Trotz Slack und vielen anderen Messenger-Apps ist die E-Mail immer noch ein wichtiges Werkzeug in unserem täglichen Leben. E-Mail-Clients wie Spark ermöglichen es, mehrere E-Mail-Konten aus allen Lebensbereichen zu verwalten. Die meisten von uns haben mindestens zwei Mail-Konten, ein berufliches und ein privates. Dabei gilt: mehrere Mail-Konten zu betreuen kann erschöpfend sein.
Hier sind ein paar Forschungsergebnisse zum Thema:
- Die University of California in Irvine berichtet über einen Zusammenhang zwischen der Häufigkeit des Abrufens von E-Mails und dem Stresslevel. Die Studie ergab: je mehr Zeit, die Sie mit E-Mails verbringen, desto gestresster sind Sie.
- Mit Sprachanalysen sowie anhand der Wortanzahl lässt sich feststellen, dass gestresste Personen dazu neigen, überstürzt auf E-Mails zu antworten und sich dabei so auszudrücken, dass sie eher wütend erscheinen.
- Das Journal of Occupational Health Psychology berichtet darüber, dass unhöfliche E-Mails sich negativ auf das Wohlergehen von Arbeitnehmern auswirken. Die entsprechende Studie betont, dass eine Häufung von unhöflichem Verhalten in E-Mails zu Stress beitragen und sich nachteilig auf die allgemeine Gesundheit auswirken kann.
Deswegen gibt es Spark: damit Mails wieder Spaß machen. Indem Sie weniger häufig mit Ihren Mails konfrontiert sind und gleichzeitig schneller damit fertig werden, reduziert sich Ihr Stresslevel merklich. Hier sind unsere besten Tipps dafür:
Ihr AI-Assistent
Mit Spark +AI haben Sie ein praktisches Tool, das E-Mails für Sie vorschreibt. Geben Sie einfach ein paar Anweisungen in natürlicher Sprache ein und Spark erstellt eine kurze, prägnante E-Mail für Sie. +AI kann den Tonfall nach Ihren Wünschen anpassen und Antworten erstellen, die auf dem Kontext Ihrer bestehenden Konversationen basieren.
Unsere User finden das Tool ungemein praktisch, um Schreibblockaden zu überwinden und auch in anderen Sprachen als der eigenen Muttersprache eine gute Antwort zu verfassen. +AI sorgt für selbstbewusste Kommunikation und gleichzeitig für reduzierten Zeitaufwand beim Verfassen und Formatieren. Besonders bei Antworten auf unhöfliche E-Mails kann +AI Ihnen viel Stress nehmen.
Auf dem Weg zur Inbox Zero
Die Inbox Zero ist eher eine Philosophie als ein Ziel, das es jeden Tag zu erreichen gilt. Der eigentlich erwünschte Zustand ist ein aufgeräumter Posteingang – und wenn Sie E-Mails als abgeschlossen markieren oder für später beiseite legen können, kommen Sie schneller dort an.
Und wenn Sie wichtige E-Mails anheften und priorisieren, können Sie die restlichen Nachrichten auf einmal abschließen, indem Sie mehrere davon auswählen und archivieren, wenn Sie entweder erledigt wurden oder nicht mehr wichtig sind. Außerdem können Sie mit der Funktion "Beiseite legen" weniger wichtige Mails für später speichern – sie landen dann in einem Widget unten in Ihrer Inbox.
Zur richtigen Zeit antworten
Manchmal ist es einfach nicht der richtige Zeitpunkt für eine Antwort: keine Zeit, keine Informationen oder keine Motivation. Spark bringt Ruhe in einen übervollen Posteingang, indem Sie eine E-Mail vorübergehend ausblenden können. Die Wiedervorlage sorgt für praktische Erinnerungen zur richtigen Zeit und lässt verborgene E-Mails wieder auftauchen.
Und wenn Sie zu beschäftigt sind, um den richtigen Zeitpunkt auszuwählen, können Sie eine E-Mail auch einfach in einen eigenen Ordner beiseite legen. Ein sauberer, aufgeräumter Posteingang sorgt für ein kleines bisschen Seelenfrieden und entlastet Sie von dem Gefühl, sich beeilen zu müssen.
Unerwünschte Absender herausfiltern
Stellen Sie sich vor, Sie könnten dafür sorgen, dass sich nur noch erwünschte E-Mails in Ihrem Posteingang befinden. Mit dem Gatekeeper können Sie selbst entscheiden, wer es in Ihren Posteingang schafft und wer nicht.
Wenn Ihnen jemand zum ersten Mal eine E-Mail schickt, können Sie sie überprüfen und entscheiden, ob Sie weitere E-Mails von derselben Person erhalten möchten. Die Absender werden nicht benachrichtigt, wenn Sie sie mit dem Gatekeeper blockieren. Sie können die Blockierung bei Bedarf jederzeit rückgängig machen.
Noch ein paar Tipps
Gruppieren Sie Ihre wichtigen Unterhaltungen: Der gesamte Kommunikationsverlauf mit einer Person landet in einer einzigen Zeile. Wie in einem Messenger – nur besser.
E-Mail-Threads stummschalten: Möglicherweise wurde schon alles gesagt, aber noch nicht von allen und der Thread geht immer weiter. Sie sparen Zeit und Aufmerksamkeit, indem Sie die Unterhaltung einfach stummschalten, wenn Ihr Beitrag geleistet wurde und Sie auf nichts mehr warten.
Gutes Timing: Auf dem Home-Bildschirm können Sie eine bestimmte Tageszeit für das Abrufen und Sortieren Ihrer E-Mails festlegen, um dazwischen weniger abgelenkt zu sein.
Geplant antworten: Wenn Sie eine Antwort haben, sie aber nicht sofort verschicken möchten, können Sie den Versand einer fertig getippten Mail auch planen, statt eine Nachricht als Erinnerung in der Inbox aufbewahren zu müssen.
Tastenkombinationen: Das Kontrollzentrum bietet eine Tastenkombination für jeden denkbaren Anlass.
Es gibt so viele Dinge, die auf die Stimmung drücken. E-Mails sollten nicht automatisch dazu zählen. Testen Sie Spark +AI 7 Tage kostenlos →
The Readdle Team 