In der Berufswelt ist klare und effektive Kommunikation von größter Bedeutung. Dies gilt insbesondere für E-Mails. Sie sind die primäre Kommunikationsmethode zwischen Kollegen und Kunden sowie mit anderen Unternehmen. Wenn Sie wissen, wie Sie eine E-Mail richtig formatieren, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachricht verstanden wird.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine wirkungsvolle E-Mail schreiben, das richtige E-Mail-Format verwenden und sicherstellen, dass Ihre Nachricht klar und professionell ist. Unten auf dieser Seite finden Sie mehrere formelle Beispiele für E-Mails zu verschiedenen Anlässen, außerdem Hinweise zur Formatierung einer E-Mail für ein Anschreiben. Wir hoffen, dass etwas für Sie dabei ist!
Eine Checkliste, die Ihnen vor dem Mail-Versand hilft
Bevor Sie eine E-Mail abschicken, gibt es einige wichtige Punkte zu beachten:
- Vergewissern Sie sich, dass Ihre E-Mail-Adresse angemessen ist. Wenn Sie von einer privaten E-Mail-Adresse aus schreiben, sollte Ihre Adresse zum Beispiel vorname.nachname@example.com lauten.
Hier erfahren Sie mehr über das Erstellen einer professionellen E-Mail-Adresse. - Wenn Sie im Namen eines Unternehmens handeln, benötigen Sie in den meisten Fällen eine Signatur mit Ihren Kontaktinformationen, beispielsweise Ihrer Telefonnummer oder Links zu Social-Media-Profilen.
Hier erfahren Sie mehr über professionelle E-Mail-Signaturen. - Prüfen Sie am besten doppelt, ob die Empfängeradresse richtig eingegeben ist und der Name in der E-Mail ebenfalls stimmt. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie der richtigen Person schreiben.
- Nutzen Sie eine professionelle Schriftart. Auch wenn viele Mail-Clients das Ändern der Schriftart erlauben, nutzen Sie am besten eine gängige Schrift wie Arial oder eine beliebige Sans-Serif-Schriftart. Vermeiden Sie unterschiedliche Farben und ausschließlich Großbuchstaben.
- Vergessen Sie die Anhänge nicht. Wenn Sie ein Dokument verschicken möchten, stellen Sie sicher, dass es auch wirklich angehängt ist. Benennen Sie Ihre Datei eindeutig, damit der Empfänger nachvollziehen kann, was darin steckt (z.B. "Marketing-Budget Q4.")
Die Formatierung einer formellen E-Mail
E-Mails sind ein klassischer Fall von "kommt drauf an." Wenn Sie eine Nachricht schreiben, müssen Sie auf jeden Fall Ihr Verhältnis zum Empfänger berücksichtigen. Chefin? Kollege? Jemand für die zukünftige Zusammenarbeit? So finden Sie heraus, wie formell Sie sein müssen. Im Zweifelsfall zählt meistens die formellere Version. Wir zeigen Ihnen jetzt, was die wichtigsten Bestandteile sind, die Ihre Nachricht enthalten sollte:
1. Betreff
Ein guter Betreff informiert darüber, worum es in der Nachricht geht und warum es sich lohnt, sie zu lesen. Formulieren Sie den Betreff also klar, spezifisch und kurz. Zum Beispiel:
- Marketing-Budget Q4: Bitte bis zum 31. August prüfen
- Der neue VP of Engineering
- Spark für Android: erste Eindrücke unserer User
- Urlaubsanfrage für den 10.-20. August
2. Anrede
Wenn Sie eine treffsichere Anrede suchen, haben wir eine passende Liste für Sie. Abhängig davon, wie formell es zugeht, sind Anreden sehr variabel.
