智能、聚焦、邮件。
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定义
💡 邮件过载是一个直接而实际的问题：收到的邮件量超出了你实际阅读、分类和回复它们的能力。 这不是一种感受，也不是一种习惯，而是一道数学题：涌入的邮件比你能够合理处理的还要多。
邮件过载的数学原理
邮件焦虑是来自收件箱不确定性的感受。 邮件疲劳是强迫性查看带来的倦怠。 过载则是隐藏在两者之下客观且可量化的问题：邮件太多，时间不够。
对于任何每天要在多个账户、客户工作、审批和内部请求之间处理 30 封以上相关邮件的人来说，邮件量本身就是限制，而不是某一封邮件特别难以应对。 一封邮件需要两分钟。 其中 60 封就要花两个小时，而这还不包括那些需要真正思考或更长回复的邮件。 也没有一个固定数字能界定它何时出现：只要涌入的邮件量持续超过你实际拥有的处理时间，无论是每天 20 封还是 200 封，那就是过载。
从事客户对接工作或管理大量交易的人对此感受最直接，因为他们的整个工作结构性地产生了大量邮件：客户越多意味着邮件线程越多，交易越多意味着需要同时跟踪的往来邮件越多。 这不是纪律问题，也真的不是任何人的错，不是发件人的错，也不是你的错。 这是某个角色所产生的邮件量与用于处理它们的时间之间的结构性错配，它需要一个结构性的解决方案，而不仅仅是“努力跟上进度”。
邮件过载的战术性解决方案
与焦虑或疲劳不同，过载会对系统直接作出反应，因为它本身就是一个系统性问题。
过滤和自动分类可以让整类邮件在你看到它们之前就不再需要你直接关注。 一个把发票转到会计部门的邮件过滤器，或者自动回复常规询问的自动化，能减少落到你身上的原始决策数量。 这些都无法消除那部分真正需要人为判断的邮件，但它能把剩下的这部分缩减到可管理的程度，而这才是这里真正的目标，而非清零。
果断退订任何你实际上并不阅读的内容，能从源头上缩减涌入的邮件量，而不仅仅是在邮件到达后更好地管理它们。 如果每次某份简报到达时你都没打开就删除，那它就是一个应该退订的对象，而不是永远地继续分拣。
批处理和优先级排序并不会减少邮件量，但它们能减少任一时刻需要你关注的邮件量。 一个能可靠地凸显真正紧急事项的系统，意味着其他 50 封邮件可以等待，而不必担心错过其中的什么。
什么其实解决不了问题
处理得更快并不是真正的解决方案，因为随着你的业务或客户名单增长的邮件量最终总会超过更快的打字速度。 “只要更自律地减少查看次数”也不是。 那解决的是疲劳，而不是背后的邮件量问题，而且它实际上可能让过载变得更糟：在没有系统确保紧急事项仍能被凸显的情况下减少查看频率，反而会把邮件量问题变成错过截止日期的问题。