The Spark Team 
智能、聚焦、邮件。
超高效兼跨平台：专为静忧收件设计，专心聚焦重要事项。
定义
💡邮件分诊：快速浏览收件箱，判断哪些需要你立即处理，哪些可以稍后处理，哪些完全不需要你操心。 这是你真正开始回复之前所做的分类步骤。 这个术语借用自急诊医学，在那里分诊意味着决定谁先接受治疗。 邮件分诊并不完全是这样。 收件箱里的大多数邮件根本不需要处理，它们需要被清除。
为什么当你的收件箱永不停歇时，邮件分诊如此重要
如果你同时管理多个账户，每天有几十封相关邮件，你就无法把每封邮件都当作同等值得关注。 有些确实需要你处理。 但大多数并不需要。
麦肯锡发现，职场人士大约将工作周的 28% 花在了邮件上，而对于支持、销售或客户对接类岗位的任何人来说，由于邮件量远超每天一百封，这个数字还会更高。 如果完全跳过分诊，你最终会把一个已经解决的抄送邮件线程，和一位需要你做出真正决策的客户，投入同样的精力去对待。 这并不是周全。 这只是浪费精力。
整理与分诊之间的区别
整理要问的是：这封邮件应该归入哪个文件夹或标签？ 分诊要问的则是更有用的问题：这封邮件真的需要我回复吗？
第二个问题会改变后续的一切。 落入收件箱的许多邮件根本不需要采取任何行动——一条通知、一个已解决的线程、一封没人在等回复的知会邮件。 但在你动用文件夹或标签这类邮件管理工具之前，先把这些邮件过滤掉，意味着你只在真正值得的邮件上投入真正的决策精力。
这也是分诊与收件箱清零的分歧所在，尽管人们常常笼统地混用这两个术语。 收件箱清零关乎的是你想要达到的状态。 分诊则是让你更快达到那种状态的方法，即在你开始处理剩余邮件之前，先削减这堆邮件。
如何养成五分钟的分诊习惯
你不需要一套复杂的系统就能获得大部分收益。 基本流程是这样的：
- 这封邮件需要我本人回复吗？ 如果不需要，立即归档或忽略它。 不要归档整理，不要加标记，直接把它移走。
- 如果需要，是现在回复还是稍后回复？ 任何两分钟以内就能处理或确实时间紧迫的邮件，当场处理。 其余的都放入“稍后处理”那一堆。
- 只有到这时，才整理剩下的邮件。 加标记、贪睡提醒，或者你使用的任何系统，但只针对真正通过前两个问题筛选后剩下的那一小堆。
大多数人直接跳到第三步，这就本末倒置了。 这就是为什么分诊会让人感觉像是在做无用功，而不是节省时间。
如果你想更深入地了解这一具体方法，包括它在支持、销售和客户管理岗位上的不同应用，Spark 的邮件分诊指南会为你完整讲解一个三重过滤的版本。
避免让分诊变成又一件苦差事
只有保持快速，分诊才能节省时间。 有几点能帮你保持这种状态。
在固定时间进行，而不是时时刻刻。 每十分钟就查看收件箱“稍微分诊一下”，会适得其反。 集中处理，对大多数岗位来说，每天两次就足够了。
抵制住把接触到的每封邮件都分类的冲动。 并非每封邮件都需要标签或标记。 大多数只需要被清除。
如果你每天都在对相同的发件人重复分诊，那么一个垃圾邮件过滤器或一个能在不受欢迎的发件人到达收件箱之前就拦截它们的筛查工具，会永久性地为你完成这项工作，而不必你每天早上亲手去做。