Dans le monde professionnel, une communication claire et efficace est primordiale. C'est particulièrement vrai pour les e-mails, qui constituent souvent la principale méthode de communication entre collègues, clients et autres entreprises. Savoir comment formater correctement un e-mail permet de s'assurer que votre message est compris et bien reçu.
Dans cet article, vous apprendrez à rédiger un e-mail efficace, à respecter le format approprié et à vous assurer que votre message est clair et professionnel. Au bas de cette page, vous trouverez plusieurs exemples d'e-mails formels pour différentes occasions, y compris comment formater un e-mail pour une lettre de motivation. N'hésitez pas à les utiliser comme référence !
Une check-list à utiliser avant l'envoi
Avant d'envoyer votre e-mail, veillez toujours à vérifier quelques points essentiels :
- Vérifiez que votre adresse e-mail est appropriée. Si vous écrivez à partir d'un e-mail personnel, votre adresse doit sembler prenom.nom@example.com.
En savoir plus sur la création d'une adresse e-mail professionnelle. - Si vous envoyez des e-mails au nom d'une entreprise, pensez à inclure une signature professionnelle avec vos coordonnées, y compris le numéro de téléphone et les liens vers les médias sociaux.
En savoir plus sur la création d'une signature d'e-mail professionnelle. - Vérifiez le nom et l'e-mail du destinataire. Vérifiez que vous écrivez à la bonne personne et épellez son nom correctement.
- Choisissez une police de caractères professionnelle. Although many email clients let you change the font of your emails, use something conservative like Arial or Sans Serif. Évitez de jouer avec des couleurs différentes et d'utiliser toutes les majuscules.
- N'oubliez pas de joindre les fichiers. Si vous envoyez un document à quelqu'un, n'oubliez pas de le joindre. Nommez votre fichier de manière à ce que le destinataire puisse en deviner le contenu (par exemple, "Budget marketing Q4").
Mise en forme d'un e-mail formel
L'e-mail est une question de contexte. Avant de rédiger votre message, prenez le temps de réfléchir à la relation que vous entretenez avec le destinataire. S'agit-il de votre patron, d'un collègue ou d'un partenaire potentiel ? Cela vous aidera à définir le niveau de formalité approprié - en cas de doute, il est plus prudent de s'en tenir à une version plus formelle. Voici les éléments clés que doit contenir votre message :
1. Objet de l'e-mail
Une bonne ligne d'objet informe les destinataires de l'objet du message et de la raison pour laquelle ils doivent le lire. Essayez de faire en sorte que votre ligne d'objet soit claire, spécifique et concise. Par exemple :
- Budget marketing Q4 : Veuillez réviser avant le 31 août
- Rencontre avec le nouveau vice-président chargé de l'ingénierie
- Spark pour Android : Premières impressions de nos utilisateurs
- Demande de congé pour la période du 10 au 20 août
2. Salutations
Si vous avez besoin d'aide pour choisir une salutation appropriée, vérifiez notre liste complète de salutations par e-mail. Selon le niveau de formalité, vos salutations peuvent prendre différentes formes.
Voici quelques exemples de messages d'accueil standard :
- Salut [Nom],
- Bonjour [Nom],
- Cher [Nom],
- Cher Monsieur /Madame /Dr. /Professeur [Nom de famille],
3. Corps de l'e-mail
Il est maintenant temps de rédiger la partie principale de votre e-mail. Voici quelques éléments de réflexion :
- Expliquez ce sur quoi vous écrivez. Si vous envoyez un e-mail à un inconnu, présentez-vous brièvement et allez droit au but. Indiquez clairement l'objet de votre e-mail afin que la personne comprenne pourquoi vous l'envoyez et comment elle peut vous aider.
- Value the reader’s time. Provide a recipient with any additional information they need to reply. En même temps, essayez de garder votre e-mail court et simple, et ne le surchargez pas de détails supplémentaires.
- Faites en sorte que votre e-mail soit facile à lire. Divisez votre message en paragraphes courts et tirez parti des titres et des listes. Le cas échéant, mettez l'accent sur les informations clés en gras ou italique. Votre objectif est de rendre votre e-mail aussi structuré et facile à parcourir que possible.
4. Conclusion
Si vous voulez que votre destinataire fasse quelque chose, une conclusion formelle indique au destinataire ce qui va suivre et inclut un appel à l'action spécifique. Si vous ne faites que conclure la discussion que vous avez eue précédemment, terminez sur une note amicale pour montrer au lecteur que vous êtes prêt à rester en contact avec lui.
5. Signature
Voici quelques phrases courantes que vous pouvez utiliser pour signer :
- Cordialement
- Meilleures salutations,
- Bien à vous,
- Merci encore,
En suivant ces conseils, vous pouvez augmenter vos taux d'ouverture et vous assurer que vos e-mails sont professionnels et efficaces.
