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定义
💡撤回邮件是 Outlook 尝试在收件人打开之前，收回你已经发送的邮件的功能。 这并非什么魔法。 它只是发送到收件人邮箱的一个请求，而这个请求可能会失败。
为什么撤回邮件并非人们想象中的安全网
你或许经历过这样的时刻：点击发送后，立刻发现了错别字、漏掉的附件，或者邮件发给了错误的"John"。 本能反应就是想找一个撤销按钮。 撤回算是这样一个按钮，但它附带的细则比大多数人意识到的要多。
只有当你和收件人都使用 Microsoft Exchange 或 Microsoft 365，且属于同一组织时，撤回功能才有效。 而且只有在对方尚未打开邮件的情况下才有效。 即便两个条件都满足，它也确实不可靠，因为它取决于时机、服务器行为，以及收件人的收件箱是否支持该功能。 撤回是一场赌博。 而 Undo Send 则是十拿九稳的，至少在其短暂的时间窗口内如此。
这种区别比"取消发送邮件"这一共同说法所暗示的更为重要。 它们用完全不同的机制解决着相似的问题。
如何在 Outlook 中撤回邮件，或在 Gmail 中取消发送邮件
在 Outlook 中（经典版，仅限 Exchange/Microsoft 365）：
- 打开你的 Sent Items 文件夹。
- 双击你想要撤回的邮件（仅在阅读窗格中选中它是无效的）。
- 进入 File > Info，然后选择"Message Resend and Recall" > "Recall This Message"。 Microsoft 的完整撤回操作指南涵盖了各种情形，包括替换邮件。
- 选择删除未读副本，或删除并替换为已更正的版本。
- 稍后你会收到一份 Message Recall Report，显示对每位收件人的撤回是成功还是失败。
有没有办法在 Outlook 中撤回邮件而不让收件人知道？
并没有独立于常规撤回之外的特殊"隐身"方法。 收件人是否会发现，取决于时机和你所在组织的设置，而不是取决于你额外做了什么。
他们是否"知道"取决于两点：
- 时机。 只有当收件人尚未打开邮件时撤回才有效，而且你们双方都需要使用同一组织内的 Exchange 或 Microsoft 365。 如果他们已经读过邮件，或者他们使用的是 Gmail、Yahoo，或者完全属于另一个组织，撤回就会彻底失败，而且在大多数配置下，他们会看到某种曾尝试撤回的提示（较旧的经典版 Outlook 显示得不一致；较新的云端版本则允许 IT 管理员选择是否通知收件人）。
- 你所在组织使用哪个版本的撤回功能。 经典的基于客户端的撤回（较旧，成功率为 40%）在成功时会删除未读邮件，且不发出任何通知。 较新的基于云端的撤回（自 2023 年起陆续推出，成功率较高，达 90%）在成功时的工作方式相同，但由你的 IT 管理员来控制收件人是否会收到"此邮件已被撤回"的提示，这是一项租户范围的设置，而不是你可以逐封邮件切换的东西。
一般规律是，如果它成功了，他们通常不会知道，因为一封成功撤回的未读邮件就直接消失了。 并不存在你所遗漏的某种独立的"隐形"模式；是否可见（或不可见）真正取决于撤回是否成功，以及作为个人发件人无法控制的那些设置。
旁注：Outlook’s 撤回 vs Gmail’s 取消发送
Outlook Recall 是在邮件已经离开你的发件箱并送达某处之后才起作用。 它是一个后续请求，本质上是要求收件人的邮箱删除或替换已经送达的内容。 它只存在于使用 Exchange 或 Microsoft 365 账户的经典版 Outlook 中；在网页版 Outlook 中它根本无法使用，而且它从未适用于 Gmail、Yahoo 或其他非 Microsoft 地址，这一点在 Microsoft 自己的撤回限制页面上已得到确认。
而 Gmail 提供的 Undo Send，是在邮件实际离开之前才起作用。 Google 的帮助文档确认，你会有一个短暂的延迟窗口，即几秒钟时间，在这个窗口内点击"Undo"意味着这封邮件从一开始就真正没有到达收件人的服务器。 如果你及时抓住了它，它就消失了，就这么简单。
Undo Send 是二者中更诚实的工具。 它不会承诺在事后伸手进入别人的收件箱。 它只是在邮件脱离你的掌控之前，给你多几秒钟去发现自己的错误。
Spark 坚持采用发送前模式，这可以说是处理错误的更诚实的方式。 Gmail 允许你在 5 到 30 秒之间切换延迟时间，而 Spark 从 5 秒起步，并允许你在偏好设置中自定义这个窗口。 在桌面端，你可以在 Settings > General > Undo Send Timer 下找到它，而移动端用户可以直接查找 Undo Send Timer。 逻辑是一样的：邮件会一直留在你的发件箱中，直到倒计时结束。 这其中不涉及任何赌博，因为邮件实际上还没有离开你的设备，从而提供了一个有保障的宽限期来发现错别字。
在点击发送之前，为自己搭建一张安全网
不要在任何敏感事项上依赖撤回功能：如果一封包含机密信息的邮件发出去了，就当它在发送的那一刻已经被读过了，并直接跟进，而不是寄希望于撤回来挽救你。
对于任何有时间要求但并不紧急的事情， Send Later 也值得使用：将发送安排在明天早上，而不是在午夜就发出去，这会给你一个内置的第二次机会，在邮件真正发出之前重新阅读一遍。
而所有习惯中最简单的一个，就是在发送之前而非之后仔细核对收件人，因为自动补全是"发错人"最大的单一原因，而对收件人字段瞥上三秒钟胜过任何撤回功能。