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Un e-mail rapide et multiplateforme conçu pour filtrer le bruit.
Définition
💡 Liste de distribution : une seule adresse e-mail qui diffuse un message à tout un groupe de personnes à la fois, comme allstaff@yourcompany.com qui atteint chaque employé en un seul envoi. Aussi appelée liste de diffusion, ou groupe de contacts dans Outlook de nos jours.
Pourquoi votre boîte de réception est pleine de listes de distribution
Vérifiez votre boîte de réception dès maintenant. Quelque part là-dedans se trouve probablement une annonce à l'échelle de l'entreprise, une newsletter à laquelle vous vous êtes techniquement inscrit il y a deux ans, ou une alerte d'une liste que vous ne vous souvenez pas avoir rejointe. Ce sont les listes de distribution au travail, la plupart du temps sans que vous n'y pensiez jamais.
Elles existent parce qu'envoyer un e-mail à trente personnes individuellement est une perte de temps pour tout le monde. Une liste de distribution résout ce problème en transformant un seul envoi en une livraison automatique à toutes les personnes de la liste. Annonces marketing, notes de service, mises à jour communautaires, avis RH : tous des domaines classiques. Et les limites propres à Microsoft montrent à quel point cela peut s'étendre. Une seule liste de distribution dans Microsoft 365 peut contenir jusqu'à 100 000 membres, avec un message atteignant jusqu'à 1 000 destinataires à la fois.
Cependant, être inscrit sur trop de listes est exactement la façon dont une boîte de réception se transforme en un bruit ingérable. Chaque liste à laquelle vous êtes ajouté est une source d'e-mails de plus qui côtoie les messages qui ont réellement besoin de votre attention.
Les clients de messagerie comme Spark vous aident ici en traitant les e-mails de type liste différemment des e-mails personnels. La fonctionnalité newsletter et notifications de Spark regroupe ce trafic dans son propre dossier, afin qu'il ne rivalise pas pour l'espace avec ce qui nécessite réellement une réponse aujourd'hui.
Liste de distribution vs boîte de réception partagée vs discussion de groupe
Ces éléments sont constamment confondus, et les différences comptent.
Une boîte de réception partagée est bidirectionnelle : une équipe lit et répond à partir d'une adresse partagée. Une liste de distribution est unidirectionnelle. Elle diffuse vers l'extérieur, et les réponses reviennent généralement à l'expéditeur, et non à tout le groupe, sauf si elle est configurée comme une liste de discussion.
Une discussion de groupe est conversationnelle par conception, conçue pour les échanges. Une liste de distribution est conçue pour la portée, pas pour la discussion. Essayez d'avoir une vraie conversation sur une liste de distribution de 200 personnes, et vous obtiendrez exactement le désastre de réponse à tous dont tout le monde se souvient pendant des années.
Les listes de distribution sont le bon outil pour faire arriver un message dans de nombreuses boîtes de réception à la fois. Elles sont le mauvais outil dès l'instant où vous avez réellement besoin d'une discussion.
Créer une liste de distribution
L'endroit où vous faites cela dépend s'il s'agit d'une liste personnelle de vos propres contacts ou d'une liste à l'échelle de l'organisation.
Dans Gmail (via Google Groups) :
- Accédez à Google Groups et sélectionnez Créer un groupe
- Nommez-la, définissez l'adresse e-mail du groupe et ajoutez une description si vous le souhaitez
- Dans les paramètres de confidentialité, choisissez qui peut rejoindre et qui peut publier
- Ajoutez des membres individuellement, puis cliquez sur Créer un groupe
Dans Outlook :
- Dans le nouvel Outlook, accédez à Personnes, sélectionnez un contact, choisissez Ajouter à la liste, puis Nouvelle liste de contacts
- Nommez votre liste et continuez à y ajouter des contacts
- Cela crée une liste personnelle pour votre propre usage. Une liste à l'échelle de l'organisation, comme allstaff@, est plutôt configurée par un administrateur dans le centre d'administration Microsoft 365, et non depuis l'Outlook d'un individu
Besoin d'une vraie gestion des abonnements, avec des personnes qui rejoignent et quittent d'elles-mêmes, des liens de désabonnement, ce genre de choses ? La plupart des gens se tournent vers un outil de liste dédié plutôt que de le construire manuellement dans Gmail ou Outlook.
Comment vous assurer que votre liste de distribution fonctionne pour vous
Limitez la liste aux personnes qui en ont réellement besoin. Une liste « au cas où » qui inclut la moitié de l'entreprise garantit que les gens commenceront à l'ignorer.
Définissez des attentes claires en matière de réponse, et dites-le dans le premier message. Décidez dès le départ si les réponses vont uniquement à l'expéditeur ou à toute la liste.
Vérifiez régulièrement les membres. Les gens changent d'équipe ou quittent l'entreprise, et une liste non maintenue ne fait qu'accumuler du bruit pour tous ceux qui y restent.
Désabonnez-vous de ce dont vous n'avez pas besoin, et n'utilisez pas une liste axée sur la discussion lorsqu'une boîte de réception partagée ou une discussion de groupe conviendrait mieux. Diffuser et converser sont des tâches différentes, et chaque abonnement obsolète est une chose de plus qui filtre à travers votre boîte de réception sans raison.