Nel mondo del lavoro è fondamentale una comunicazione chiara ed efficace. Questo è particolarmente vero per le e-mail, che spesso fungono da principale metodo di comunicazione tra colleghi, clienti e aziende. Sapere come formattare correttamente un'e-mail è fondamentale affinché il messaggio sia compreso perfettamente.
In questo articolo imparerai come scrivere un'email efficace, quale sia il formato e-mail corretto e come assicurarti che il tuo messaggio sia chiaro e professionale. In fondo a questa pagina troverai diversi esempi di email per diverse occasioni, incluso un esempio di una lettera di presentazione. Usali come riferimento!
Una lista di controllo da utilizzare prima dell'invio
Prima di inviare la tua email, assicurati sempre di controllare alcuni punti fondamentali:
- Assicurati che il tuo indirizzo email sia adatto al contesto. Se scrivi da un'email personale, il tuo indirizzo dovrebbe essere simile a nome.cognome@esempio.com.
Scopri di più sulla creazione di un indirizzo email professionale. - Se invii email per conto di un'azienda, includi una firma professionale nelle tue informazioni di contatto, incluso numero di telefono e link ai social media.
Scopri di più sulla creazione di una firma e-mail professionale. - Ricontrolla il nome e l'email del destinatario. Assicurati di scrivere alla persona giusta e di scrivere il suo nome correttamente.
- Usa un font professionale. Sebbene molti client di posta elettronica consentano di modificare il carattere usato nelle e-mail, utilizza qualcosa di standard come Arial o Sans Serif. Evita di usare colori diversi o di scrivere tutto in maiuscolo.
- Non dimenticare di allegare i file. Se stai inviando un documento a qualcuno, assicurati di allegarlo. Assegna un nome corretto al file in modo che il destinatario possa indovinare cosa contiene (ad esempio, «Marketing Budget Q4").
Formattazione di un'email formale
L'invio di e-mail è una questione di contesto, quindi prima di scrivere il messaggio, prenditi un momento per pensare al tuo rapporto con il destinatario. È il tuo capo, collega o potenziale partner? Questo ti aiuterà a definire il livello di formalità appropriato: in caso di dubbi, è più sicuro attenersi a una versione più formale. Ecco i componenti chiave che il tuo messaggio deve contenere:
1. Oggetto dell'email
Un buon oggetto informa i destinatari di cosa tratta il messaggio e perché dovrebbero leggerlo. Cerca di rendere l'oggetto chiaro, specifico e conciso. Per esempio:
- Budget Q4 da approvare entro 31/08
- Diamo il benvenuto al nuovo VP
- Spark per Android: prime impressioni dei nostri utenti
- Richiesta di ferie per il 10-20/08
2. Saluti
Se hai bisogno di aiuto per scegliere un saluto corretto, dai un'occhiata al nostro elenco completo di saluti via email. A seconda del livello di formalità, i saluti possono assumere varie forme.
Ecco alcuni esempi di saluti standard:
- Ciao [Nome],
- Salve [Nome],
- Gentile [Nome],
- Gentile Sig./Signora/Dott./Dott.ssa [Cognome],
3. Corpo dell'email
Ora è il momento di scrivere la parte principale della tua email. Ecco alcuni punti chiave:
- Spiega di cosa stai parlando. Se stai inviando un'email a uno sconosciuto, presentati brevemente e vai subito al dunque. Indica chiaramente lo scopo della tua email in modo che una persona possa capire perché le stai inviando e come può aiutarti.
- Dai valore al tempo del lettore. Fornisci al destinatario tutte le informazioni aggiuntive di cui ha bisogno per rispondere. E cerca di mantenere la tua email breve e semplice e non sovraccaricarla di dettagli aggiuntivi.
- Rendi la tua email facile da leggere. Suddividi il tuo messaggio in brevi paragrafi e usa titoli ed elenchi. Se necessario, enfatizza le informazioni chiave con grassetto o corsivo. Il tuo obiettivo è rendere la tua email il più strutturata e facile da leggere possibile.
4. Conclusione
Se vuoi che il destinatario faccia qualcosa, comunicalo e includi un invito all'azione. Se stai solo concludendo la conversazione che hai avuto in precedenza, termina con una nota amichevole.
5. Firma
Ecco alcune frasi comuni che puoi usare:
- Cordiali saluti,
- I migliori saluti,
- Cordialmente,
- Grazie ancora,
Seguendo queste linee guida, puoi assicurarti che le tue email siano lette più facilmente e siano professionali ed efficaci.
