Dossier « Envoyés »

Ce dont le dossier « Envoyés » vous protège réellement

Vous avez déjà eu besoin de prouver que vous aviez bien envoyé quelque chose ? Ou transférer une réponse que vous avez rédigée il y a trois semaines sans avoir à tout retaper ? C'est le dossier « Envoyés » qui fait discrètement son travail, sans attirer l'attention.

Il est facile de le tenir pour acquis précisément parce qu'il fonctionne automatiquement. Mais pensez à ce qui ne fonctionne plus sans lui : aucune trace de ce que vous avez promis à un client, aucun moyen de vérifier si vous avez réellement joint le fichier la dernière fois, aucun moyen de vérifier qui vous avez mis en Cci sur un e-mail sensible. Le dossier « Envoyés » constitue votre trace écrite et, pour les professionnels qui jonglent entre engagements clients et relances, cette trace est bien plus importante qu'on ne le pense, jusqu'au jour où l'on en a besoin.

Il y a aussi un simple aspect de responsabilité. Vous avez dit quelque chose que vous n'auriez pas dû dire sous le coup de l'émotion ? Dossier « Envoyés ». Besoin de vérifier la formulation exacte d'une offre que vous avez faite ? Dossier « Envoyés ». C'est la trace qui tranche le moment « attends, qu'est-ce que j'ai réellement dit ? ».

Comment Gmail, Outlook et Spark le gèrent différemment

Tous les clients de messagerie ne gèrent pas les messages « envoyés » de la même façon.

Gmail n'a techniquement pas de dossiers. Il utilise plutôt des étiquettes, et Envoyés en fait partie. Chaque message que vous envoyez reçoit l'étiquette « Envoyés » et apparaît également dans « Tous les messages ». Vous pouvez la rechercher directement avec l'opérateur label:sent, ce qui est pratique si vous cherchez quelque chose de précis plutôt que de faire défiler.

Outlook utilise un véritable dossier « Éléments envoyés », c'est-à-dire un emplacement distinct et autonome, plutôt qu'une étiquette superposée à une grande archive. Fonctionnellement, il remplit le même rôle, mais structurellement, il se comporte davantage comme un vrai dossier duquel vous pouvez déplacer des éléments. 

Spark affiche les dossiers par défaut (Envoyés, Brouillons, Épinglés) pour l'ensemble de vos comptes connectés, plutôt que d'afficher un ensemble distinct pour chacun d'entre eux. Pour consulter les e-mails envoyés depuis un compte spécifique, développez le dossier « Envoyés » dans la barre latérale ; les e-mails y sont classés par compte, ce qui vous permet de sélectionner celui que vous souhaitez consulter.

Aucune de ces différences n'a d'importance au quotidien. Mais cela explique pourquoi la fonction « Supprimer de la liste des messages envoyés » se comporte un peu différemment selon l'endroit où vous l'utilisez.

Comment trouver et utiliser votre dossier « Envoyés »

Dans Gmail :

1. Ouvrez Gmail sur ordinateur ou mobile
2. Cliquez sur « Envoyé » dans la barre latérale de gauche, ou effectuez une recherche avec l'étiquette « :envoyé » suivi d'un mot-clé de votre choix
3. Ouvrez n'importe quel message pour l'afficher, le transférer ou le renvoyer

Dans Outlook : 

1. Ouvrez Outlook et recherchez le dossier « Éléments envoyés » dans la liste des dossiers située à gauche
2. Cliquez sur un message pour le consulter ou le transférer
3. Utilisez la barre de recherche en haut de la page pour filtrer les « Éléments envoyés » par mot-clé, destinataire ou date 

Dans Spark : 

1. Ouvrez Spark et recherchez le dossier « Envoyés » dans la barre latérale
2. Cliquez sur un message pour le consulter, le transférer ou le renvoyer
3. Utilisez la recherche intelligente pour filtrer par destinataire, date ou pièce jointe si vous recherchez quelque chose de précis.

Rendre votre dossier « Envoyés » vraiment utile

Ne supprimez pas vos messages envoyés à la légère. Une fois qu'il a disparu, vous perdez votre seule trace de ce que vous avez dit exactement et à quel moment. Si l'espace de stockage vous préoccupe, archivez plutôt. Supprimer et archiver ne sont pas la même action, et les confondre vous coûte la trace dont vous pourriez avoir besoin plus tard.

Vérifiez que le message a bien été envoyé avant de le renvoyer. La moitié des moments où l'on se demande « Est-ce que j'ai déjà répondu à ça ? » se règlent en dix secondes en vérifiant le dossier « Envoyés » plutôt qu'en essayant de se souvenir.

Faites une recherche comme vous le feriez pour n'importe quoi d'autre. Les opérateurs de recherche fonctionnent dans le dossier « Envoyés » exactement comme dans votre boîte de réception. « to:client has:attachment » vous permet de trouver rapidement et précisément les pièces jointes que vous avez envoyées et leurs destinataires. 

Vérifiez les destinataires lorsque c'est important. Si jamais vous avez besoin de vérifier précisément qui figurait en Cci sur un message, la copie conservée dans le dossier « Éléments envoyés » est le seul endroit où vous trouverez cette information. Les destinataires eux-mêmes ne peuvent pas la voir.

Gardez un œil sur la conservation. Si votre entreprise applique des règles sur la durée de conservation des e-mails, les éléments envoyés y sont généralement soumis aussi. À vérifier avant de supposer que d'anciens messages envoyés peuvent être supprimés en masse en toute sécurité.

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