Diariamente no trabalho precisamos escrever diversos tipos de e-mails, seja para divulgar informações sobre a empresa, responder aos clientes, acompanhar reuniões, dentre outras situações que exigem uma comunicação mais cuidadosa e formal e nas quais precisamos adotar um tom sério e respeitoso. Caso você ainda não se sinta seguro para elaborar mensagens formais, estamos aqui para ajudá-lo!
Escrever um e-mail formal é importante em muitas situações, porque demonstra profissionalismo e ajuda a garantir que a mensagem seja clara e compreensível para o destinatário.
Lembre-se de que o tom e o estilo de um e-mail formal podem variar dependendo do contexto. Portanto, antes de redigir sua mensagem, reserve um tempo para refletir sobre o seu relacionamento com o destinatário (por exemplo, seria o seu chefe ou um colega de trabalho?). Isso o ajudará a definir o nível de formalidade mais adequado para o seu e-mail. Caso esteja em dúvida, é sempre mais seguro adotar uma versão mais formal.
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O e-mail formal: o que devo incluir na mensagem?
Escrever um e-mail formal é muito mais fácil quando você sabe como estruturá-lo. Aqui estão as partes principais que a sua mensagem deve conter.
1. Assunto: O assunto da mensagem é crucial pois determinará se o seu destinatário irá abrir o e-mail. É importante que em poucas palavras você informe ao seu destinatário do que se trata a mensagem e por que ele deverá abri-la. Para isso, o assunto precisa estar claro, conciso e direto.
2. Saudação: A saudação no e-mail é a forma de cumprimentar o destinatário e deve ser adequada ao nível de formalidade do relacionamento entre você e o destinatário. Para as ocasiões mais formais, algumas opções são: "Caro(a)" ou "Prezado(a)".
3. Corpo da mensagem: O corpo do e-mail é a parte mais importante da mensagem e você deve evitar discutir mais de um assunto por e-mail, facilitando a leitura e agilizando a resposta do destinatário.
Comece com a introdução: apresente-se e explique o motivo do seu contato. Seja claro e objetivo, vá direto ao ponto e use uma linguagem clara e simples para evitar mal-entendidos. Utilize parágrafos curtos, pois isso torna o texto mais fácil de ler e compreender. Utilize negrito, itálico ou sublinhado para destacar informações relevantes.
4. Encerramento: Encerre o e-mail de forma adequada informando claramente ao destinatário se você espera alguma ação ou resposta específica dele. Caso você esteja apenas concluindo a discussão que teve anteriormente, termine o e-mail com uma nota amigável que demonstre sua disponibilidade em manter o contato com o seu destinatário.
5. Assinatura: Finalize o seu e-mail com uma expressão que demonstre cordialidade e agradecimento pelo tempo dedicado pelo destinatário ao seu e-mail. Algumas opções comuns são: "Atenciosamente,"; "Grato(a) pela atenção,"; "Respeitosamente,". Depois de escolher a expressão que melhor se adequa ao seu e-mail, coloque seu nome e seus dados de contato. Se você estiver escrevendo em nome de uma empresa ou organização, inclua também estas informações em sua assinatura.
Exemplos de e-mails formais
1. Comunicado de apresentação de um novo membro da equipe
Assunto: Apresentamos a nova Representante de Suporte ao Cliente
Prezada equipe,
Tenho o prazer de apresentar-lhes a [Nome] que começa hoje como Representante de Suporte ao Cliente. Ela fornecerá suporte técnico e assistência aos nossos usuários, assegurando que eles desfrutem da melhor experiência com os nossos produtos.
Sintam-se à vontade para cumprimentá-la pessoalmente pelo novo cargo!
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Cargo]
2. Acompanhamento de negociação discutida previamente
Assunto: RE: [assunto de seu e-mail anterior]
Prezado(a) [Nome do destinatário],
Espero que este e-mail o encontre bem. Gostaria de saber como estão as coisas em relação ao empreendimento que discutimos em nossa última reunião.
Gostaria de reforçar o meu interesse em seguir em frente com a negociação e entender se você já teve a oportunidade de avaliar a proposta que apresentamos. Se houver alguma dúvida ou preocupação em relação a essa proposta, por favor, não hesite em me informar para que possamos esclarecê-las juntos.
Lembrando que acredito que essa parceria pode ser muito benéfica para ambas as partes e estou confiante de que podemos chegar a um acordo que atenda aos interesses de todos.
Aguardo ansiosamente por sua resposta e agradeço antecipadamente pela sua atenção.
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Cargo]
3. Solicitação de férias
Assunto: Pedido de férias para setembro (de 05 a 25)
Prezado Sr. [Sobrenome],
Gostaria de solicitar formalmente minhas férias para o período de [data inicial] a [data final].
Gostaria de lembrar que não tenho férias pendentes e que esse período não afetará a operação da empresa, uma vez que minha equipe e funções estarão adequadamente cobertas durante minha ausência.
Fico à disposição para ajudar na transição de minhas tarefas antes de minha saída, caso haja necessidade.
Agradeço antecipadamente pela compreensão e espero que meu pedido possa ser atendido.
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Cargo]