Malgré Slack et bien d'autres applis de messagerie, l'e-mail reste un outil crucial dans notre quotidien. Les clients d'e-mail comme Spark vous permettent de gérer plusieurs comptes d'e-mail dans tous vos domaines d'activité. La plupart d'entre nous ont au moins deux comptes, l'un professionnel et l'autre personnel. Pourtant, la gestion de plusieurs comptes e-mail peut nous donner l'impression d'être épuisés et déconnectés.
Il suffit de considérer certaines des recherches menées au fil des ans :
- L'université de Californie à Irvine a fait état d'une corrélation entre la fréquence des vérifications des e-mails et le niveau de stress. L'étude a révélé que les personnes qui passaient plus d'heures à envoyer des e-mails subissaient des niveaux de stress plus élevés.
- À l'aide de la méthodologie de l'enquête linguistique et du comptage de mots, il a été observé que les personnes éprouvant des niveaux élevés de stress ont tendance à répondre aux courriels à la hâte, en utilisant un langage qui exprime davantage de colère.
- Le Journal of Occupational Health Psychology a souligné l'impact négatif de l'incivilité par e-mail sur le bien-être des employés. L'étude souligne que l'accumulation de comportements incivils dans les échanges d'e-mails peut contribuer au stress et avoir des effets néfastes sur la santé globale des employés.
C'est pourquoi, chez Spark, nous avons transformé l'e-mail en une expérience plus agréable. En réduisant le temps et la fréquence que vous passez dans les e-mails, vous pouvez vous sentir plus à l'aise et moins stressé. Voici quelques-uns de nos meilleurs conseils :
Utiliser un assistant IA
Avec le nouvel outil Spark +AI, vous pouvez laisser Spark rédiger la majeure partie de vos e-mails pour vous. Il vous suffit d'utiliser un langage naturel lorsque vous envoyez des instructions et Spark générera des e-mails concis et efficaces. +AI peut adapter le ton en fonction du type d'e-mail que vous rédigez et créer des réponses en fonction du contexte de vos conversations.
Nos utilisateurs trouvent que cela les aide à surmonter le blocage de la rédaction et à améliorer les réponses dans des langues qui ne sont pas leur langue maternelle. +AI permet aux utilisateurs de communiquer en toute confiance, sans perdre trop de temps à discerner la bonne façon de formater leurs e-mails. Lorsqu'il s'agit de faire face à une correspondance impolie, laissez +AI se charger de répondre à votre place.
Visez la boîte de réception vide
La boîte de réception vide devrait être une philosophie de gestion des e-mails plutôt qu'un objectif difficile à atteindre chaque jour. L'objectif est de créer une boîte de réception épurée, et vous pouvez y parvenir en prenant l'habitude d'utiliser Marquer comme traité et Mettre de côté pour garder votre boîte de réception propre.
Une fois que vous avez épinglé et hiérarchisé vos e-mails importants, vous pouvez utiliser l'option Marquer comme traité en bloc pour sélectionner rapidement plusieurs e-mails adressés ou non pertinents et les déplacer vers l'archive. La fonctionnalité "Mettre de côté" est pratique lorsque vous souhaitez conserver des e-mails non essentiels pour plus tard - ils sont soigneusement stockés dans un widget au bas de votre boîte de réception.
Trouvez le bon moment pour répondre
Parfois, ce n'est tout simplement pas le bon moment pour répondre à un e-mail, qu'il s'agisse d'un horaire surchargé ou d'un manque d'informations à portée de main. Spark peut vous aider à trouver un peu de répit dans une boîte de réception encombrée en vous permettant de masquer temporairement un e-mail. Le report de vos e-mails devient un rappel agréable, car ils reviennent dans votre boîte de réception à un moment plus opportun.
Si vous êtes trop occupé pour décider de l'heure qui vous convient le mieux pour recevoir votre e-mail, vous pouvez simplement le placer dans le dossier Mis de côté. Vous vous sentez à l'aise en voyant une boîte de réception propre, et en même temps, vous n'avez pas à vous dépêcher de répondre.
Filtrez les expéditeurs indésirables
Imaginez que vous puissiez faire de votre boîte de réception un espace où ne figurent que les e-mails que vous souhaitez voir. Avec l'outil Gardien, vous pouvez choisir qui peut entrer dans votre boîte de réception et qui ne le peut pas.
La première fois qu'une personne vous envoie un e-mail, vous filtrez et décidez si cette personne peut vous en envoyer à nouveau. Les expéditeurs ne sont pas avertis si vous les bloquez dans Gardien et vous pouvez annuler l'action à tout moment si nécessaire.
Quelques conseils e-mail supplémentaires
Regroupez vos conversations importantes : regroupez l'historique de toutes les communications avec une personne sur une seule ligne, comme dans un messager, mais en mieux.
Masquer les fils de discussion : vous avez peut-être fourni le contexte dont vous avez besoin, mais le fil de discussion continue. Pour économiser votre temps et votre attention, vous pouvez désactiver les fils de discussion que vous avez terminés.
Horaire : L'écran d'accueil vous permet de définir une heure précise de la journée pour consulter et trier vos e-mails, ce qui peut vous aider à éviter toute distraction.
Planifier les réponses aux e-mails : si vous devez répondre à un e-mail mais que vous souhaitez l'envoyer plus tard, planifiez une réponse au lieu de conserver l'e-mail dans votre boîte de réception.
Utiliser les raccourcis clavier : le centre de commande dispose d'un raccourci pour toutes les actions dont vous pouvez rêver.
Il y a tellement de choses qui peuvent effacer votre sourire, l'e-mail ne devrait pas en faire partie. Essayez Spark +AI avec un essai gratuit de 7 jours →
The Readdle Team 