Пошукові оператори електронної пошти

Чому просто листання вхідних неефективне

Щодня на ваші два-три акаунти надходить понад 30 електронних листів. Десь там серед них є договір, який ви отримали шість тижнів тому, але не пам'ятаєте, хто його надіслав і що було в темі листа. Звучить знайомо?

Простий пошук за ключовими словами має свої обмеження. Введіть «договір» – і ви отримаєте всі листи у своїх вхідних, де згадується це слово, зокрема ті, у яких колега просто запитав: «Ти вже підписав договір?» Пошукові оператори дозволяють звузити результати за відправником, датою, типом вкладення та статусом прочитання – і все це одночасно. Ось у чому полягає різниця між тим, щоб пробігти очима 40 результатів, і тим, щоб одразу відкрити потрібний лист.

І чим більше облікових записів ви використовуєте, тим важливішим це стає. Наявність кількох акаунтів означає, що один і той самий пошук має працювати у різних скриньках, які не мають спільної історії, а оператори саме й роблять цей пошук можливим, замість того, щоб перетворювати його на вправу на запамʼятовування.

Лише Gmail обробляє мільярди пошукових запитів на день, і його власна довідкова документація з пошуку налічує понад 30 операторів, які можна комбінувати. 

Вивчивши п'ять чи шість із них, ви охопите майже все, що вам колись знадобиться. Немає потреби запам'ятовувати всі тридцять. 

Два підходи до фільтрування вхідних

Тут є два реальних підходи, і вони працюють досить по-різному.

Пошук на основі синтаксису – це те, що використовують Gmail та Outlook. Ви вводите точне ключове слово, двокрапку та значення: from:john, subject:invoice, has:attachment. Помилитесь у синтаксисі (наприклад, зайвий пробіл після двокрапки) – і він не спрацює або повернеться до пошуку за ключовим словом. Такий метод пошуку точний, але вибагливий.

Пошук природною мовою повністю оминає синтаксис. Розумний пошук у Spark дає змогу ввести «PDF від Анни за минулий місяць», і він перетворює це на оператори, які фактично теж працюють у Spark (але ви їх не бачите), без потреби пам'ятати, чи це has:attachment, чи hasattachment:yes. Пошукові оператори в Spark також відрізняються від аналогічних у Gmail. Наприклад, has:attachment працює, а hasattachment:yes – ні. Синтаксис кожної платформи дещо відрізняється від інших. Ви просто пишете так, ніби запитуєте людину, і це працює, хоча на комп'ютері повний аналіз природної мови наразі доступний у ШІ-асистенті Spark, а не в самій функції «Розумний пошук».

Цей другий підхід має значення, якщо ви не є досвідченим користувачем. Пошук за синтаксисом винагороджує тих, хто користується ним достатньо часто, щоб запам'ятати команди. Пошук природною мовою дозволяє оминути цей етап навчання.

Оператори за поштовим клієнтом

Ось де синтаксис насправді відрізняється, і відрізняється більше, ніж ви думаєте.

Gmail використовує оператори на кшталт from:, to:, subject:, has:attachment, older_than:2y та larger:10M. Написані великими літерами слова (AND, OR, NOT) поєднують їх, а дефіс перед оператором виключає його, як-от -from:newsletter@.

Outlook використовує те, що Microsoft називає Advanced Query Search (AQS): from:, subject:, hasattachments:yes. Outlook також виконує зіставлення за префіксом, тому часткові слова часто працюють. А числа, менші за п'ять цифр, ігноруються під час пошуку, що збиває людей з пантелику більше, ніж мало б.

Spark дозволяє відмовитись від вивчення синтаксису на користь простої мови, хоча й надалі розпізнає скорочення на кшталт «from:» та «has:», якщо ви віддаєте перевагу такому способу введення. Утім оператори все ж лишаються точнішим варіантом – якщо повністю відмовитися від них, пошук природною мовою іноді може видавати нерелевантні результати.

10 пошукових операторів Gmail, які варто запам'ятати

Власна документація Gmail містить понад 30 операторів, але більшість людей користуються лише кількома. Ось, власне, короткий їх список: 

1. from: – шукає листи від конкретного відправника, наприклад from:sarah.
2. to: – шукає повідомлення, надіслані на певну адресу, зручно для перевірки того, що ви комусь надіслали.
3. subject: – шукає лише в темах листів, тому subject:invoice пропускає все, що просто згадує рахунки побіжно.
4. has:attachment – фільтрує повідомлення, що містять вкладення.
5. filename: – уточнює пошук за назвою або типом файлу, наприклад filename:pdf.
6. is:unread – показує те, що ви ще не відкривали.
7. is:starred – показує все, що ви позначили як важливе.
8. label: – шукає в межах певної мітки, включно з label:sent.
9. older_than: та newer_than: – фільтрують за діапазоном дат, використовуючи скорочення на кшталт 2y, 6m або 3d.
10. larger: та smaller: – фільтрують за розміром повідомлення, що корисно для пошуку того, що займає місце у вашому сховищі.

