打开笔记本电脑，它们就在那儿等着你：47 封未读邮件。
其中三封来自你的上司（显然需要立刻处理），还有几封是新闻邮件（显然不需要）。 但还有三十来封正等着你判断它们究竟属于哪一类。 埋头处理一个小时之后，你已经感到精疲力尽。 但那种隐隐的疲惫感并不是来自邮件数量——而是来自不断做决定的过程。
大多数邮件收件箱管理建议都假设问题在于混乱：邮件太多、缺乏统一的系统。 于是它们教你更好地整理。 但真正的问题其实出现得更早。
决策能力是一种有限的资源，会随着使用而不断消耗。 每一次关于邮件整理的选择都会从这口井中汲取一点点水，所以那种收件箱令人不堪重负的感觉，可能只是决策疲劳。
邮件管理的真正代价是认知负担
收件箱管理不是整理问题。 它是一个决策问题。 在手动处理流程中，每一步都会增加我们可以称之为 归档一封邮件是一个决定。 判断紧急程度又是一个决定。 选择现在回复还是稍后回复，则是第三个决定。 反复浏览以确保没有遗漏重要内容，又会悄悄累积出几十个决定。
罗伊·鲍迈斯特关于自我损耗的研究表明，决策依赖于一种有限的储备，而这种储备会随着使用逐渐耗尽。 再加上员工大约把 28% 的工作时间花在邮件上，画面就变得更清晰了：你认知预算中相当可观的一部分，都被消耗在对邮件做出小小判断上，而不是用在邮件所涉及的真正工作上。
邮件管理系统就像归档系统一样，并不会减轻这种负担。 它只是把决定的环节挪到了别处——你不再决定要做什么，而是决定把东西放到哪里去。 贴标签让人感觉很有成效，但那口比喻中的井依然在不断干涸。
为什么
那些经典的建议都假设你还有多余的注意力可以挥霍。
Inbox Zero 承诺给你带来平静，但需要你持续不断地维护，以及一种近乎修道院式的自律——这是大多数工作都无法提供的。
文件夹和标签看起来井井有条，却仍然要求你决定每封邮件应该归属何处，而且随着进入收件箱的邮件类型不断变化，它们往往难以良好地扩展。
规则和过滤器看似聪明，但当你迎来新客户或启动新项目时，问题就出现了。 你筑起的那道堤坝就开始渗水，然后悄无声息地崩塌。
对于任何收件箱邮件量大的人来说，这套系统本身就变成了一项需要管理的任务——而它既不能交付产品，也不能写报告，更不能促成交易。
而以减少决策为核心的方法则颠覆了这种关系。 不是你来整理邮件，而是系统替你整理。 不是你来判断什么重要，而是系统从你的行为中学习如何管理邮件。 不是你来维护规则，而是系统随着你的工作变化自动适应。 重点不是要偷懒。 而是要让你稀缺的注意力始终聚焦在真正重要的工作上，而不是耗费在你围绕工作搭建的那套装置上。
如何减少决策，而不仅仅是更好地归档
四个习惯就能解决大部分问题。
让优先级识别自动完成
手动甄别——逐条扫视主题行以判断哪些重要——是收件箱里代价最高的习惯。 一款能够自动突出显示优先发件人和重要邮件会话的工具，会彻底省去这一整层工作。 打开收件箱时，你已经知道有五件事需要你处理，而不必再从五十封邮件里逐一翻找。
在做决定的那一刻收窄你的选项
二选一（是/否、删除/保留）比复杂的选择更快。 一个有八个目标位置的文件夹层级，会迫使你权衡每一个选项。 而像"现在"和"稍后"这样的替代结构则不会。将邮件设为稍后提醒让这件事变得简单，系统会在你选择的时间自动提醒你查看这封邮件。 两个清晰的分类，几乎在任何时候都胜过繁琐的分类体系。
批量处理相似的决定
在不同情境之间频繁切换——先是新闻邮件，再到客户请求，然后是通知，又是内部备忘录——消耗的注意力比邮件本身还要多。 按发件人或邮件类型将邮件分组，并集中处理。 新闻邮件一次性处理，通知再一次性处理。 如果你的收件箱已经在替你整理这类邮件，那么处理每一批邮件的决定就会逐渐合并为一个决定，而不再是许多个。 选中整批邮件 并选择处理方式，只需点击几下即可。
接受你不可能读完所有邮件
许多收件箱压力其实来自对可能错过什么的焦虑。 事实是，你一定会错过一些事情，而你错过的绝大多数其实并不重要。 相信一个能够标记真正重要事项的系统，然后放下其余的部分。 老实说，大多数邮件其实根本不需要读。 事实上，借助 Spark 的 Gatekeeper 等工具，你可以从一开始就把垃圾邮件挡在收件箱之外，无需时刻警觉就能减少邮件量。
别再忙着归档了。 开始少做决定。
围绕这些理念打造的工具会做一些具体的事情。 它能自动突出优先邮件，而无需你维护一份 VIP 名单。 它把简单的二选一摆在你面前，而不是让你在十五个文件夹之间犹豫。 它按发件人自动分组，因此批量处理会自然而然地发生。 它尊重你的专注时间，只在必要时才打扰你。 共同的原则是：让工具承担决策的重量，而不是你。
收件箱管理的关键并不是搭建一个完美的系统。 它的关键在于保护你在真正重要的工作上所需的决策能量。 邮件迫使你做的选择越少，你在其他一切事情上所拥有的清晰度就越高。
别再优化你的归档体系了。 开始减少你的决定吧。试试更智能的收件箱，看看当系统替你承担起这份负担之后，会有怎样的变化。
The Readdle Team 