Exemples d'e-mails formels
Veuillez noter que ces exemples sont donnés à titre de référence et que nous vous recommandons de les adapter au ton et au niveau de formalité qui conviennent au destinataire et à l'occasion.
Exemple 1 : Lettre de motivation
Objet : [Rôle] Candidature
Cher [Nom de l'entreprise],
Je vous écris pour vous faire part de mon intérêt pour le poste de [Titre du poste]. Avec un [Diplôme ou qualification professionnelle] en [Votre domaine d'études] et [Nombre d'années] d'expérience dans [Votre poste actuel ou précédent], je suis confiant dans ma capacité à contribuer efficacement à votre équipe chez [Nom de l'entreprise].
Dans le cadre de mes fonctions précédentes au sein de [Entreprise précédente], j'ai [Décrivez brièvement une réalisation ou un projet pertinent]. Cette expérience m'a permis d'affiner mes compétences en [Compétences spécifiques pertinentes pour le nouvel emploi], qui, selon moi, correspondent bien aux exigences du poste [Titre de l'emploi]. Par exemple, [Donnez un exemple précis de la manière dont vous avez utilisé une compétence ou relevé un défi pertinent pour le nouvel emploi].
Vous trouverez ci-joint mon curriculum vitae, qui met en évidence mes qualifications. Je me réjouis de pouvoir discuter avec vous de cette opportunité passionnante. Je suis disponible pour un entretien à votre meilleure convenance.
Sincèrement,
[Votre nom]
Exemple 2 : Annonce
Sujet : Présentation du nouveau représentant de l'assistance à la clientèle
Chère équipe,
J'ai le plaisir de vous présenter [Nom] qui commence aujourd'hui en tant que représentant du service clientèle. Elle fournira un soutien technique et une assistance à nos utilisateurs, en veillant à ce qu'ils bénéficient de la meilleure expérience possible avec nos produits.
N'hésitez pas à saluer [Nom] en personne et à la féliciter pour son nouveau rôle!
Meilleures salutations,
[Votre nom]
[Titre du poste]
Exemple 3 : E-mail de suivi commercial
Objet : RE : [objet de votre e-mail précédent]
Bonjour [Nom],
Suite à mon précédent e-mail concernant la collaboration avec votre site web. Je suis toujours intéressé par la rédaction d'un article sur les meilleures pratiques UX pour les applications de rencontres. Avec 10 ans d'expérience dans l'industrie mobile, j'ai beaucoup d'idées à partager avec votre public.
N'hésitez pas à me faire savoir si vous êtes intéressé par une collaboration!
Cordialement,
[Votre nom]
Exemple 4 : Demande
Objet : Demande de vacances pour les 10-15 septembre
Cher Monsieur/Madame [Nom de famille],
Je voudrais demander des vacances du lundi 9 septembre au vendredi 13 septembre.
Je veillerai à terminer tous mes projets en cours et mes tâches en attente avant les vacances. Mes collègues [Nom] et [Nom] assumeront mes responsabilités pendant mon absence.
Dans l'attente de votre approbation.
Je vous prie d'agréer,
, l'expression de mes sentiments distingués.
[Votre nom]
[Titre du poste]
Exemple 5 : Question
Sujet : Avez-vous des réductions pour les étudiants pour la conférence annuelle sur le codage ?
Bonjour,
Je voudrais vous demander si vous proposez des réductions pour les étudiants pour les billets de la conférence annuelle sur le codage.
Je suis étudiant à plein temps à l'université du Texas et je suis très enthousiaste à l'idée de participer à votre événement, mais malheureusement, le prix des billets est trop élevé pour moi. Je vous serais reconnaissant de bien vouloir m'accorder une remise sur les frais d'études.
Dans l'attente d'une réponse de votre part, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
Cordialement,
[Votre nom]
Exemple 6 : Réponse à une plainte
Cher [Nom],
Je suis désolé de l'expérience désagréable que vous avez eue dans notre magasin et je comprends votre frustration. J'ai transmis votre plainte à notre équipe de gestion et nous ferons de notre mieux pour que cela ne se reproduise plus.
J'ai remboursé votre achat et vous devriez recevoir votre argent sous peu. Nous souhaitons également vous offrir une réduction de 10 % lors de votre prochain achat dans notre magasin. Veuillez utiliser ce code promo pour obtenir une réduction : [lien].
Veuillez accepter nos excuses pour le désagrément que vous avez subi.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom]
[Titre du poste]
[Coordonnées]
En veillant à ce que vos e-mails soient clairs, respectueux et professionnels, vous favoriserez une communication positive et efficace avec votre réseau professionnel. Que vous cherchiez un exemple d'e-mail formel ou que vous soyez simplement curieux de connaître les meilleures façons de conclure, vous pouvez désormais maîtriser l'art de l'e-mail pour toutes vos interactions professionnelles.