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Définition
💡Tri des e-mails : trier rapidement votre boîte de réception pour décider ce qui nécessite votre attention immédiate, ce qui peut attendre et ce qui ne requiert rien de votre part. C'est l'étape de tri que vous effectuez avant de commencer à répondre. Le terme est emprunté à la médecine d'urgence, où le triage consiste à décider qui est soigné en premier. Le tri des e-mails n'est pas tout à fait cela. La plupart des messages de votre boîte de réception n'ont pas besoin d'être traités du tout, ils doivent être écartés.
Pourquoi le tri des e-mails est important lorsque votre boîte de réception ne s'arrête jamais vraiment
Si vous gérez plusieurs comptes avec des dizaines d'e-mails pertinents par jour, vous ne pouvez pas traiter chaque message comme s'il méritait autant d'attention que les autres. Certains ont réellement besoin de vous. La plupart, non.
McKinsey a constaté que les professionnels consacrent environ 28 % de leur semaine de travail aux e-mails, et pour toute personne occupant un poste de support, de vente ou de gestion de comptes où le volume dépasse largement une centaine de messages par jour, ce chiffre grimpe encore plus haut. Sautez complètement le tri et vous finirez par traiter un fil en copie déjà résolu avec le même soin qu'un client demandant une véritable décision. Ce n'est pas de la rigueur. C'est simplement de l'attention gaspillée.
La différence entre trier et faire le tri
Le classement pose la question : dans quel dossier ou avec quelle étiquette cet e-mail doit-il aller ? Le tri pose une question plus utile : cet e-mail nécessite-t-il réellement une réponse de ma part ?
Cette deuxième question change tout par la suite. Une grande partie de ce qui arrive dans votre boîte de réception ne nécessite aucune action : une notification, un fil résolu, une information que personne n'attend. Mais en les filtrant d'abord, avant de toucher aux outils de gestion des e-mails comme les dossiers ou les étiquettes, vous consacrez votre véritable énergie décisionnelle uniquement aux messages qui le méritent.
C'est aussi là que le tri et l'inbox zero divergent, même si les gens utilisent ces termes de manière approximative. L'inbox zero concerne l'état que vous cherchez à atteindre. Le tri est la méthode qui vous y amène plus vite, en réduisant la pile avant de commencer à traiter ce qui reste.
Comment adopter une habitude de tri en cinq minutes
Vous n'avez pas besoin d'un système élaboré pour en tirer l'essentiel des bénéfices. Un passage de base ressemble à ceci :
- Nécessite-t-il une réponse de ma part précisément ? Si ce n'est pas le cas, archivez-le ou ignorez-le immédiatement. Ne le classez pas, ne le marquez pas, contentez-vous de le sortir.
- Si oui, nécessite-t-il une réponse maintenant ou plus tard ? Tout ce qui prend moins de deux minutes ou qui est réellement urgent, traitez-le sur-le-champ. Tout le reste va dans une pile « plus tard ».
- Ce n'est qu'ensuite que vous organisez ce qui reste. Marquez-le, mettez-le en veille, quel que soit le système que vous utilisez, mais uniquement pour la pile plus réduite qui a réellement survécu aux deux premières questions.
La plupart des gens passent directement à l'étape trois, ce qui est à l'envers. C'est pourquoi le tri peut donner l'impression d'être une corvée plutôt que quelque chose qui fait gagner du temps.
Si vous souhaitez une analyse plus approfondie de cette approche précise, y compris la façon dont elle se décline différemment pour les postes de support, de vente et de gestion de comptes, le guide de Spark sur le tri des e-mails présente une version complète à trois filtres.
Éviter que le tri ne devienne une corvée de plus
Le tri ne fait gagner du temps que s'il reste rapide. Quelques principes permettent de le garder ainsi.
Faites-le à des moments définis, pas en permanence. Vérifier votre boîte de réception toutes les dix minutes pour « faire juste un petit tri » va à l'encontre du but recherché. Regroupez cette tâche : deux fois par jour suffit amplement pour la plupart des postes.
Résistez à l'envie de tout catégoriser. Tous les e-mails n'ont pas besoin d'une étiquette ou d'un marqueur. La plupart ont simplement besoin de disparaître.
Et si vous re-triez chaque jour les mêmes expéditeurs, un filtre anti-spam ou un outil de filtrage qui bloque les expéditeurs indésirables avant qu'ils n'atteignent votre boîte de réception fait ce travail à votre place, de façon permanente, au lieu que vous le fassiez à la main chaque matin.