Hier sind einige Beispiele:
- Hi [Name],
- Hallo [Name],
- Liebe(r) [Name],
- Sehr geehrte(r) Herr / Frau Dr. / Professor [Nachname],
3. E-Mail-Text
Jetzt ist es an der Zeit, den Hauptteil Ihrer E-Mail zu verfassen. Hier sind einige Punkte, die Sie dabei bedenken sollten:
- Erklären Sie, worum es geht. Wenn Sie einer fremden Person schreiben, stellen Sie sich kurz vor und kommen Sie dann direkt zur Sache. Teilen Sie den Zweck Ihrer E-Mail klar mit, damit eine Person verstehen kann, warum Sie ihr eine E-Mail senden und wie sie Ihnen weiterhelfen kann.
- Gehen Sie wertschätzend mit Zeit um. Stellen Sie dem Empfänger alle Informationen zur Verfügung, die zur Beantwortung nötig sind. Versuchen Sie gleichzeitig, Ihre E-Mail kurz und einfach zu halten und sie nicht mit unnötigen Details zu überladen.
- Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail leicht lesbar ist. Teilen Sie Ihre Nachricht in kurze Absätze auf und nutzen Sie Überschriften und Listen. Betonen Sie gegebenenfalls die wichtigsten Informationen mit fetter oder kursiver Schrift. Ihr Ziel: eine strukturierte, übersichtliche E-Mail.
4. Abschluss
Wenn Sie jemanden dazu auffordern möchten, etwas zu tun, dann ist ein gut strukturierter Abschluss mit klar erklärten nächsten Schritten und einer konkreten Aufforderung enorm hilfreich. Wenn Sie hingegen eine Diskussion zum Abschluss bringen möchten oder etwas final geklärt ist, können Sie mit einem freundlichen Hinweis darauf abschließen, dass Sie den Kontakt gerne weiter halten würden.
5. Grußformel
Hier finden Sie einige häufige Formulierungen für die Grußformel in einer E-Mail:
- Herzliche Grüße
- Viele Grüße
- Mit freundlichen Grüßen
- Vielen Dank noch einmal
Mit unserer Anleitung steigen Ihre Chancen, dass Ihre E-Mails geöffnet und gelesen werden.
Beispiele für formelle E-Mails
Bitte beachten Sie, dass diese Beispiele vor allem als Referenz dienen sollen und der Anpassung an Ihre Situation bedürfen, was den Tonfall und den Grad der Formalität angeht, die zu Ihrem Stil, Ihrem Empfänger und Ihrem Anlass passt.
Beispiel 1: Anschreiben
Betreff: Bewerbung als [Rolle]
Sehr geehrte(r) [Kontaktperson aus der Ausschreibung],
Ich interessiere mich sehr für die Position als [Berufsbezeichnung]. Mit einem [Abschluss oder Berufsqualifikation] in [Ihr Studienfach] und [Anzahl der Jahre] Jahre Erfahrung in [Ihre aktuelle oder frühere relevante berufliche Rolle] bin ich zuversichtlich, dass ich in Ihrem Team bei [Firmenname] einen wirkungsvollen Beitrag leisten kann.
In meiner vorherigen Rolle bei [Voriges Unternehmen] habe ich [Beschreibung einer relevanten Leistung oder eines passenden Projekts]. Diese Erfahrung hat meine Fähigkeiten in [Spezifische Fähigkeiten, die für den neuen Job relevant sind] ausgebaut, was gut zu den Anforderungen für die Rolle als [Ausgeschriebene Stelle] passt. Zum Beispiel habe ich [Konkretes Beispiel dafür, wie Sie eine Fähigkeit eingesetzt oder eine für den neuen Job relevante Herausforderung gemeistert haben].
Meinen Lebenslauf mit weiteren Informationen finden Sie im Anhang. Ich würde mich sehr darüber freuen, wenn wir miteinander sprechen können, um uns besser kennenzulernen. Für ein Vorstellungsgespräch stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Beispiel 2: Ankündigung
Betreff: Verstärkung in der Kundenbetreuung
Liebes Team,
ich freue mich, Ihnen [Name] vorstellen zu dürfen, der / die heute im Customer Support anfängt. Er / sie wird sich um den technischen Support für unsere User kümmern und sicherstellen, dass sie die bestmögliche Erfahrung mit unseren Produkten machen.
