The Spark Team 
Inteligente. Focado. E-mail.
E-mail rápido e multiplataforma, projetado para filtrar o ruído.
Definição
💡 Um loop de e-mail acontece quando dois sistemas automatizados, geralmente autorrespondedores, ficam respondendo um ao outro sem parar, repetidamente, sem que nenhuma pessoa intervenha para interromper. Também chamado de mail loop
Como duas respostas automáticas acabam conversando para sempre
Veja a configuração que geralmente causa isso. Você define uma resposta de ausência do escritório. A pessoa para quem você enviou o e-mail também. A resposta automática dela dispara a sua resposta automática, que dispara a dela de novo, que dispara a sua de novo. Nenhum dos sistemas sabe quando parar.
Parece absurdo quando você diz em voz alta, e meio que é mesmo. Mas é um problema genuinamente comum, especialmente por volta dos feriados, quando metade do escritório está com respostas de férias ativadas simultaneamente. Uma versão mais branda também acontece com regras de encaminhamento: a Conta A encaminha para a Conta B, que encaminha de volta para a Conta A, criando um ciclo infinito idêntico, sem nenhum envolvimento humano.
O verdadeiro risco não é apenas uma caixa de entrada bagunçada. Mensagens em loop suficientes em um curto período podem fazer com que sua conta seja sinalizada pelos sistemas de prevenção de spam do seu provedor, já que uma rajada repentina de e-mails repetidos para o mesmo endereço se parece muito com comportamento de spam, mesmo quando não é.
Há também outro custo indireto. Se um loop rodar por tempo suficiente durante a noite, você pode acordar com centenas de mensagens idênticas entupindo sua caixa de entrada, soterrando qualquer coisa realmente importante que chegou enquanto você dormia. Vasculhar essa bagunça custa um tempo real na manhã seguinte, além de qualquer coisa que o próprio loop deveria estar te dizendo.
As três maneiras pelas quais um loop realmente começa
Loops de resposta automática são a versão clássica: duas respostas de férias, ou uma resposta mais um bot de suporte ao cliente mal configurado, conversando sem fim sem se entenderem.
Loops de encaminhamento acontecem quando o e-mail é redirecionado em círculo por duas ou mais contas, nenhuma delas percebendo que está encaminhando para algo que acaba levando de volta ao ponto de partida.
Loops de listas de distribuição são mais raros, mas mais graves: uma resposta automática é enviada para uma lista de distribuição inteira e, se destinatários suficientes também tiverem respostas automáticas ativadas, o loop se multiplica em vez de apenas ficar indo e voltando entre duas partes.
O Gmail na verdade inclui alguma proteção contra o primeiro tipo. A documentação da resposta de férias do Google confirma que ele responde ao mesmo remetente apenas uma vez a cada quatro dias, o que silenciosamente elimina a maioria dos loops simples de mão dupla antes que saiam de controle. O Outlook não tem exatamente a mesma proteção automática para as Respostas Automáticas clássicas, o que é parte do motivo pelo qual os loops aparecem com mais frequência em escritórios de ambiente misto.
O que fazer se você se encontrar em um loop de e-mail
Se você é quem está configurando as coisas, um pouco de cautela faz toda a diferença: nunca combine encaminhamento e resposta automática na mesma conta sem verificar a outra ponta, já que um redirecionamento que volta para algo configurado para responder automaticamente reiniciará todo o ciclo.
Também vale a pena testar as respostas automáticas primeiro com uma conta pessoal, em vez de um endereço de trabalho ativo, já que um loop de teste entre duas caixas de entrada reais em grande escala é uma péssima forma de descobrir que sua configuração está errada.
Na maioria das vezes, porém, você estará do lado receptor do sistema mal configurado de outra pessoa, e a solução aí é diferente.
O primeiro sinal costuma ser uma enxurrada repentina de linhas de assunto idênticas chegando uma após a outra e, assim que você identificar esse padrão, não responda e, definitivamente, não responda a todos, já que responder pode reiniciar ou estender o loop do lado do remetente.
Selecione as mensagens e exclua ou arquive em massa, em vez de lidar com elas uma por uma e, se sua caixa de entrada permitir, uma busca rápida filtrada por esse remetente ou linha de assunto resolve isso rapidinho.
Se o loop está vindo de alguém da sua própria empresa, uma mensagem rápida para essa pessoa ou para o TI geralmente resolve rapidamente, já que provavelmente ainda não sabem que isso está acontecendo. E se estiver vindo de uma conta externa, a maioria dos loops se esgota sozinha em poucos dias, principalmente contra endereços do Gmail, já que o limite integrado de quatro dias do Gmail costuma eliminar o ciclo antes que ele se espalhe muito mais.