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定義
💡メールのトリアージ：受信トレイをすばやく仕分けて、今すぐ対応が必要なもの、後回しにできるもの、まったく対応不要なものを判断すること。 実際に返信を始める前に行う仕分けのステップです。 この用語は救急医療から借用したもので、そこでのトリアージとは誰を最初に治療するかを決めることを意味します。 メールのトリアージはそれとまったく同じではありません。 受信トレイのほとんどのメッセージは治療をまったく必要とせず、処分すべきものです。
受信トレイが止まることのないとき、メールのトリアージが重要な理由
1日に何十通もの関連メールが届く複数のアカウントを管理している場合、すべてのメッセージを同じように注意を払う価値があるものとして扱うことはできません。 本当にあなたを必要とするものもあります。 ほとんどはそうではありません。
マッキンゼーの調査によると、プロフェッショナルは勤務時間の約28パーセントをメールに費やしています。1日に100通をはるかに超える量を扱うサポート、営業、アカウント対応の役割にある人にとっては、その数字はさらに高くなります。 トリアージをまったく省略すると、すでに解決したCC付きのスレッドを、本当の判断を求めるクライアントと同じ気遣いで扱うことになってしまいます。 それは徹底しているわけではありません。 それはただ注意を無駄にしているだけです。
仕分けとトリアージの違い
仕分けはこう問いかけます：これはどのフォルダやラベルに属するのか？ トリアージはもっと役立つことを問いかけます：これは本当に私からの返信が必要なのか？
その2つ目の問いが、その後のすべてを変えます。 受信トレイに届くものの多くは何のアクションも必要ありません。通知、解決済みのスレッド、誰も待っていない参考情報などです。 しかし、フォルダやラベルなどのメール管理ツールに触れる前に、まずそれらを除外すれば、それに値するメッセージにだけ本当の意思決定のエネルギーを費やすことになります。
人々はこれらの用語を曖昧に使いますが、ここもトリアージと受信トレイゼロが分岐する点です。 受信トレイゼロは目指す状態のことです。 トリアージは、残ったものを処理し始める前に山を減らすことで、そこにより速くたどり着くための方法です。
5分間のトリアージ習慣を作る方法
ほとんどのメリットを得るのに、複雑なシステムは必要ありません。 基本的な流れは次のとおりです：
- これは特に私からの返信が必要か？ そうでなければ、すぐにアーカイブするか無視します。 整理せず、フラグも付けず、ただ移動させるだけです。
- そうなら、今返信が必要か、それとも後でよいか？ 2分未満で済むものや本当に時間的制約のあるものは、その場で対応します。 それ以外はすべて「後で」の山に入れます。
- そのときになって初めて、残ったものを整理します。 フラグを付ける、スヌーズする、どんなシステムでも構いませんが、最初の2つの問いを実際に生き残った小さな山だけに対して行います。
ほとんどの人はステップ3にいきなり飛びますが、それは逆です。 それが、トリアージが時間を節約するものではなく、雑用のように感じられる理由です。
このアプローチのより詳しい内訳、特にサポート、営業、アカウント管理の役割でどのように異なる展開になるかを知りたい場合は、Sparkのメールトリアージガイドで完全な3フィルタ版を解説しています。
トリアージが別の雑用にならないようにする
トリアージは素早く保ってこそ時間を節約できます。 いくつかのことがそれを保ちます。
常にではなく、決まった時間に行う。 「ちょっとだけトリアージ」するために10分ごとに受信トレイをチェックするのは本末転倒です。 まとめて行いましょう。ほとんどの役割では1日2回で十分です。
触れるものすべてを分類したくなる衝動を抑える。 すべてのメールにラベルやフラグが必要なわけではありません。 ほとんどはただ消し去るだけでよいのです。
そして、毎日同じ送信者を再トリアージしているなら、スパムフィルタや、望まない送信者を受信トレイに届く前にキャッチするスクリーニングツールが、毎朝手作業で行う代わりに、恒久的にその作業をあなたのためにやってくれます。