Sie können [Name] gerne persönlich begrüßen und zu der neuen Aufgabe gratulieren!
Viele Grüße
[Ihr Name]
[Berufsbezeichnung]
Beispiel 3: Follow-up im beruflichen Umfeld
Betreff: RE: [Betreffzeile Ihrer vorherigen E-Mail]
Hallo [Name],
ich wollte bezüglich meiner vorherigen E-Mail zum Theme Zusammenarbeit an Ihrer Website nachfragen. Bei mir besteht immer noch Interesse an einem Gastbeitrag für Best Practices im Bereich UX für Dating-Apps. Mit 10 Jahren Erfahrung in der mobilen App-Entwicklung habe ich eine Menge Wissen, von dem Ihr Markt profitieren kann.
Bitte teilen Sie mir mit, ob Sie an einer Zusammenarbeit interessiert sind!
Viele Grüße [Ihr Name]
Beispiel 4: Anfrage
Betreff: Urlaubsanfrage für den 9.-13. September,
Sehr geehrte(r) Frau / Herr [Nachname],
ich möchte von Montag, 9. September, bis Freitag, 13. September Urlaub beantragen.
Ich werde dafür Sorge tragen, dass alle meine aktuellen Projekte und ausstehenden Aufgaben vor dem Urlaub abgeschlossen sind. Meine Kollegen [Name] und [Name] übernehmen meine Aufgaben während meiner Abwesenheit.
Ich freue mich auf Ihre Zustimmung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]<1> [Berufsbezeichnung]
Beispiel 5: Frage
Betreff: Gewähren Sie Studierendenrabatte für die Annual Coding Conference?
Hallo,
ich würde mich gerne erkundigen, ob Sie Edu-Rabatte auf Tickets für die Annual Coding Conference anbieten.
Ich studiere in Vollzeit an der TU Darmstadt und freue mich sehr auf Ihre Veranstaltung, aber leider ist der Ticketpreis zu hoch, um einfach eine Karte zu kaufen. Daher würde ich mich sehr darüber freuen, wenn Sie einen Bildungsrabatt möglich machen könnten.
Ich würde mich freuen, von Ihnen zu hören!
Viele Grüße
[Ihr Name]
Beispiel 6: Antwort auf eine Beschwerde
Hallo [Name],
Es tut mir leid, dass Sie in unserem Geschäft ein unangenehmes Erlebnis hatten und kann Ihre Frustration diesbezüglich verstehen. Ich habe Ihre Beschwerde an unser Management weitergeleitet und wir werden unser Bestes tun, um sicherzustellen, dass so etwas nie wieder passiert.
Außerdem habe ich Ihren Kauf zurückerstattet und der Betrag sollte in Kürze gutgeschrieben werden. Wir möchten Ihnen außerdem einen Rabatt von 10 % für Ihren nächsten Einkauf in unserem Shop anbieten. Bitte verwenden Sie diesen Promo-Code, um den Rabatt zu erhalten: [Link].
Wir entschuldigen uns für die entstandenen Unannehmlichkeiten.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Berufsbezeichnung]<1> [Kontaktdaten]
Indem Sie also sicherstellen, dass Ihre E-Mails klar, respektvoll und professionell sind, fördern Sie eine positive und effektive Kommunikation mit Ihrem beruflichen Netzwerk. Egal, ob Sie ein Beispiel für eine formelle E-Mail suchen oder einfach nur neugierig sind, wie Sie eine E-Mail am besten abschließen können: Die Kunst der professionellen E-Mail ist jetzt hoffentlich weniger mysteriös geworden.