Opérateurs de recherche d'e-mails

Pourquoi faire défiler votre boîte de réception est inefficace

Vous recevez plus de 30 e-mails chaque jour sur deux ou trois comptes. Quelque part là-dedans se trouve le contrat d'il y a six semaines, mais vous ne vous souvenez plus qui l'a envoyé ni de l'objet du message. Ça vous dit quelque chose ?

Une simple recherche par mot-clé ne vous mène pas très loin. Tapez « contrat » et vous obtiendrez tous les e-mails de votre boîte de réception qui mentionnent ce mot, y compris ceux où un collègue vous a simplement demandé : « As-tu déjà signé le contrat ? » Les opérateurs de recherche vous permettent d'affiner cette recherche par expéditeur, date, type de pièce jointe et statut de lecture, le tout en une seule fois. C'est toute la différence entre parcourir 40 résultats et ouvrir directement le bon.

Cela compte d'autant plus que vous jonglez avec de nombreux comptes. Avec plusieurs comptes, la même recherche doit fonctionner dans des boîtes de réception qui ne partagent pas le même historique. Les opérateurs permettent de retrouver l'information sans avoir à se fier à sa mémoire.

À lui seul, Gmail traite des milliards de recherches par jour, et sa propre documentation d'aide sur la recherche répertorie plus de 30 opérateurs que vous pouvez combiner. 

En apprendre cinq ou six couvre presque tout ce dont vous aurez jamais besoin. Personne ne mémorise les trente. 

Deux approches pour filtrer votre boîte de réception

Vous avez ici deux approches possibles, et elles fonctionnent assez différemment.

La recherche basée sur la syntaxe est celle utilisée par Gmail et Outlook. Vous tapez un mot-clé précis, deux points et une valeur : from:john, subject:invoice, has:attachment. Faites une erreur de syntaxe (un espace de trop après les deux-points, par exemple) et la recherche échoue discrètement ou se rabat sur une correspondance par mot-clé. C'est précis, mais c'est capricieux.

La recherche en langage naturel ignore complètement la syntaxe. La recherche intelligente de Spark vous permet de saisir « PDF d'Anne du mois dernier ». Spark interprète ensuite cette requête et la convertit en opérateurs compatibles, sans que vous ayez à vous souvenir s'il faut utiliser has:attachment ou hasattachment:yes. Les opérateurs de recherche de Spark ne sont pas non plus identiques à ceux de Gmail. Par exemple, has:attachment fonctionne, mais hasattachment:yes ne fonctionne pas. La syntaxe de chaque plateforme diffère un peu de celle des autres. Il vous suffit de formuler votre recherche comme si vous vous adressiez à quelqu'un, et cela fonctionne. Sur ordinateur, toutefois, l'interprétation complète du langage naturel est actuellement proposée dans l'assistant IA de Spark plutôt que directement dans la Recherche intelligente.

Cette deuxième approche est importante si vous n'êtes pas un utilisateur expérimenté. La recherche par syntaxe récompense les personnes qui l'utilisent assez souvent au quotidien pour mémoriser les commandes. La recherche en langage naturel évite toute cette courbe d'apprentissage.

Opérateurs par client e-mail

C'est là que la syntaxe diffère réellement, et elle diffère plus que vous ne le pensez.

Gmail utilise des opérateurs comme from:, to:, subject:, has:attachment, older_than:2y et larger:10M. Les opérateurs booléens en majuscules (AND, OR, NOT) permettent de combiner les critères, tandis qu'un tiret placé devant un opérateur permet de l'exclure, comme dans -from:newsletter@.

Outlook utilise ce que Microsoft appelle la recherche par requête avancée (AQS) : from:, subject:, hasattachments:yes. Outlook effectue également une correspondance par préfixe, donc les mots partiels fonctionnent souvent. Et les nombres de moins de cinq chiffres sont ignorés dans la recherche, ce qui déroute les gens plus qu'il ne le devrait.

Spark laisse de côté la syntaxe à mémoriser au profit du langage courant, même s'il reconnaît toujours les raccourcis comme from: et has: si vous préférez taper de cette façon. Les opérateurs restent toutefois l'option la plus précise — si vous vous en passez complètement, la recherche en langage naturel peut parfois afficher des résultats non pertinents.

Les 10 opérateurs de recherche Gmail à retenir

La documentation de Gmail répertorie plus de 30 opérateurs, mais la plupart des gens n'en utilisent qu'une poignée. Voici la liste restreinte : 

1. from: trouve les messages provenant d'un expéditeur spécifique, comme from:sarah.
2. to: trouve les messages envoyés à une adresse spécifique, pratique pour vérifier ce que vous avez envoyé à quelqu'un.
3. subject: recherche uniquement dans les lignes d'objet, donc subject:facture ignore tout ce qui ne mentionne les factures qu'en passant.
4. has:attachment filtre les messages contenant un fichier.
5. filename: affine la recherche par nom ou type de fichier, comme filename:pdf.
6. is:unread fait remonter ce que vous n'avez pas encore ouvert.
7. is:starred affiche tout ce que vous avez marqué comme important.
8. label: effectue une recherche dans une étiquette spécifique, y compris label:sent.
9. older_than: et newer_than : filtrent par plage de dates à l'aide d'abréviations comme 2y, 6m ou 3d.
10. larger: et smaller: filtrent par taille de message, ce qui est utile pour repérer ce qui engorge votre espace de stockage.

