自动删除

为什么要考虑自动删除

收件箱杂乱会迅速堆积。 你本打算阅读的新闻简报、自动通知、确认邮件，诸如此类的内容都会不断累积，最终变成成千上万封你再也不会查看的邮件。

手动删除很繁琐，而且没人能始终坚持这么做。 你会想：“我以后再来清理吧”，结果这个“以后”永远不会到来。 自动删除会替你处理这些事。 规则设置一次后，就可以不用再管了。

更重要的原因是存储配额。 在免费方案下，Google 会为 Google Drive、Gmail 和 Photos 提供总计 15 GB 的共享免费存储空间。 Outlook 的免费版上限也是 15 GB。 如果保留五年带附件的邮件，你就会触及这个上限。 自动删除会在旧邮件变成存储问题之前将其清除，从而避免这种情况。

这还有安全层面的考量。 包含密码重置链接、临时访问代码或过时信息的旧邮件，都是潜在的安全漏洞。 自动删除这些邮件可以减少你的攻击面。 根据 NIST 关于数据保留的指南，组织应尽量减少保留的数据，以降低在发生数据泄露时的暴露风险。

但请谨慎。 自动删除是永久性的。 一旦这些邮件被删除，就真的没了。 你无法恢复那些被误删的参考邮件，或那封包含重要信息、你原以为已保存在别处的邮件。 这项功能只应用于一次性邮件类别，而不是整个收件箱。

哪些内容会被自动删除（哪些不会）

适合自动删除的内容：营销邮件和新闻简报（除非你确实会主动阅读它们）。 社交媒体通知（“有人赞了你的帖子”）。 只在短期内有意义的自动系统提醒。 几个月后的购物确认邮件。 来自应用或服务的每日摘要邮件。 30 天后即可删除的事务类邮件，例如密码重置或验证码邮件。

不应自动删除的内容：与你的同事或客户的工作往来邮件。 合同、发票或法律文件。 你可能在报税或退货时需要的收据。 重要的账户信息或参考资料。 任何与正在进行的项目相关的内容。 来自真人的私人邮件。

关键在于考虑其“保质期”。 如果一封邮件只在当前或近期有用，它就适合设为自动删除。 如果你有任何可能在六个月后还需要它，就不要把它纳入这条规则。

配置自动删除

标准自动删除行为 

大多数主流服务商（Gmail、Outlook、Yahoo）都会在 30 天后自动删除垃圾邮件和废纸篓/回收站文件夹中的内容

不过，主流电子邮件客户端都没有内置的“自动删除”按钮，但你可以通过筛选器和规则来实现这一点，只是需要按计划手动设置。 

在 Gmail 中：

Gmail 没有针对收件箱邮件的内置“X 天后自动删除”功能，但用户可以针对特定发件人使用筛选器自动清理，Workspace 账户则可通过管理员策略实现（30 天以上）。

• 点击“齿轮”图标 > 查看所有设置 > 筛选器和屏蔽的地址，创建新筛选器。
• 点击下拉菜单底部的创建筛选器
• 勾选删除它
• 点击创建筛选器
• 注意：Gmail 不会按计划自动运行筛选器，因此你需要定期手动应用此筛选器。

如果想要真正实现自动化，你需要设置一个每天运行的 Google Apps Script，用来删除符合条件的邮件。 老实说，这并不是特别用户友好。 Google 的 Apps Script 文档说明了如何以编程方式自动执行 Gmail 任务。

请注意，在 Gmail Workspace 中，管理员可以设置保留政策，在设定天数后自动将邮件移至垃圾箱或永久删除。

在 Outlook 中：

与 Gmail 类似，Outlook 也没有简单的方法来实现这一点，但可以使用Sweep 等功能和自动规则，自动移动或删除来自特定发件人的邮件。

• 点击齿轮图标，打开设置 > 邮件 > 规则 > +添加新规则
• 设置时间阈值（例如 90 天）
• 不要选择归档，而是选择永久删除旧项目
• 点击确定

在 Spark 中：

• 如上文步骤所述，使用搜索和全选功能定期手动批量删除
• 使用 Spark 的智能通知来掌握某些类型的邮件，并定期删除它们

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• 使用“标记为完成”减少电子邮件过载

相关术语

• 归档
• 批量删除
• 电子邮件筛选器
• 存储配额