智能、聚焦、邮件。
超高效兼跨平台：专为静忧收件设计，专心聚焦重要事项。
定义
💡 自动分类：根据你设定的条件，自动将收到的邮件移动到特定文件夹、应用标签或进行分类的规则。 邮件到达后，你的邮件客户端会根据你的规则进行检查，并在无需你操作的情况下完成归档。
为什么要使用自动分类
你的收件箱并不是单一的一类内容。 实际上，它是多股不同的信息流，统统被倒进了同一个地方。
来自同事的工作邮件。 你订阅的新闻简报。 来自应用的自动通知。 网购收据。 客户往来邮件。 个人消息。 所有这些内容会同时涌入你的收件箱，而你还得神奇地立刻判断哪些紧急、哪些可以等等再处理。
自动分类通过为不同类型的消息创建独立通道，来理清这团乱麻。 新闻简报进入“阅读”文件夹。 收据进入“购物”文件夹。 团队更新进入“项目”文件夹。 这样一来，你的收件箱里只剩下需要立即处理的内容，而不是各种信息混杂在一起的一团乱。
结果呢？ 你处理邮件的速度会快得多。 麦肯锡的研究显示，员工有 28% 的工作日时间都花在阅读和回复电子邮件上。 自动分类会先对消息进行预筛选，从而减少这种时间消耗，让你不用不断地判断“这重要吗？ 我现在要读这封吗？ 我该把它放到哪里？”
这对于收件箱清零策略也至关重要。 如果你 80% 的邮件在到达时就被自动分类了，那么你的收件箱里只会剩下真正需要你关注的 20%。 这样就好管理多了。
不同的分类方式
基于筛选器的分类使用你手动创建的规则。 “如果发件人是 newsletter@company.com，就移动到新闻简报文件夹。” “如果主题包含‘[URGENT]’，就加旗标并保留在收件箱中。” 你定义条件，客户端负责执行。 Gmail 把这些称为筛选器。 Outlook 把这些称为规则。 本质上是同一个概念。
AI 驱动的分类使用机器学习自动对消息进行分类，而无需你创建明确的规则。 Gmail 的标签式收件箱（主要、社交、推广）就是这样工作的。 Outlook 的聚焦收件箱会学习什么对你来说更重要，并将其余内容分开。 Spark 的智能收件箱 Focused List 和 Unread Cards 更进一步，会根据你选择的收件箱样式自动将邮件分类为 Personal、Notifications、Newsletters、Pinned 和 Seen（Unread Cards 收件箱）。 你可以在这里了解有关这些收件箱的更多信息：https://sparkmailapp.com/help/manage-your-inbox/customize-your-inbox
区别是什么？ 基于筛选器的分类很精确，但需要先进行设置。 AI 分类可以立即开始工作，但有时会出错（你需要把分错类的邮件移回它们原本该在的位置，以此训练它）。
混合方式结合了两者。 你可以先为明显的情况设置几个关键筛选器（例如把所有 Amazon 订单确认邮件移到“收据”文件夹），然后让 AI 处理那些模棱两可的情况。 大多数人最终都会采用这种方式。
有些客户端还提供基于发件人的分类这一特定功能。 例如，Outlook 的“Sweep”规则会根据你首次使用时设定的规则，自动处理未来所有来自特定发件人的邮件。
创建分类规则
具体操作取决于你使用的邮件客户端，但背后的逻辑在各个平台都差不多。
在 Gmail 中：
- 打开一封来自你想分类的发件人或属于你想分类类型的邮件
- 点击三点菜单，选择 Filter messages like this
- Gmail 会预先填入发件人地址，但你也可以添加其他条件（主题关键词、是否含附件等）
- 点击 Create filter
- 选择要执行的操作：Skip Inbox、Apply label、Mark as read 等
- 如果你也想让它对现有邮件进行分类，请勾选 Also apply filter to matching conversations
- 点击 Create filter
Gmail 的筛选器功能很强大，但也很容易很快变得混乱。 给你的标签起清晰的名称，并且每隔几个月检查一次筛选器，删除那些你不再使用的规则。 Google 的筛选器文档提供了更多筛选选项和搜索运算符。
在 Outlook 中：
- 右键点击一封你想为其创建规则的邮件
- 选择 Rules > Create Rule
- 选择条件（来自特定发件人、主题包含特定词语、发送到特定文件夹等）
- 选择一个操作（Move to folder、Flag、Categorize 等）
- 点击 OK
- 如需更复杂的规则：File > Settings > Mail > Rules > +Add new rule
Outlook 允许你按优先级排列规则，如果你的条件有重叠，这一点就很重要。 除非你明确告诉它继续处理，否则会以第一条匹配的规则为准。 Microsoft 的规则文档解释了高级规则配置。
在 Spark 中：
Spark 的智能收件箱开箱即用，这一点很好。 你不需要先设置 15 个筛选器，它才变得有用。
根据你的偏好，你可以设置三种主要的收件箱 ；
Classic Inbox，或 Simple List：按日期或最新顺序组织的所有邮件的直接列表。 如果你重视简洁，这可能是你的理想选择。 它也适合快速找到你最近的一封邮件，比如一次性验证码或发货确认。
Unread Cards：将所有未读邮件整理为 People、Notifications 和 Newsletters 类别。 其他分区包括 Pins 和 Seen。 付费套餐提供的 Gatekeeper 会在收件箱顶部筛选收到的邮件，让你批准或屏蔽发件人。 此视图非常适合查看未读消息，并提供可自定义的卡片操作，以便高效进行批量管理。
Focused List：整理你的所有邮件，同时将重要对话突出显示为 Priority emails。 Pins、Notifications、Newsletters、Invitations、Invitation Responses 和 Assigned to me 等类别会显示在 Priority emails 下方顶部，避免各种预览让你的收件箱显得杂乱。 你可以在 Spark Settings > Inbox > Focused List 中自定义并调整此视图的首选配置。
如何充分利用自动分类
不要过度分类。 创建 30 个不同的文件夹，再配上极其具体的规则，会让你花在管理系统上的时间比真正处理邮件的时间还多。 先从四五个大类开始，看看是否已经足够。
让收件箱只保留待处理事项。 如果一封邮件需要回复或后续任务，它就留在收件箱里。 其他所有内容都自动分类。 这才是让自动分类真正有用的核心原则，而不是仅仅把杂乱内容从一个地方挪到另一个地方。
定期检查分错类的邮件。 AI 分类会出错。 一旦出错，请手动将邮件移到正确的文件夹。 大多数系统都会从这些纠正中学习，并随着时间推移变得更准确。 如果忽视这些错误，AI 就不会变聪明。
使用描述清晰的文件夹/标签名称。 当你六个月后想找某样东西时，“杂项”和“其他”这样的名称就帮不上忙了。 “客户提案”“团队更新”“财务记录”这类名称能让你一眼知道里面是什么。
先设置“VIP”或优先级规则。 创建一条规则，捕获来自你的老板、重要客户或关键系统的邮件，无论如何都让它们留在收件箱中。 其他内容都可以被分类，但你绝不希望意外错过重要信息。
用示例测试你的规则。 在启用新的自动分类规则之前，先在测试邮件上运行它，或将其应用到现有邮件。 确保它捕捉到的是你想要的内容，而不会误抓无关邮件。
结合其他工具一起使用。 自动分类与定时发送、模板和稍后提醒功能配合得非常好。 把新闻简报分类到某个文件夹，安排在周五统一阅读，需要后续跟进的内容则使用稍后提醒。 整个系统会形成良性配合。