Quelques autres reviennent presque aussi souvent, même s'ils ne figurent pas dans la plupart des top dix. in:anywhere recherche aussi dans la corbeille et les spams, ce qu'une recherche normale ignore. cc: et bcc: permettent de retrouver les messages dans lesquels vous étiez en copie plutôt qu'adressés directement. Et is:important affiche tout ce que le signal de priorité de Gmail a marqué pour vous.

Combinez n'importe lesquels de ces opérateurs avec AND, OR ou un signe moins pour exclure, et vous aurez couvert la grande majorité de ce que les gens utilisent réellement au quotidien. Mémorisez-en cinq et vous n'aurez presque plus jamais besoin de chercher quoi que ce soit.

Comment effectuer une recherche avec des opérateurs

Dans Gmail : 

1. Accédez à Gmail et cliquez sur la barre de recherche en haut
2. Saisissez un opérateur, comme has:attachment from:Ann
3. Appuyez sur Entrée
4. Cliquez sur « Créer un filtre » sous la barre de recherche pour enregistrer cette recherche en tant que règle automatique

Dans Outlook :

1. Cliquez sur la zone de recherche en haut de la fenêtre Outlook
2. Saisissez un mot-clé et une valeur AQS, comme subject:invoice AND from:vendor
3. Appuyez sur Entrée
4. Utilisez l'option Filtres à côté de la barre de recherche pour ajouter des filtres d'expéditeur, de dossier ou de pièce jointe sans avoir à saisir de syntaxe

Dans Spark :

1. Cliquez sur l'icône de recherche en haut à droite, ou appuyez sur Cmd+F (Mac) ou Ctrl+F (Windows)
2. Saisissez votre requête en utilisant des abréviations telles que « from: » et « has: », par exemple « from:vendor has:attachment » , puis appuyez sur Entrée
3. La Recherche intelligente reconnaît ces raccourcis, mais elle ne comprend pas entièrement le langage naturel comme le fait l'assistant IA de Spark. Si vous souhaitez saisir une requête en langage naturel comme « facture du fournisseur le mois dernier », l'assistant IA est l'option la plus fiable. Pour la Recherche intelligente elle-même, mieux vaut utiliser les opérateurs afin d'obtenir des résultats plus précis
4. Si vous jonglez avec plusieurs comptes, utilisez les boutons fléchés à côté du champ de recherche pour limiter la recherche à un seul compte. Par défaut, Spark effectue la recherche dans tous ces comptes, mais la portée dépend du type de compte : pour les comptes Google, la recherche s'effectue dans tous les dossiers, sauf la Corbeille et les Indésirables ; pour les comptes non Google, elle se limite à la Boîte de réception et aux Archives

Remarque : une limitation à connaître : Spark ne prend pas en charge la syntaxe d'exclusion à la manière de Gmail (comme -mot pour filtrer un terme de vos résultats), il n'y a donc pas d'équivalent direct si cela fait partie de votre flux de travail.

Tirer le meilleur parti de chaque recherche

Combinez les opérateurs au lieu d'effectuer des recherches séparées. from:sarah has:attachment older_than:1m l'emporte à chaque fois sur trois recherches enchaînées. C'est tout simplement plus rapide. Et quand vous avez besoin de précision sur la formulation, les guillemets comptent plus qu'on ne le pense : budget review sans guillemets trouve les deux mots n'importe où dans l'e-mail, alors que "budget review" ne trouve que cette expression exacte. Petite différence, gros gain de précision.

Une fois que vous avez une recherche qui fonctionne vraiment, enregistrez-la. Gmail vous permet d'enregistrer une recherche pour la réutiliser en un clic. Dans Spark sur ordinateur, l'équivalent consiste à créer un dossier intelligent — vous évitez ainsi de ressaisir la même requête chaque lundi matin. Et évitez le réflexe de « simplement écrire en langage naturel » lorsque vous configurez ce type de recherche dans Spark : cela fonctionne de manière fiable dans l'assistant IA, mais la Recherche intelligente classique peut ne renvoyer aucun résultat utile, ou afficher de nombreux résultats non pertinents, si vous n'utilisez pas d'opérateurs. Pour une recherche que vous allez réutiliser chaque semaine, les opérateurs sont le choix le plus sûr.

Une autre habitude à prendre : excluez le superflu plutôt que de le faire défiler. Un signe moins placé devant un opérateur, comme -from:newsletter@, supprime toute une catégorie de vos résultats d'un seul coup. Pratique dès que votre recherche fait constamment ressortir des e-mails marketing dont vous n'avez rien à faire.

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