Esempi di email formali
Questi esempi sono dei riferimenti e ti consigliamo di modificarli in modo che corrispondano al tono e al livello di formalità appropriati per il destinatario e l'occasione.
Esempio 1: Lettera di presentazione
Oggetto: [Ruolo] Domanda
Gentile [Nome azienda],
Scrivo per esprimere il mio interesse per la posizione [Posizione lavorativa]. Ho una [Laurea o qualifica professionale] in [Il tuo campo di studio], [Numero di anni] anni di esperienza in [Ruolo lavorativo pertinente attuale o precedente] e penso di poter contribuire efficacemente in [Nome azienda].
Nel mio precedente ruolo presso [Società precedente], ho [Descrivere brevemente un risultato o un progetto rilevante]. Questa esperienza ha migliorato le mie competenze in [Competenze specifiche rilevanti per il nuovo lavoro], e ritengo che questo si allinei bene con i requisiti per il ruolo [Posizione lavorativa] . Ad esempio, [Fornisci un esempio specifico di come hai utilizzato un'abilità o affrontato una sfida rilevante per il nuovo lavoro].
Allegato qui il mio curriculum, che evidenzia le mie qualifiche. Speo di poter avere presto la possibilità di discutere con voi di questa entusiasmante opportunità. Sono disponibile per un colloquio non appena possibile.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
Esempio 2: Annuncio
Oggetto: Vi presentiamo il nuovo Direttore dell'assistenza clienti
Gentile team,
Sono lieto di presentarvi [Nome], che sarà da oggi il nuovo Direttore dell'assistenza clienti. Dirigera i team che offrono supporto tecnico e assistenza ai nostri utenti, assicurandosi che essi godano della migliore esperienza con i nostri prodotti.
Unitevi a me nel darle il benvenuto nel suo nuovo ruolo!
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Titolo del lavoro]
Esempio 3: E-mail di follow-up in ambito aziendale
Oggetto: RE: [oggetto della tua email precedente]
Salve [Nome],
Faccio seguito alla mia precedente email di collaborazione con il vostro sito web. Sono ancora interessato a scrivere un post sulle migliori pratiche UX per le app di calendario. Ho 10 anni di esperienza nel settore delle app per la produttività e ho molte intuizioni da condividere con il tuo pubblico.
Fatemi cortesemente sapere se siete interessati alla mia collaborazione.
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
Esempio 4: Richiesta di ferie
Oggetto: Richiesta di ferie 10-15 settembre
Gentile [destinatario],
Vorrei richiedere ferie da lunedì 9 settembre a venerdì 13 settembre.
Mi assicurerò di completare tutti i miei progetti attuali e le attività in sospeso in anticipo prima delle vacanze. I miei colleghi [Nome] e [Nome] si assumeranno le mie responsabilità durante la mia assenza.
Rimango in attesa dell'approvazione.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Titolo del lavoro]
Esempio 5: Domanda generica
Oggetto: Sono previsti sconti per studenti per l'Annual Coding Conference?
Salve,
Vorrei chiedere se offrite sconti agli studenti per i biglietti per la Annual Coding Conference.
Sono uno studente a tempo pieno presso [istituto] e vorrei partecipare al vostro evento, ma sfortunatamente il prezzo del biglietto è troppo alto per me. Vi sarei grato se fosse possibile uno sconto.
Grazie mille!
Cordialmente,
[Il tuo nome]
Esempio 6: Risposta a un reclamo
Gentile [cliente],
Mi dispiace per la spiacevole esperienza che ha avuto nel nostro negozio e posso capire la sua frustrazione. Ho inoltrato il suo reclamo al nostro team di gestione e faremo del nostro meglio per assicurarci che ciò non accada mai più.
Ho rimborsato il suo acquisto e i fondi dovrebbero arrivare a breve. Vogliamo inoltre offrirle uno sconto del 10% per il suo prossimo acquisto nel nostro negozio. Utilizzi questo codice promozionale per ottenere lo sconto: [link].
La preghiamo di accettare le nostre scuse per l'inconveniente subito.
Con i migliori saluti,
[Il tuo nome]
[Titolo del lavoro]
[Dettagli di contatto]
Assicurandoti che le tue e-mail siano chiare, rispettose e professionali, promuoverai una comunicazione positiva ed efficace con la tua rete di contatti. Che tu stia cercando un esempio di email formale o che tu voglia semplicemente conoscere i modi migliori per concludere un'email, ora puoi padroneggiare l'arte dell'email per tutte le tue interazioni professionali.