Ще кілька трапляються майже так само часто, хоча вони й не потрапляють до більшості списків десятки найкращих. in:anywhere – шукає також у смітнику та спамі, які звичайний пошук пропускає. cc: та bcc: – знаходять повідомлення, у яких ви були в копії, а не безпосереднім адресатом. А is:important – показує усе, що позначив для вас власний сигнал пріоритету Gmail.

Поєднайте будь-який із них з AND, OR або знаком мінус для виключення – і ви охопите переважну більшість того, що люди справді використовують в повсякденному житті. Запам’ятайте п’ять із них, і вам рідко доведеться щось шукати знову.

Як шукати за допомогою операторів

У Gmail: 

1. Перейдіть у Gmail і натисніть поле пошуку вгорі
2. Введіть оператор, наприклад has:attachment from:Ann
3. Натисніть «Enter»
4. Натисніть «Створити фільтр» під рядком пошуку, щоб зберегти цей пошук як автоматичне правило

В Outlook:

1. Натисніть на поле пошуку вгорі вікна Outlook
2. Введіть ключове слово та значення AQS, наприклад subject:invoice AND from:vendor
3. Натисніть «Enter»
4. Скористайтеся опцією «Фільтри» поруч із полем пошуку, щоб додати фільтри за відправником, папкою чи вкладенням без введення синтаксису

У Spark:

1. Натисніть значок пошуку у верхньому правому куті або натисніть Cmd+F (macOS) чи Ctrl+F (Windows)
2. Введіть свій запит, використовуючи скорочення, як-от from: та has:, наприклад "from:vendor has:attachment"  і натисніть «Enter»
3. Функція «Розумний пошук» розпізнає таку скорочену форму, але вона не повністю розуміє природну мову так, як це вміє робити ШІ-асистент Spark. Якщо ви хочете ввести запит звичайною мовою, наприклад «рахунок від постачальника минулого місяця», ШІ-асистент буде надійнішим варіантом. Проте використання операторів в «розумному пошуку» дасть точніші результати
4. Якщо ви працюєте з кількома обліковими записами, скористайтеся кнопками зі стрілками поруч із полем пошуку, щоб обмежити пошук одним акаунтом. За замовчуванням Spark шукає в усіх них, хоча область пошуку залежить від типу облікового запису: для акаунтів Google він шукає в усіх папках, окрім Смітника та Спаму; для всіх інших він шукає лише у Вхідних та Архіві

Примітка: варто знати про одне обмеження: Spark не підтримує синтаксис виключень у стилі Gmail (як-от -word, щоб відфільтрувати термін з результатів), тож якщо це частина вашого робочого процесу – прямого еквівалента немає.

Як отримати більше від кожного пошуку

Комбінуйте оператори замість того, щоб виконувати окремі пошуки. from:sarah has:attachment older_than:1m – завжди краще, ніж три послідовні пошукові запити. Це просто швидше, і крапка. А коли важлива точність формулювання, лапки мають більше значення, ніж люди усвідомлюють: запит budget review без лапок знаходить обидва слова будь-де в листі, тоді як "budget review" знаходить лише цю точну фразу. Невелика різниця – значний приріст точності.

Коли ви створите пошуковий запит, який дійсно працює, збережіть його. Gmail дозволяє зберегти пошуковий запит для повторного використання буквально одним кліком. У Spark на комп'ютері аналогом є створення Розумної папки – тож вам не доведеться щоразу вводити той самий запит щопонеділка вранці. І не піддавайтеся спокусі «просто ввести звичайною мовою», коли налаштовуєте такий запит у Spark: це надійно працює з ШІ-асистентом, але звичайний «розумний пошук» може не видати нічого корисного або ж нагромадити купу нерелевантних результатів, якщо ви пропустите якийсь оператор. Якщо ви плануєте використовувати якийсь конкретний пошук щотижня, краще скористатися операторами.

Ще одна звичка, яку варто набути: відкидайте зайву інформацію, а не порпайтесь в ній. Знак мінус перед оператором, як-от -from:newsletter@, одразу вилучає цілу категорію з ваших результатів. Це стане в нагоді, коли під час пошуку постійно з’являються рекламні листи, які вас насправді не цікавлять.

Пов'язані терміни

• Фільтр листів
• Мітки листів
• Керування поштою
• Поштовий акаунт
•