/професоре [прізвище],
3. Текст листа
Тепер настав час створити основну частину листа. Ось кілька моментів, над якими варто подумати:
- Поясніть, про що ви пишете. Якщо ви пишете незнайомій людині, коротко представтесь і переходьте одразу до суті. Чітко сформулюйте мету вашого листа, щоб людина зрозуміла, чому ви їй пишете і чим вона може допомогти.
- Цінуйте час адресата. Надайте йому будь-яку додаткову інформацію, необхідну для відповіді. Водночас намагайтеся, щоб ваш лист був коротким і простим, і не перевантажуйте його зайвими деталями.
- Зробіть свій електронний лист легким для читання. Розбивайте повідомлення на короткі абзаци і використовуйте заголовки та списки. Там, де це доречно, виділіть ключову інформацію жирним або курсивним шрифтом. Ваша мета - зробити лист максимально структурованим і зручним для перегляду.
4. Завершення
Якщо ви хочете, щоб адресат щось зробив, формальне завершення повідомляє, що буде далі, і містить конкретний заклик до дії. Якщо ви просто завершуєте попередню дискусію, закінчуйте на дружній ноті, щоб показати людині, що ви готові й надалі підтримувати з нею зв'язок.
5. Підпис
Ось кілька поширених фраз, які ви можете використовувати для підпису:
- З повагою,
- З найкращими побажаннями,
- З глибокою повагою,
- Ще раз дякую,
Дотримуючись цих рекомендацій, ви зможете підвищити показник відкриття та забезпечити професійний та ефективний рівень ваших листів.
Приклади офіційних електронних листів
Зверніть увагу, що ці зразки наведені для ознайомлення, і ми рекомендуємо вам адаптувати їх відповідно до тону та рівня офіційності, що відповідають конкретному адресату та випадку.
Приклад 1: Супровідний лист
Тема: Заявка на [Посада]
Шановний [представник компанії],
Я пишу, щоб висловити свою зацікавленість у вакансії [Назва посади]. Маючи [ступінь або професійну кваліфікацію] у [Вашій галузі навчання] та [кількість років] досвіду роботи на [Ваша поточна або попередня відповідна посада], я впевнений у своїй ефективності в команді [назва компанії].
.
На моїй попередній посаді в [Попередня компанія], я [Коротко опишіть відповідне досягнення або проєкт]. Цей досвід вдосконалив мої навички в [Специфічні навички, що стосуються нової роботи], які, на мою думку, добре узгоджуються з вимогами до позиції [Назва посади]. Наприклад, [Наведіть конкретний приклад того, як ви використали навичку або вирішили проблему, пов'язану з новою роботою].
.
Додаю своє резюме, в якому описано мою кваліфікацію. З нетерпінням чекаю можливості обговорити з вами цю цікаву можливість. Я готовий/готова до співбесіди за першої ж нагоди.
З повагою,
[Ваше ім'я]
Приклад 2: Оголошення
Тема: Знайомтесь з новим представником служби підтримки
.
Шановна командо,
Радий/рада представити вам [Ім'я], яка сьогодні починає роботу в якості представника служби підтримки. Вона надаватиме технічну підтримку та допомогу нашим користувачам, щоб забезпечити їм найкращий досвід роботи з нашими продуктами.
.
Запрошую познайомитися з [Ім'я] особисто і привітати її з новою посадою!
.
З найкращими побажаннями,
[Ваше ім'я]
[Посада]
Приклад 3: Діловий електронний лист для листів без відповіді
Тема: RE: [тема вашого попереднього листа]
.
Вітаю, [ім'я],
В продовження мого попереднього листа про співпрацю з вашим сайтом. Я все ще зацікавлений у написанні гостьової статті про найкращі практики UX застосунків для знайомств. Маючи 10-річний досвід роботи в індустрії мобільних застосунків, в мене є багато чого запропонувати вашій аудиторії.
Будь ласка, дайте мені знати, якщо ви зацікавлені у співпраці!
З повагою,
[Ваше ім'я]
Приклад 4: Запит
Тема: Прохання про відпустку на 9-13 вересня
.
Шановний пане/пані [Прізвище],
.
Я хотів/хотіла би попросити відпустку з понеділка, 9 вересня, по п'ятницю, 13 вересня.
.
Я зазделегідь подбаю про те, щоб завершити всі мої поточні проєкти та незавершені завдання перед відпусткою. Мої колеги [Ім'я] та [Ім'я] будуть виконувати мої обов'язки під час моєї відсутності.
.
З нетерпінням чекаю на ваше схвалення.
.
З повагою,
[Ваше ім'я]
[Посада]
Приклад 5: Питання
Тема: Чи є у вас знижки для студентів на щорічну конференцію з програмування?
Вітаю,
Я хотів би запитати, чи надаєте ви студентські знижки на квитки на щорічну конференцію з програмування.
Я студент денної форми навчання Київського політехнічного університету і я дуже зацікавлений у вашій події, але, на жаль, ціна квитка занадто висока для мене. Я був би вдячний, якби ви запропонували мені знижку на навчання.
.
З нетерпінням чекаю на вашу відповідь!
З повагою,
[Ваше ім'я]
Приклад 6: Відповідь на скаргу
Шановний/шановна [Ім'я],
Мені шкода за неприємний досвід, який ви мали в нашому магазині, і я можу зрозуміти ваше розчарування. Я передав вашу скаргу нашому керівництву, і ми зробимо все можливе, щоб переконатися, що це ніколи не повториться.
Кошти відшкодовано, і ви отримаєте їх найближчим часом. Ми також хочемо запропонувати вам знижку 10% на наступну покупку в нашому магазині. Будь ласка, використовуйте цей промокод, щоб отримати знижку: [link].
.
Прийміть наші вибачення за незручності.
.
З повагою,
[Ваше ім'я]
[Посада]
[Контактна інформація]
Отже, забезпечуючи чіткість, повагу та професіоналізм ваших електронних листів, ви сприятимете позитивній та ефективній комунікації з вашою професійною мережею. Незалежно від того, шукаєте ви приклад офіційного електронного листа чи просто цікавитесь найкращими варіантами підпису, тепер ви можете опанувати мистецтво електронного листування для всіх ваших професійних комунікацій.